Zeitmanagement: Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode vom gefeierten Trainer und Managementberater David Allen. Dieses Prinzip gibt es zwar schon eine ganze Weile, ist aber nach wie vor ein vielfach eingesetztes Zeitmanagement-Instrument. Werfen wir einen Blick darauf:

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Was ist Getting Things Done?

Getting Things Done (abgekürzt GTD) soll es dir ermöglichen, so effizient und "belastungsfrei" wie möglich zu arbeiten. Das gilt sowohl für den Berufsalltag als auch für private Vorhaben. 

 

Wie das funktionieren soll? Indem du alle Termine und offenen Aufgaben (vom Gießen der Pflanzen bis zum 10-Wochen-Projekt) akribisch notierst. Dadurch leerst du deinen Kopf und hast ihn frei für die Erledigung dieser Aktivitäten. Außerdem vergisst du nichts, da du ja alles haarklein auf deiner To-Do-Liste zusammengefasst hast. 

Die Grundprinzipien von Getting Things Done

Die Grundprinzipien von GTD lauten:

  • Alle (!) Aktivitäten lückenlos erfassen
  • Diese Aufgaben (und Termine) mit einem Ziel verbinden
  • Aktivitäten in Kategorien einordnen (nicht in Prioritäten!), beispielsweise "Delegieren" oder "Ab in den Müll"
  • Terminkalender und Listen mit einem Wiedervorlagesystem anlegen und pflegen

Beachte hierbei die Zwei-Minuten-Regel: Alles, was du innerhalb von zwei Minuten erledigen kannst, wird nicht notiert, sondern sofort erledigt. Wenn du deine To-Do-Liste nicht sprengen möchtest, kannst du den Zeitrahmen auch etwas lockern und alles direkt abarbeiten, was nicht länger als fünf Minuten dauert (denn in fünf Minuten kannst du sehr viel schaffen!).

Nutzen von Getting Things Done

Das "Ergebnis" von GTD soll sein, dass du stressfreier, konzentrierter und organisierter arbeitest. Das wiederrum schlägt sich in einem Zeitgewinn nieder. Es setzt aber voraus, dass du dein System, mit dem du Aufgaben und Termine erfasst, immer aktuell hältst. 

 

Auf welches System du zurückgreifen sollst? Das ist dir und deinen Vorlieben überlassen. Wenn du es digital magst, solltest du dir Evernote, ToDoIst oder Wunderlist anschauen. Auch mit Outlook kann GTD funktionieren. Aber natürlich geht es auch mit Stift und Papier!

Abgrenzung zu anderen Zeitmanagement-Methoden

Wenn du nun sagst, "Das habe ich alles schon mal bei anderen Methoden gehört!", dann gebe ich dir vollkommen recht. Doch der große Unterschied zu Eisenhower, ALPEN und Co. ist: Keine Prioritäten! Du arbeitest deine Aufgaben bei GTD nicht nach einem bestimmten Schema ab. Es geht hier lediglich darum, dass dein Kopf frei wird und du ohne Abschweifen an der Erledigung der To Do's arbeiten kannst. Ob die fehlende Prioritätensetzung ein Vor- oder ein Nachteil ist, kommt auf den Anwender und seine Ziele an. 

Getting Things Done: Leseempfehlungen

Du bist neugierig geworden und willst noch mehr zum Thema GTD lesen? Dann lege ich dir das englische Originalbuch von David Allen ans Herz (hier gibt's eine Leseprobe). Die deutsche Version findest du unter dem Titel "Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag". 

 

Bis du dir das Buch geholt hast, kannst du auch einen Blick auf die Website von Zeitmanagement-Guru Ivan Blatter werfen. Er hat GTD genauer beleuchtet und eine ganze Artikelserie zu diesem Thema verfasst: https://ivanblatter.com/einfuhrung-in-gtd-einleitung/.

Meine Meinung zu Getting Things Done

Prinzipiell finde ich den Ansatz gut, alles Mögliche zu notieren, um den Kopf frei zu bekommen. Auch ich kämpfe immer wieder mit abschweifenden Gedanken zu Aufgaben, die im Anschluss an mein aktuelles To Do erledigt werden müssen. Jedoch halte ich nichts davon, ALLES so akribisch zu dokumentieren. Ich weiß selbst, wann ich die Waschmaschine anschmeißen muss, dazu brauche ich keine To-Do-Liste! 

 

Eine To-Do-Liste hat ja zum Zweck, "abarbeitbar" zu sein. Wenn ich alles haarklein dokumentiere, habe ich nicht nur massig Listen, ich würde auch das Gefühl bekommen, nie wirklich voranzukommen. Anstatt einer Hilfe stellt die To-Do-Liste dann einen unüberwindbaren Berg voller unerledigter Dinge dar. Das ist nicht sehr motivierend! 

 

Auch im Sekretariat lässt sich Getting Things Done nicht (ganz) in die Praxis umsetzen. Alle Aufgaben zu notieren, ist für eine Sekretärin schlicht nicht möglich. Du würdest ganze Blöcke füllen ... 

Zudem missfällt mir die fehlende Prioritätensetzung. Im Berufsalltag - zumindest in meinem - muss es eine Hierarchie geben, nach der die Aufgaben abgearbeitet werden. Ansonsten wird die frisch reingekommene Reisekostenabrechnung direkt erledigt, während der Umsatzbericht von Juli auch im August noch unangetastet liegen bleibt. 

 

Was du als Sekretärin aber von GTD übernehmen kannst, ist die Einordnung der To Do's nach Kategorien. So siehst du auf einen Blick, welche Aufgaben delegiert werden können und was du noch mit deinem Chef klären musst. 

 

Wie bei jeder anderen Zeitmanagement-Methode empfehle ich dir, dir die "Rosinen" aus GTD herauszupicken und bestmöglich in deinen Büroalltag zu integrieren! 

Was hältst du von Getting Things Done? Arbeitest du damit oder ist dir der Aufwand zu groß? 

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