Macht ein Bürohandbuch Sinn?

Bürohandbuch
Bild von Pixabay; Fotograf: StartupStockPhotos

Erstaunlicherweise gibt es viele, die den Begriff "Bürohandbuch" noch nie gehört haben. Dabei ist ein Bürohandbuch - eine Sammlung von Anleitungen, Know-How, Checklisten und Formularen - für "alte Hasen" genauso wie für Neueinsteiger ein wahrer Segen. Ich zeige euch, warum ihr auch eines haben solltet und was dort hinein gehört.

Stellt euch vor, ihr habt einen Unfall und seid für eine ungewisse Zeitspanne nicht ansprechbar. Nun seid ihr aber die einzige Person in eurem Unternehmen, die über Thema X Bescheid weiß. Was passiert nun damit?

Eine weitere Person muss sich - praktisch blind - in dieses Thema einarbeiten. Viele Fragen werden unbeantwortet bleiben, Fehler sind vorprogrammiert. Damit das nicht passiert, ist ein Bürohandbuch sinnvoll. Dort sammelt ihr Informationen, Checklisten, Anleitungen usw. über eure Aufgaben. Es dient also als Leitfaden für euren Berufsalltag.

Das hat nicht nur den Vorteil, dass bei einer unerwarteten Abwesenheit alles relativ reibungslos weiterlaufen kann, sondern auch, dass euer Know-how im Unternehmen bleibt und eure Vertretung nicht bei Null anfangen muss.

Um also die Frage zu beantworten, ob ein Bürohandbuch Sinn macht: Trotz des Arbeits- und Pflegeaufwands, ein definitives Ja!

Was gehört in ein Bürohandbuch hinein?

Beschränkt euch auf das Wichtigste. Packt nicht jede Mini-Information hinein - der Leitfaden soll schließlich verständlich und möglichst kompakt sein.

  • Beschreibungen für komplexe Aufgaben
  • Beschreibungen für alltägliche Aufgaben, die nicht selbsterklärend sind
  • Screenshots, Formulare, Checklisten (wenn vorhanden)
  • ergänzende Informationen, z. B. Kontaktdaten von wichtigen Ansprechpartnern

Vergesst eine regelmäßige Aktualisierung nicht; nur dann ist euer Bürohandbuch sinnvoll!

Wie sieht ein Bürohandbuch aus?

Euer Nachschlagewerk könnt ihr ganz nach eurem Geschmack erstellen. Hoch- oder Querformat, DIN A4 oder DIN A5, probiert einfach aus was euch am meisten zusagt. Wichtig ist ein Inhaltsverzeichnis, wenn ihr euer Handbuch (vorerst) fertig gestellt habt.

Ich habe meinen Leitfaden "How to do" getauft. Für die einzelnen Anleitungen habe ich eine Vorlage erstellt, damit alles in einem einheitlichen Stil verfasst wird. Wo immer möglich, füge ich Screenshots ein und verweise mit Links auf Checklisten oder Formulare.

Digital oder ausdrucken?

Meiner Meinung nach reicht eine digitale Version des Bürohandbuchs aus, zumal es immer wieder aktualisiert wird. Wichtig ist, dass jeder im Unternehmen Zugriff darauf hat (außer, es handelt sich um "sensible" Informationen, wie sie z. B. in Personalabteilungen auftreten können) oder zumindest jede Person, die mit den beschriebenen Aufgaben zu tun hat.

Habt ihr auch ein Bürohandbuch oder ist euch der Aufwand zu groß?

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