Aufgaben bündeln, Zeit gewinnen

Aufgabenbündelung
Bild von Pixabay; Fotograf: stevepb

Wie arbeitet ihr eure Aufgaben ab? Step-by-step, sprich, wer zuerst kommt, mahlt zuerst? Nach Prioritäten? Nach "Wer schreit am lautesten"? Oder nach Lust und Laune? Ich empfehle euch: Sammelt eure To Do's und arbeitet sie nach Aufgabenfeldern systematisch ab - das hat nur Vorteile! Wie das geht? Lest weiter!

Aufgaben organisiert zusammenpacken

Legt euch dünne Mappen an und beschriftet sie z. B. folgendermaßen: 

  • Telefon
  • Rücksprache halten
  • E-Mail oder Brief
  • Rechnung
  • Reisen
  • Ablage

Natürlich können diese von euren spezifischen Aufgabenfeldern abweichen. Vielleicht braucht ihr weniger Mappen, vielleicht aber auch mehr. Solltet ihr zu letzterer Gruppe gehören, passt auf, dass es nicht unübersichtlich wird - sonst gewinnt ihr keine Zeit, sondern verliert welche! Fünf bis sechs Mappen sind ein guter Richtwert. Arbeitet für die visuelle Organisation mit Farben, z. B. eine rote Mappe für Telefonate, eine grüne Mappe für Rechnungen und so weiter.

Warum Aufgaben bündeln?

Das Zusammenfügen von gleichartigen Aufgaben hat einige Vorteile. Nutzt sie für euch!

  • Überblick behalten
    Wir Sekretärinnen und Assistentinnen haben haufenweise To Do's. Dadurch, dass wir Aufgaben bündeln, behalten wir den Überblick. Wer muss noch angerufen werden? Welche Rechnung ist noch offen? Ein kurzer Blick in eure gut organisierten und gepflegten Mappen sagt es euch. 

  • Zeit sparen
    Durch das Zusammenlegen können wir unsere To Do's schneller abarbeiten, da wir uns z. B. nur einmal bei der Bahn einloggen müssen oder nur einmal beim Chef reinschauen müssen (was dann auch unserem Vorgesetzten und/oder Kollegen Zeit spart). 

  • Alles wird erledigt
    Nervige Aufgaben gibt es überall. Oft laufen wir Gefahr, diese einfach in die hinterste Ecke zu verbannen und sie erst dann abzuarbeiten, wenn wir wirklich nicht mehr anders können - was das Ganze nur noch viel schlimmer macht! Durch das Bündeln von Aufgaben ist die Chance für dieses Szenario weitaus geringer, weil wir unsere Mappen regelmäßig durcharbeiten und auch die schrecklichen Aufgaben nicht auslassen. 

Und was geht nicht?

Natürlich geht das Zusammenfassen von Aufgaben nicht, wenn euer Chef etwas "jetzt sofort" benötigt. Klar oder?

 

Was auch nicht geht ist, dass ihr eure Mappen überquellen lasst. Auch wenn ihr unliebsame To Do's gerne weit von euch wegschieben würdet: Es ist Pflicht, mindestens einmal die Woche eure Mappen abzuarbeiten. Wenn es euch hilft, dann plant dafür feste Termine ein, z. B. Reisekostenabrechnungen jeden Dienstag von 9 bis 12 Uhr. Danach werdet ihr euch befreit fühlen und es wird euch zukünftig leichter von der Hand gehen!

Fasst ihr eure Aufgaben auch zusammen? Arbeitet ihr dadurch effizienter? 

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