Zeitmanagement: Die ALPEN-Methode

Die bekannte ALPEN-Methode geht zurück auf Zeitmanagement-Guru Lothar J. Seiwert (bekannt aus den simplify your life-Büchern). Klar, dass es hier nicht ums Bergsteigen geht. Doch mit was beschäftigt sich die ALPEN-Methode genau? Und ist sie für dich als Sekretärin eine praktikable Technik?

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Die ALPEN-Methode

Schauen wir uns erst einmal an, was ALPEN überhaupt bedeutet:

 

ALPEN steht ausgeschrieben für ...

 

A = Aufgaben, Meetings, etc. für den Tag notieren

L = Länge der notierten Aktivitäten schätzen

P = Pufferzeiten einplanen

E = Entscheidungen treffen (im Sinne von Prioritäten setzen)

N = Nachkontrollieren

 

Das hört sich zwar leicht an - doch klappt das im Alltag einer Sekretärin? Mal sehen:

Die ALPEN-Methode im Detail

A = Aufgaben aufschreiben

Das machst du als Sekretärin jeden Tag. Alles, was heute wichtig ist und gestern nicht erledigt wurde, kommt auf deine To-Do-Liste. Bei der ALPEN-Methode werden außerdem Meetings und weitere Termine eingetragen. "Kleinigkeiten" wie E-Mails checken und Frau Müller anrufen kommen ebenfalls auf die Liste. 

 

Meine Meinung als Sekretärin:

Bereits der erste Schritt der ALPEN-Methode ist für eine Sekretärin praktisch ausgeschlossen. Wir können einen Arbeitstag selten so detailliert planen, da unser Chef (oder auch Kunden oder Kollegen) uns immer etwas Unvorhergesehenes auf den Tisch legen. Sämtliche Aktivitäten des Tages zu notieren, ist unmöglich! Zudem halte ich es für nicht nötig, dass wir Dinge wie "E-Mails bearbeiten" notieren. Diese Kleinigkeiten sind für uns Gewohnheit! 

 

 

L = Länge schätzen

Im zweiten Schritt wird die Länge der einzelnen Aktivitäten geschätzt. Wer schon länger auf seinem Posten sitzt, kann gut kalkulieren, wie lange er für welche Aufgabe braucht. Bleibe dabei realistisch und plane lieber ein paar Minuten mehr Zeit ein!

 

Meine Meinung als Sekretärin:

Solch eine Schätzung sollte für eine Sekretärin kein Problem darstellen. 

 

 

P = Pufferzeiten einplanen

Herr Seiwert gibt an, dass 60 % der Arbeitszeit effektiv verplant werden sollen. Der Rest ist als Puffer für Spontanes und Unvorhergesehenes gedacht.

 

Meine Meinung als Sekretärin:

Pufferzeiten sind schön - aber als Sekretärin nur rar gesät. Ich halte es für realistischer, maximal 50 % des Tages mit Aufgaben zu verplanen. Du musst flexibel bleiben! 

 

 

E = Entscheidungen treffen

Was ist wichtig, was nicht? Welche Aufgabe muss unbedingt heute erledigt werden, welche kann bis morgen liegen bleiben? Setze Prioritäten!

 

Meine Meinung als Sekretärin:

Prioritätensetzung ist das A und O im Sekretariatsalltag. Bleibe aber realistisch und setze nicht zu viele Aufgaben auf den Status "Dringend"!

 

 

N = Nachkontrollieren

Vor Feierabend solltest du deine To-Do-Liste noch einmal durchgehen. Was hast du geschafft, was muss auf morgen verschoben werden? Erkenntnisse aus dem Tagesplan fließen in zukünftige Planungen mit ein (z. B. ob die Länge von Aufgabe XY richtig geschätzt wurde).

 

Meine Meinung als Sekretärin: 

Dieser Punkt ist richtig und wichtig! So hast du am nächsten Morgen deine Aufgaben gleich im Blick.

Fazit zur ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ein schöner Ansatz, der dem Berufsalltag Struktur verleihen soll. Für Menschen, die nicht von anderen abhängig sind und selbst über Aufgaben und deren Verlauf entscheiden können, ist das eine wunderbare Sache. Für eine Sekretärin oder Assistentin leider nicht! Sie können selten ihren Tag genau planen, zu oft kommt etwas dazwischen. Sei es ein Anruf, ein kurzfristig einberufenes Meeting oder ein unzufriedener Kunde. So schön die ALPEN-Methode auch klingt: Als Sekretärin musst du auf eine andere Strategie zurückgreifen! 

Arbeitest du mit der ALPEN-Methode? Wie integrierst du sie in deinen Alltag als Sekretärin?

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