So bearbeitet ihr effizient eure Post

Postbearbeitung
Bild von Pixabay; Fotograf: Andrys

Ja, es gibt sie noch: Die gute alte Briefpost. Ich spreche in diesem Artikel also nicht von der alltäglichen E-Mail-Flut, sondern von Papier zum Anfassen. Gerade in der Weihnachtszeit türmen sich Grüße und Einladungen meterhoch, was nicht nur Zeit raubt, sondern auch ziemlich anstrengend sein kann. Damit die Postbearbeitung nicht ausartet, habe ich folgende Tipps zur schnellen und effizienten Abwicklung für euch: 

"Spam-Filter" anwenden

Ihr seht bereits in der Poststelle, dass ihr mal wieder unnütze Kataloge und uninteressante Info-Post bekommen habt? Dann entsorgt das noch vor Ort und Stelle! Auch Flyer und ähnliches kann direkt in den Papierkorb*. Ich schmeiße zudem auch jeden Brief direkt weg, der noch alte Kontaktdaten hat (unser ehemalige Finanzreferent ist leider bereits vor Jahren verstorben - trotzdem kriegt er noch Unmengen von Post). Denn wer sich nicht die Mühe macht, wenigstens einmal im Jahr seine Datenbank auf Aktualität hin zu prüfen, dem möchte ich nicht ohne Weiteres den Weg zu meinen Chefs ebnen. Auch eine falsche Anrede meiner Vorgesetzten sehe ich nicht gerne. Wenn der Brief dann nicht hochinteressant oder wichtig ist, landet er ebenfalls im Papierkorb. Findet das Schriftstück doch noch den Weg auf den Schreibtisch meiner Chefs, dann bekommt der Absender aber zumindest einen Hinweis, dass er doch bitte das nächste Mal die richtige Anrede und/oder Titel verwendet. 

Vorsicht beim Öffnen

In der Regel öffnen wir als Sekretärin nahezu sämtliche Post unseres Vorgesetzten. Doch oft kommt es vor, dass wir nicht nur die Post von unseren Chefs erledigen, sondern auch die von Kollegen. Hier ist Vorsicht geboten: Was dürfen wir wirklich öffnen? Was bekommt nur einen Eingangsstempel* und wird ungeöffnet weitergeleitet? Das müsst ihr mit euren Kollegen absprechen. Lasst euch aber nicht auf Sonderwünsche ein. Ansonsten habt ihr am Ende eine detaillierte Liste, wer seine Post wie haben möchte. Der eine möchte alles geöffnet und bereits mit Infos versehen, der andere möchte nichts geöffnet und der nächste will nur die Info-Post geöffnet haben. So werdet ihr nie fertig!

 

Was ihr aber nie öffnen dürft (außer, euer Chef bzw. eure Kollegen haben dies ausdrücklich erlaubt): Briefe mit dem Zusatz "Persönlich" oder "Vertraulich" im Anschriftenfeld. Setzt hier nur euren Eingangsstempel drauf und gebt ihn dann ungeöffnet weiter!

Chefentlastung fängt bei der Post an

Wir als Sekretärinnen sind dafür zuständig, unserem Vorgesetzten den Alltag so leicht wie möglich zu machen. Und das fängt schon bei der Post an! Sortiert also die Post nicht nur vor, sondern kennzeichnet sie so, dass euer Chef auf einen Blick sieht, was wichtig ist und was vernachlässigt werden kann. Post mit hoher Priorität (die nach Möglichkeit sofort bzw. auf alle Fälle am gleichen Tag noch bearbeitet werden muss) kommt bei mir in eine rote Mappe*. "Unwichtige" Post bzw. Unterlagen, die lediglich zur Info sind, werden in eine grüne Mappe einsortiert. Termine sind orange und normale Post kommt in eine gelbe Mappe. So weiß jeder - nicht nur der Vorgesetzte - was schnell erledigt werden muss und was erst einmal vernachlässigt werden kann.

Wenn euch das zu anstrengend ist, könnt ihr auch mit verschiedenen Ablagefächern* arbeiten oder einfach die Anzahl an farbigen Mappen reduzieren. 

 

Klärt zudem mit eurem Vorgesetzten ab, ob ihr bestimmte Post auch direkt selbst beantworten bzw. bearbeiten dürft.

 

Ebenfalls zur Chefentlastung gehört, dass ihr "mitdenkt". Sprich: Wenn ihr beim Überfliegen eines Schriftstücks seht, dass es dazu entweder schon einmal Korrespondenz oder sonstige Unterlagen gab oder dass das Schriftstück zu einem Termin gehört, dann legt eurem Chef diese Infos mit dazu. Er wird es euch danken!

Welche Tipps für eine effiziente Postbearbeitung habt ihr noch? 

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