Excel Tipps: Farbige Zellen zählen

Excel Tipps

Ihr habt eine Frage zu den MS-Office-Programmen? Ich helfe euch!

 

Hier eine Frage einer Sekretärs-Kollegin:

"Für unser Betriebsfest habe ich eine Excel-Liste mit den Namen aller Mitarbeiter erstellt. Zusagen (x) habe ich grün markiert, Absagen (-) sind rot und fehlende Rückmeldungen (?) sind gelb. Gibt es eine Formel, die mir die Zu- und Absagen summiert, ohne dass ich alles per Hand auszählen muss?"

Excel* hat natürlich auch für dieses Problem die passende Lösung :). Für ein besseres Verständnis zeige ich euch zuerst eine fiktive Tabelle meiner Kollegin:

fiktive Tabelle

In der Spalte A stehen also alle Namen, in Spalte B wurde markiert, ob die Person zu- bzw. abgesagt oder sich noch nicht gemeldet hat. Und nun zeige ich euch, wie ihr die Farben zählen könnt:

Namensmanager

Im Reiter "Formeln" gibt es die Gruppe "Definierte Namen". Hier klickt ihr auf "Namen definieren", woraufhin sich ein neues Fenster öffnet.

Neuer Name

In diesem Fenster gebt ihr unter "Name" eine passende Bezeichnung ein, z. B. "Farben". Der voreingestellte Bereich Arbeitsmappe muss so bleiben, ein Kommentar ist nicht nötig.

In diesem Fall wollen wir ja die Hintergrundfarbe zählen, also kommt in das Feld "Bezieht sich auf" folgende Formel:

=ZELLE.ZUORDNEN(63;INDIREKT("ZS(1)";))

 

Die Erklärung hierzu: 

Die Zahl 63 besagt, dass ihr die Hintergrundfarbe bestimmen möchtet; wollt ihr anstatt dessen die Schriftfarbe zählen, tauscht ihr diese Zahl durch "24" aus. 

Das "ZS(1)" steht für die Hilfsspalte (mehr zur Hilfsspalte im nächsten Schritt). "1" definiert die Spalte links neben den zu zählenden Zellen, "-1" wäre rechts davon und "0" wäre die Spalte selbst.

 

Wenn ihr anstatt Spalten Zeilen zählen möchtet, verändert ihr die Formel in "INDIREKT("Z(1)S";).

In unserem Beispiel bietet sich die Spalte C als Hilfsspalte an. Dort tippen wir unseren Namen ein (=Farben) und ziehen die Formel bis zum Ende der farbigen Zellen herunter. Als Ergebnis bekommen wir die Zahlen für die jeweiligen Farben angezeigt:

10 steht für grün, 3 für rot, 6 für gelb und auch, dass in Zelle B9 nichts hinterlegt ist, erkennt Excel* und quittiert es mit dem Ergebnis 0. 

Weitere Farben: Schwarz ist 1, weiß steht für 2, 5 ist für blau und 15 ist grau. 

 

Und nun kommt der Kniff: Mithilfe der Formel "ZÄHLENWENN" könnt ihr nun diese Farbcodes zählen. Konkret sieht die Formel für die Zusagen so aus: 

=ZÄHLENWENN(C:C;10)

 

Wenn ihr die Absagen (Farbcode 3) zählen möchtet, müsst ihr nur die 10 durch die 3 ersetzen.

 

Und das ist unser Ergebnis:

Wie wertet ihr Tabellen mit farbigen Zellen aus?

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