Das 5S-Prinzip

Büro aufräumen
Bild von Pixabay; Fotograf: webandi

Wenn ihr in der Industriebranche arbeitet, habt ihr bestimmt schon mal vom "5S-Prinzip" gehört. Dieses wurde für das Produktionssystem des Automobilherstellers Toyota von einem Japaner entwickelt, doch mittlerweile hat das Prinzip auch den Weg in unsere Büros gefunden. Was das Ziel dieser Methode ist und wie sie funktioniert, erfahrt ihr heute.

Das Ziel des 5S-Prinzips

Hand aufs Herz: Wie viel Zeit verbringt ihr täglich damit, Unterlagen (oder andere Dinge) zu suchen? Summiert das mal auf eine Woche oder einen Monat auf - da kommt ganz schön was zusammen! Das 5S-Prinzip hat das Ziel, genau dieses lästige Suchen (und alles andere, was mit Zeit- und damit auch Geldverschwendung zu tun hat) zu vermeiden. Oder, wie es auf der deutschen Website des Kaizen-Instituts steht:

 

"Ziel der 5S-Methode ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann. Das Suchen, ebenso wie zu lange Transportwege und Wartezeiten sollen vermieden werden, damit verschwendungsfrei gearbeitet werden kann. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld ist zudem Grundlage für Qualitätsarbeit."

Wie funktioniert das 5S-Prinzip?

Die 5S sind jeweils die Anfangsbuchstaben des einfach anzuwendenden Prinzips (in Klammern steht die japanische Originalbezeichnung):

  • Sortiere aus (Seiri)
    Der erste Punkt ist nur logisch: Aussortieren und entrümpeln! Dabei kommt alles weg, was nicht (mehr) zum Arbeiten benötigt wird. Das gilt nicht nur für den Schreibtisch*, sondern auch für sämtliche Schränke.
    Lest dazu auch meine Artikelserie "Ordnung im Büro 2017"!

  • Systematisiere (Seiton)
    Nun wird für alles ein sinnvoller Ablageort bestimmt. Dinge, die ihr täglich mehrmals benötigt, finden ihren Platz auf dem Schreibtisch oder in den Schreibtischschubladen. Ständig gebrauchte Ordner und weitere Arbeitsutensilien sollten in Reichweite stehen. Damit jeder Kollege alles schnell findet (z. B. Büromaterial), sollten die fest zugewiesenen Plätze beschriftet werden (am besten mit einem Etikettiergerät*). 

  • Säubere (Seiso)
    Bevor ihr nun alles an die zugewiesenen Plätze stellt, solltet ihr zu Wasser und Lappen greifen und alles gründlich abwischen. Diese Reinigung stellt gleichzeitig eine Überprüfung der Arbeitsmittel dar - funktioniert noch alles so wie es soll oder muss etwas ausgetauscht werden? 

  • Standardisiere (Seiketsu)
    Der ganze Aufwand soll natürlich nicht umsonst gewesen sein. Damit die neue und saubere Ordnung auch von Dauer ist, sollten gewisse Standards, wie einheitliche Beschriftungen, eingeführt werden. Zudem sollte jeder Mitarbeiter jeden Tag, mindestens jedoch einmal die Woche, seinen Bereich im Sinne des 5S-Prinzips aufräumen.

  • Sichere/Selbstdisziplin (Shitsuke)
    Der letzte Schritt wird sowohl mit "Sichere" als auch mit "Selbstdisziplin" übersetzt.
    Mit "Sichere" ist gemeint, dass die neu geschaffene Ordnung in der Unternehmenskultur fest verankert werden sollte, so dass auch wirklich alle Mitarbeiter abteilungsübergreifend am 5S-Prinzip festhalten. 
    Mit "Selbstdisziplin" ist das eigene Handeln gemeint; nur man selbst ist für den eigenen Arbeitsplatz verantwortlich, und somit auch für dessen Ordnung und Sauberkeit.
    Vernachlässigt ihr dies, herrscht in kürzester Zeit wieder das alte Chaos!

Und was ist "5A"?

Vielleicht habt ihr im Zusammenhang mit dem 5S-Prinzip auch schon von "5A" gehört. "5A" ist dasselbe wie das 5S-Prinzip, nur anders übersetzt:

  • Sortiere aus = Aussortieren
  • Systematisiere = Aufräumen
  • Säubere = Arbeitsplatzsauberkeit
  • Standardisiere = Anordnung zur Regel machen
  • Sichere/Selbstdisziplin = Alle Punkte einhalten und verbessern

Arbeitet ihr in eurem Unternehmen auch mit dem 5S-Prinzip? 

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