Das Bürohandbuch

Es gibt viele Menschen, die den Begriff "Bürohandbuch" noch nie gehört haben. Dabei ist ein Bürohandbuch - eine Sammlung von Anleitungen, Know-How, Checklisten und Formularen - für "alte Hasen" genauso wie für Neueinsteiger ein wahrer Segen. Ich zeige dir, warum du in deinem Sekretariat auch eins haben solltest und was dort hinein gehört.

-- Werbung --

Macht ein Bürohandbuch Sinn?

Stell dir vor, du hast einen Unfall und bist für eine ungewisse Zeitspanne nicht ansprechbar. Du bist allerdings die einzige Person in deinem Unternehmen, die über Thema X Bescheid weiß. Was passiert nun damit?

 

Eine andere Person muss sich, praktisch blind, in dieses Thema einarbeiten. Viele Fragen werden unbeantwortet bleiben, Fehler sind vorprogrammiert. Damit das nicht passiert, ist ein Bürohandbuch sinnvoll. Dort sammelst du Informationen, Checklisten und Anleitungen über deine Aufgaben. Es dient als Leitfaden für deinen Alltag im Sekretariat

 

Das hat zwei Vorteile:

  • Bei einer unerwarteten Abwesenheit (es muss ja nicht gleich ein Unfall sein) kann alles relativ reibungslos weiterlaufen
  • Dein Know-How bleibt im Unternehmen, deine Vertretung muss also nicht bei Null anfangen

Um nun die Frage zu beantworten, ob ein Bürohandbuch Sinn macht: Trotz des (teilweise hohen) Arbeits- und Pflegeaufwands, ein definitives Ja! 

Was gehört in ein Bürohandbuch hinein?

Beschränke dich auf das Wichtigste. Packe nicht jede Mini-Information hinein! Der Leitfaden soll schließlich verständlich und möglichst kompakt sein. Enthalten sein sollte:

  • Beschreibungen von komplexen Aufgaben
  • Beschreibungen von alltäglichen Aufgaben, die nicht selbsterklärend sind
  • Screenshots, Formulare und Checklisten (sofern vorhanden)
  • ergänzende Informationen, z. B. Kontaktdaten von wichtigen Ansprechpartnern

Vergiss eine regelmäßige Aktualisierung nicht (vor allem der Kontaktdaten)! Nur dann ist dein Bürohandbuch sinnvoll.

Wie sieht ein Bürohandbuch aus?

Dein Nachschlagewerk kannst du ganz nach deinem Geschmack erstellen. Hoch- oder Querformat, DIN A4 oder DIN A5, probiere einfach aus was dir am meisten zusagt. Wichtig ist ein Inhaltsverzeichnis, wenn du dein Handbuch (vorerst) fertig gestellt hast. Ich habe meinen Leitfaden "How to do" getauft. Für die einzelnen Anleitungen habe ich eine Vorlage erstellt, damit alles in einem einheitlichen Stil verfasst wird. Wo immer möglich, füge ich Screenshots ein und verweise mit Links auf Checklisten oder Formulare. 

Digital oder ausdrucken?

Mir persönlich reicht eine digitale Version des Bürohandbuchs, zumal ich es in regelmäßigen Abständen aktualisiere. Wichtig ist, dass jeder in der Abteilung - wenn nicht sogar im Unternehmen! - Zugriff darauf hat (außer, es handelt sich um sensible Informationen, wie z. B. in Personalabteilungen). 

Hast du auch ein Bürohandbuch oder ist dir der Aufwand zu groß?

Dir hat der Beitrag gefallen? Dann teile ihn mit deinen Freunden:

-- Werbung --

Mehr interessante Artikel

Kommentar schreiben

Kommentare: 0