Multitasking: Fluch oder Segen für Sekretärinnen?

Ich will es nicht leugnen: Auch ich habe in meinen früheren Bewerbungen damit geprahlt, "multitaskingfähig" zu sein. Und wie stolz ich darauf war! Während dem Telefonieren noch eine E-Mail schreiben und dem Besucher vermitteln, dass der Chef gleich bei ihm ist - kein Problem! Ist doch super als Sekretärin, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Oder nicht?! Wir schauen uns den Mythos Multitasking genauer an.

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Multitasking: Fluch oder Segen?

Eine Sekretärin hat einen Haufen Arbeit. Dass ständig jemand durch die Tür kommt, das Telefon non-stop klingelt und das E-Mail-Postfach "Lies mich!" schreit, macht das Ganze nicht besser. Eigentlich logisch, dass wir zwangsläufig auf Multitasking ausweichen müssen. Oder?!

 

Nein! Du kennst das selbst: Während du telefonierst, willst du dir Name, Telefonnummer und ein paar Informationen aufschreiben. Doch was bleibt am Ende? Nur ungefähr die Hälfte der Informationen ist bei dir angekommen. Denn entweder schreibst du etwas auf oder du hörst zu. Beides zusammen funktioniert nicht bzw. mehr schlecht als recht. Genauso sieht es mit anderen Sachverhalten aus: Entweder du unterhältst dich mit einem Kollegen oder du schreibst eine E-Mail. Wenn du das gleichzeitig tust, enthält die E-Mail vielleicht Rechtschreibfehler oder du schickst sie ab, bevor du deine Signatur darunter gesetzt hast. Ist die E-Mail fehlerfrei, hast du wahrscheinlich nur die Hälfte von dem registriert, was dir dein Kollege mitgeteilt hat. 

 

Noch schlimmer ist es, wenn du mehr als zwei Sachen gleichzeitig erledigen willst: Kaffee kochen, per Headset telefonieren und eine Nachricht auf WhatsApp tippen - die Katastrophe ist vorprogrammiert! 

 

Somit: Lass das Multitasking sein! Auch wenn du als Sekretärin viele Dinge gleichzeitig auf dem Tisch hast, du musst es Schritt für Schritt abarbeiten (= Monotasking). Denn Multitasking kann fatale Auswirkungen auf uns haben ...

Auswirkungen von Multitasking

Welche Auswirkungen Multitasking auf dich hat, beschäftigt eine ganze Reihe von Studien. Der Großteil belegt ganz eindeutig: Multitasking ist schlecht für den Körper und auch für den Geist. Um nur ein paar Punkte zu nennen, die bei den verschiedenen Untersuchungen herausgekommen sind: 

  • Du lässt dich leichter ablenken.
  • Du erledigst deine Aufgaben nicht schneller, sondern benötigst sogar mehr Zeit.
  • Du wirst unkonzentriert.
  • Du machst Fehler. 
  • Du schadest deinem Gehirn.
  • Deine Denkleistung nimmt ab.

Wie kannst du "erzwungenes Multitasking" unterbinden?

Nachdem wir nun geklärt haben, dass Multitasking nicht nur falsch, sondern sogar schädlich für dich ist, solltest du dafür sorgen, es abzustellen. Aber wie? Immerhin kannst du als Sekretärin nicht das Telefon ausschalten oder die Teilnehmer der nächsten Besprechung vor verschlossener Tür stehen lassen. Doch es gibt ein paar Dinge, die du tun kannst: 

  • Telefon
    Bitte einen Kollegen, dass er für eine Stunde deine Anrufe entgegennimmt. 

  • Besprechungen
    Wenn dein Chef viele Termine in seinem Büro hat, werden zwangsläufig viele Menschen durch das Sekretariat laufen. Aber: Du weißt, wann die Termine stattfinden. In der Zeit dazwischen kannst du ein Schild an die Tür hängen "Bitte nicht stören!".

  • Kollegen
    Auch Kollegen können zum Störfaktor werden. Bitte sie darum, z. B. in der Zeit zwischen 10 und 11 Uhr nicht zu stören ("Stille Stunde"). Wenn du das täglich zur selben Uhrzeit machst, wird das bald nicht nur deine Abteilung wissen, sondern auch viele andere im Unternehmen! 

  • E-Mails
    Schließe Outlook. Wenn du den Kalender benötigst, schalte die Benachrichtigungen für eingehende E-Mails aus.

  • Vorgesetzte
    Auch dein Chef kann dich aus der Arbeit reißen. Wende hierbei das selbe Prinzip wie bei deinen Kollegen an: Bitte deinen Vorgesetzten, in der nächsten Stunde nur "im Notfall" zu stören. 

Was hältst du von Multitasking? Ist dir aufgrund dessen schon mal ein gravierender Fehler unterlaufen?

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