Effizient telefonieren

Effizient telefonieren
Bild von Pixabay; Fotograf: inproperstyle

Im Sekretariat gehört das Telefonieren eindeutig zu den Top 10-Aufgaben. 30 Minuten, in denen das Telefon mal nicht klingelt, gibt es zumindest bei mir nur ganz selten. Auch ich muss oft Sachen telefonisch abklären, da dies per Telefon einfach schneller und unkomplizierter funktioniert als per E-Mail. Damit das Ganze nicht zum Zeitfresser wird, habe ich einige Tipps für euch, wie ihr effizient telefoniert. 

Vorbereitet sein

Wenn ihr in ein Meeting geht, was nehmt ihr mit? Wahrscheinlich einen Notizblock* und etwas zu Schreiben. Tut dasselbe für eure Telefonate! Legt einen Stift und einen Block für Notizen bereit, am besten direkt neben das Telefon*. Wenn ihr oft mit demselben Thema zu tun habt, ist außerdem eine Vorlage mehr als hilfreich. Zum Thema Beschwerden könnte eine Vorlage z. B. die Felder Datum - Name - Telefonnummer (oder andere Kontaktdaten) - Beschwerde über - zuständiger Sachbearbeiter beinhalten.

Kleine Organisationstools bereithalten

Manchmal kommt es vor, dass ihr der falsche Ansprechpartner für euren Anrufer seid. Ihr könntet ihn nun an die Zentrale verbinden - es macht aber einen kompetenteren Eindruck, wenn ihr ihn selbst direkt an die richtige Stelle bringt. Dazu ist es hilfreich, eine interne Telefonliste auf eurem Desktop liegen zu haben. Diese beinhaltet im Idealfall die Telefon- und gegebenenfalls auch die Handynummer aller Mitarbeiter inklusive ihrer Position bzw. Funktion. Sie ist schnell geöffnet, und dank der Suchfunktion (Shortcut: Strg + F) habt ihr auch in wenigen Sekunden die richtige Telefonnummer herausgefunden.

Daneben gibt es noch andere kleine Helferchen, die euch das Telefonieren erleichtern. Wenn ihr häufig am Hörer hängt, ist ein tragbares Telefon oder auch ein Headset* von Vorteil. Welche Organisationstools daneben noch zum Einsatz kommen können, hängt von euch ab!

Auf die Ausdrucksweise achten

Notiert euch gleich zu Beginn den Namen eures Gesprächspartners. An passenden Stellen, spätestens aber beim Beenden des Telefonats, könnt ihr ihn dann mit Namen ansprechen - das hinterlässt einen sehr positiven Eindruck. 

Zudem solltet ihr darauf achten, euch stets positiv auszudrücken. Ihr wisst ja selbst wie es ist, wenn euch euer Gesprächspartner als Antwort "Keine Ahnung!" entgegenschmettert. Wesentlich freundlicher ist es, dem Anrufer einen zeitnahen Rückruf zuzusichern ("Ich erkundige mich gerne für Sie und melde mich dann heute Nachmittag bei Ihnen."). 

Was euch beim positiven Formulieren auch helfen kann, ist, beim Telefonieren zu lächeln. Es hört sich vielleicht komisch an, aber euer Gesprächspartner kann das fühlen!

Das Gespräch steuern

Manche Leute kommen (leider) einfach nicht zum Punkt. Dann solltet ihr freundlich, aber bestimmt den Gesprächspartner auf den Kern des Anrufs hinweisen ("Entschuldigen Sie, aber womit genau darf ich Ihnen nun helfen?").

Anders sieht es aus, wenn ihr jemanden anruft und dieser erstmal Informationen zu eurer Frage zusammensuchen muss. Anstatt in der Leitung zu bleiben - was euch wohl meistens angeboten wird - bittet höflich um einen Rückruf, sobald er oder sie die nötigen Unterlagen gefunden hat. 

Habt ihr noch weitere Tipps, die das Telefonieren effizienter machen? 

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