Aufgaben bündeln - Zeit gewinnen

Wie arbeitest du deine Aufgaben ab? Nach Priorität? Nach "Wer schreit am lautesten"? Oder nach Lust und Laune? Ich empfehle dir: Sammle deine To Do's und arbeite sie nach Aufgabenfeldern systematisch ab. Das hat nur Vorteile! Wie du Aufgaben bündeln kannst, liest du hier:

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Warum sollte ich Aufgaben bündeln?

Das Zusammenfügen von gleichartigen Aufgaben hat viele Vorteile. Nutze diese für dich! 

  • Du behältst den Überblick
    Als Sekretärin oder Assistentin hast du haufenweise To Do's. Dadurch, dass du Aufgaben bündelst, behältst du den Überblick. Wer muss noch angerufen werden? Welche Rechnung ist noch offen? Ein kurzer Blick in dein gut organisiertes und gepflegtes System verrät es dir.

  • Du sparst Zeit
    Durch das Zusammenlegen von Aufgaben kannst du To Do's schneller abarbeiten, da du dich z. B. nur einmal bei der Bahn einloggen musst. Auch dem Chef sparst du damit Zeit: Du musst nur einmal bei ihm rein und vergisst nichts.

  • Alles wird erledigt
    Nervige Aufgaben kommen immer wieder auf. Oft läuft man Gefahr, diese in die hinterste Ecke zu verbannen und sie erst dann abzuarbeiten, wenn es nicht mehr anders geht. Das ist keine gute Lösung! Durch das Bündeln von Aufgaben ist die Chance für dieses Szenario weitaus geringer, da du deine gebündelten To Do's regelmäßig abarbeitest und auch die "schrecklichen" Aufgaben nicht auslassen wirst.

Wann kann ich keine Aufgaben bündeln?

Wenn dein Chef etwas "jetzt sofort" benötigt, geht das Bündeln von Aufgaben natürlich nicht. 

 

Was auch nicht geht: Dass dein System überquillt und du die To Do's nicht regelmäßig abarbeitest. Auch wenn du unliebsame Aufgaben gerne weit von dir wegschieben würdest: Es ist Pflicht, mindestens einmal pro Woche alle gebündelten Aufgaben zu erledigen. Wenn es dir hilft, plane dafür feste Termine ein (z. B. Reisekostenabrechnungen jeden Dienstag von 9 bis 12 Uhr). Danach wirst du dich befreit fühlen und es wird dir zukünftig leichter von der Hand gehen!

Wie kann ich Aufgaben bündeln?

Mein System besteht aus dünnen Mappen. Diese sind wie folgt beschriftet:

  • Telefonieren
  • Rücksprache halten
  • E-Mails und Briefe
  • Rechnungen
  • Reisen
  • Ablage

Das wird wahrscheinlich von deinen spezifischen Aufgabenfeldern abweichen. Vielleicht brauchst du weniger Mappen, vielleicht aber auch mehr. Solltest du zu letzterer Gruppe gehören, pass auf, dass es nicht unübersichtlich wird - sonst gewinnst du keine Zeit, sondern verlierst welche! Fünf bis sechs Mappen sind ein guter Richtwert. Arbeite für die visuelle Organisation mit Farben (z. B. eine rote Mappe für die Telefonate, eine grüne Mappe für die Rechnungen, etc.). 

 

Anstatt mit Mappen zu arbeiten, kannst du auch eine Hängeregistratur oder Ablagefächer ausprobieren. Hauptsache, dein System funktioniert für dich und deinen Alltag!

Bündelst du auch deine Aufgaben? Wenn ja, mit welchem System? Arbeitest du damit effizienter?

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