Die ALPEN-Methode

Diese bekannte Technik geht zurück auf Zeitmanagement-Guru Lothar J. Seiwert, bekannt aus den "simplify your life"-Büchern. Dass es hier nicht um Bergsteigen geht, ist klar. Doch mit was beschäftigt sich die ALPEN-Methode genau? Und ist sie für uns als Sekretärinnen und Assistentinnen eine praktikable Zeiteinsparungs-Technik?

ALPEN ausgeschrieben

Sehen wir erst einmal, was ALPEN überhaupt bedeutet:


ALPEN steht für ...

Aufgaben, Meetings, etc. für den Tag notieren

Länge der notierten Aktivitäten schätzen

Pufferzeiten einplanen

Entscheidungen treffen (= Prioritäten setzen)

Nachkontrollieren


Nun, das hört sich ja leicht an. Aber klappt das in der Praxis? Mal sehen:

ALPEN auseinandergenommen

A = Aufgaben aufschreiben

Das machen wir als Sekretärinnen und Assistentinnen jeden Tag. Alles, was heute wichtig ist und was gestern nicht geschafft wurde, kommt auf unsere To-Do-Liste. Bei der ALPEN-Methode werden außerdem Meetings und weitere Termine eingetragen, sowie "Kleinigkeiten" wie E-Mails checken und Frau Müller anrufen.


Zwischenfazit aus Sekretärinnensicht:

Bereits der erste Schritt der ALPEN-Methode ist für uns fast nicht machbar: Meistens können wir unseren Tag nicht so genau planen, da uns unser Chef oder die Kunden immer etwas Unvorhergesehenes auf den Tisch legen. Sämtliche Aktivitäten des Tages zu notieren, ist praktisch unmöglich.

L = Länge schätzen

Im zweiten Schritt wird die Länge der einzelnen Aktivitäten geschätzt. Wer schon ein paar Monate im Büro arbeitet, weiß bereits, wie lange er für welche Aufgaben braucht. Kalkuliert immer realistisch und nicht zu knapp!


Zwischenfazit aus Sekretärinnensicht:

Die Schätzung sollte für uns kein Problem darstellen.

P = Pufferzeiten einplanen

Herr Seiwert gibt an, dass nur 60 % der Arbeitszeit effektiv verplant werden sollen; der Res ist als Puffer für Unvorhergesehenes und Spontanes gedacht.


Zwischenfazit aus Sekretärinnensicht:

Pufferzeiten sind schön - aber als Sekretärin oder Assistentin leider nur rar gesät. Ich persönlich halte es für realistischer, maximal 50 % des Tages mit Aufgaben zu verplanen. Wir müssen flexibel bleiben!

E = Entscheidungen treffen

Was ist wichtig, was nicht? Welche Aufgabe muss unbedingt heute erledigt werden, welche kann bis morgen liegen bleiben? Setzt Prioritäten!


Zwischenfazit aus Sekretärinnensicht:

Prioritätensetzung ist das A und O im Sekretariatsalltag. Bleibt dabei aber realistisch und setzt nicht zu viele Aufgaben auf den Status "Dringend"!

N = Nachkontrollieren

Vor Feierabend solltet ihr eure To-Do-Liste noch einmal durchgehen. Was habt ihr geschafft, was muss auf morgen verschoben werden? Erkenntnisse aus dem Tagesplan fließen in zukünftige Planungen mit ein (z. B. ob die Länge von Aufgabe XY richtig geschätzt wurde).

Abschlussfazit aus Sekretärinnensicht

Im Prinzip ist die ALPEN-Methode ein schöner Ansatz, der dem Tag eine gewisse Struktur verleihen soll. Für Menschen, die nicht von anderen abhängig sind und selbst über Aufgaben und deren Verlauf entscheiden können, ist das eine wunderbare Sache - für Sekretärinnen und Assistentinnen leider nicht. Wir können selten unseren Tag genau planen, zu oft kommt etwas dazwischen. Sei es ein Anruf, ein kurzfristig einberufenes Meeting oder ein unzufriedener Kunde. So schön die ALPEN-Methode also auch klingt: Wir Sekretärinnen müssen auf andere Strategien zurückgreifen!

Habt ihr die ALPEN-Methode schon ausprobiert? Wie seid ihr im Alltag damit zurecht gekommen?

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