Zeitmanagement: Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist dafür bekannt, einen schnellen Überblick über wichtige und unwichtige Aufgaben zu geben. Doch ist das wirklich so?

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Prioritätensetzung mit der ABC-Analyse

Ich sage es gleich vorneweg: Ja, die ABC-Analyse hilft erstaunlich einfach dabei, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen. Alles, was du dazu brauchst, ist deine To-Do-Liste (diese muss allerdings gepflegt sein) und einen Stift. Dann markierst du, welche Aufgabe welche Priorität erhält. Die drei Buchstaben ABC legen dabei die Prioritäten fest:

 

A steht für sehr wichtige Aufgaben, die ganz oben auf deiner Prioritäten-Liste stehen. Sie müssen von dir selbst erledigt werden und können nicht delegiert werden.

 

B-Aufgaben sind ebenfalls wichtig. Sie können aber zur Not auch an Kollegen abgegeben werden.

 

C-Aufgaben sind To Do's, die im Grunde genommen unwichtig sind, aber trotzdem erledigt werden müssen. Dazu gehört die Bearbeitung von E-Mails und der Post, Telefonate sowie Routineaufgaben. Wenn es geht, dann delegiere das (z. B. an einen Auszubildenden). 

"Grundregeln" der ABC-Analyse

Folgende "Grundregeln" solltest du bei der Anwendung der ABC-Analyse beachten:

  • Wichtigkeit vor Dringlichkeit (lies dazu auch den Artikel: "Zeitmanagement: Die Eisenhower-Methode")
  • volle Konzentration auf wichtige Ziele, sprich auf deine A-Aufgaben
  • jeden Tag an einer (langfristigen) A-Aufgabe arbeiten, aber: Nicht zu viele A-Aufgaben auf einmal angehen! 

Wenn du diese drei Punkte beherzigst, erhältst du einen sehr guten Überblick über deine To Do's und in welcher Reihenfolge du sie angehen kannst. So kannst du auch deine Ziele besser definieren, was in mehr Effizienz und weniger Stress resultiert!

C-Aufgaben: Verlockend, aber unnötig

Paradoxerweise verbringen einige von uns sehr viel Zeit mit den unwichtigen C-Aufgaben. Warum ist das so? Ganz einfach: Diese sind die angenehmsten Aufgaben. Einen kurzweiligen Plausch am Telefon zu halten ist reizvoller als sich endlich dem 20-seitigen Quartalsbericht zu widmen. Auch die Routineaufgaben werden plötzlich viel interessanter, wenn sie der Überarbeitung der umfassenden Reiserichtlinie gegenüberstehen. 

 

Bedenke dabei aber: C-Aufgaben verhelfen dir nicht zu langfristigem Erfolg. Das tun ausschließlich die A-Aufgaben! 

 

Delegiere deshalb so viele C-Aufgaben wie nur möglich. Auszubildende und Praktikanten freuen sich, wenn sie mehr machen können als nur die Post abzuholen. Einfache Routineaufgaben sind hierfür prädestiniert!

Wendest du die ABC-Analyse auf der Arbeit an? Hilft dir das bei der Erreichung deiner Ziele? 

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