Effiziente Postbearbeitung

Ja, es gibt sie noch: Die gute alte Briefpost. Ich spreche in diesem Artikel also nicht von der E-Mail-Flut, sondern von Papier zum Anfassen. Gerade in der Weihnachtszeit türmen sich Grüße und Einladungen meterhoch, was nicht nur Zeit raubt, sondern auch ziemlich anstrengend ist. Damit die Postbearbeitung nicht ausartet, habe ich folgende Tipps zur schnellen und effizienten Abwicklung für dich:

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"Spamfilter" anwenden

Du siehst bereits in der Poststelle, dass deine Abteilung mal wieder unnütze Kataloge und uninteressante Info-Post bekommen hat? Dann entsorge das noch vor Ort und Stelle! Auch Flyer können direkt in den Papierkorb.

 

Briefe, die den Weg in mein Sekretariat gefunden haben, werden einem "Spamfilter" unterzogen. Ich schmeiße z. B. jeden Brief weg, der noch alte Kontaktdaten hat (Ausnahme: Der Brief ist für den Nachfolger interessant oder die Kontaktdaten haben sich erst vor kurzem geändert). Denn wer sich nicht die Mühe macht, wenigstens einmal im Jahr seine Datenbank auf Aktualität hin zu prüfen, dem möchte ich nicht ohne Weiteres den Weg zu meinen Chefs und Kollegen ebnen. Auch eine falsche Anrede meiner Vorgesetzten sehe ich nicht gerne. In solchen Fällen bekommt der Absender einen Hinweis, dass er das nächste Mal die korrekte Anrede und/oder Titel verwendet. 

Vorsicht beim Öffnen

In der Regel öffnest du als Sekretärin (nahezu) sämtliche Post deines Vorgesetzten. Doch nicht selten erledigen Sekretärinnen auch die Post der Kollegen. Hier ist Vorsicht geboten: Was darfst du wirklich öffnen? Was bekommt nur einen Eingangsstempel und wird ungeöffnet weitergeleitet? Das musst du mit deinen Kollegen absprechen. Lass dich aber nicht auf Sonderwünsche ein. Ansonsten hast du am Ende eine detaillierte Liste, wer seine Post wie haben möchte. Der Erste möchte nichts, der Zweite möchte alles geöffnet haben. So wirst du nie fertig! 

 

Was du aber nie öffnen darfst (außer, dein Chef bzw. deine Kollegen haben dies ausdrücklich erlaubt): Briefe mit dem Zusatz "Persönlich" oder "Vertraulich" im Anschriftenfeld. Setze hier nur den Eingangsstempel drauf und gebe die Briefe ungeöffnet weiter! 

Eine Ausnahme mache ich hier allerdings: Wenn es sich um Info-Post handelt, öffne ich den Brief trotzdem! 

Chefentlastung fängt bei der Post an

Als Sekretärin bist du dafür zuständig, deinem Vorgesetzten den Alltag so leicht wie möglich zu machen. Und das fängt bei der Post an! Sortiere also die Post nicht nur vor, sondern kennzeichne sie so, dass dein Chef auf einen Blick sieht, was wichtig ist und was vernachlässigt werden kann. Post mit hoher Priorität (die nach Möglichkeit sofort bzw. auf alle Fälle am gleichen Tag noch bearbeitet werden muss) kommt bei mir in eine rote Mappe. "Unwichtige" Post bzw. Unterlagen, die nur zur Info sind, werden in eine grüne Mappe einsortiert. Termine sind orange und normale Post kommt in eine gelbe Mappe. So weiß jeder (nicht nur der Vorgesetzte) was schnell erledigt werden muss und was erst einmal vernachlässigt werden kann. 

 

Wenn dir das zu anstrengend ist, kannst du auch mit verschiedenen Ablagefächern arbeiten oder die Anzahl an farbigen Mappen reduzieren.

 

Kläre zudem mit deinem Vorgesetzten, ob du bestimmte Post auch direkt selbst beantworten bzw. bearbeiten darfst. 

 

Ebenfalls zur Chefentlastung gehört, dass du "mitdenkst". Sprich: Wenn du beim Überfliegen eines Schriftstücks siehst, dass es dazu schon einmal Korrespondenz gab oder dass es zu einem Termin gehört, lege deinem Chef diese Infos mit dazu. Er wird es euch danken!

Welche Tipps hast du für eine effiziente Postbearbeitung? Teile sie mit uns in den Kommentaren!

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