MS Office Tipps: Sich selbst aktualisierende Excel-Diagramme in PowerPoint einfügen

Ein Kollege bat mich um Hilfe: Er sollte eine Präsentation aus dem Vorjahr mit aktuellen Zahlen füttern. Einerseits eine super Sache - ihr erstellt einmal eine Präsentation, sozusagen als Vorlage, und könnt jedes Jahr wieder darauf zurückgreifen. Doch mein Kollege hatte ein Problem: Die Diagramme, die in der Präsentation praktisch auf jeder zweiten Seite waren, waren aus Excel einfügt (und leider wusste niemand, wo bzw. ob diese Diagramme gespeichert waren) und teilweise sogar manuell angepasst worden. Seine beinahe ängstliche Frage, ob er denn nun alle Diagramme neu erstellen müsse, musste ich leider mit Ja beantworten. Doch dank der sich selbst aktualisierenden Excel-Diagramme muss er das nächstes Jahr nicht mehr tun! Wie das funktioniert, möchte ich natürlich auch euch zeigen:

Schritt 1: Diagramm in Excel erstellen

Zuallererst brauchen wir Excel*. Dort hinterlegt ihr eure Daten und erstellt wie gewohnt daraus ein Diagramm.

Excel-Diagramm

Schritt 2: Diagramm kopieren

Dieser Schritt ist ganz easy: Ihr kopiert euer Diagramm via Strg + C.

Schritt 3: In PowerPoint einfügen

Nun fügt ihr per Rechtsklick euer Diagramm in eure PowerPoint*-Präsentation ein. Ihr könnt dabei zwischen zwei Varianten wählen: Entweder ihr kopiert das Diagramm 1:1 ("Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Daten verknüpfen") oder ihr passt es direkt an euer PowerPoint-Layout an ("Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen").

Diagramm in PowerPoint einfügen

Und das wars auch schon! Wenn ihr im Diagramm Anpassungen machen müsst, tut ihr das wie gewohnt in eurer Excel*-Tabelle (und unter gar keinen Umständen manuell in PowerPoint!). Das Diagramm in PowerPoint* wird sich dank der Verknüpfung automatisch aktualisieren! Falls es das nicht tut: Schließt PowerPoint und öffnet es wieder, dann müssten alle Aktualisierungen geklappt haben.

Damit das aber auch im nächsten Jahr wieder klappt (oder wann immer ihr die Präsentation wieder braucht), muss eines zwingend gegeben sein: Die Excel*-Tabelle, die ja die Grundlage für die Diagramme bildet, muss am angegebenen Speicherort verbleiben! Ansonsten müsst ihr die Verknüpfung wieder neu erstellen.

Ist das eine hilfreiche Funktion für euch und euren Arbeitsalltag?

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