Multitasking - ein Segen für Sekretärinnen?

Multitasking
Bild von Pixabay; Fotograf: FirmBee

Ich will es nicht leugnen - auch ich habe in meinen früheren Bewerbungen damit geworben, "multitaskingfähig" zu sein. Und wie stolz ich darauf war! Während dem Telefonieren noch eine E-Mail schreiben und dem Besucher vermitteln, dass der Chef gleich bei ihm ist - kein Problem! Ist doch super als Sekretärin, mehrere Bälle gleichzeitig in der Höhe halten zu können. Oder ist es vielleicht doch ein Problem?! Wir schauen uns den Mythos Multitasking genauer an. 

Multitasking - Fluch oder Segen?

Ganz klar: Wir als Sekretärinnen oder Assistentinnen haben einen Haufen Arbeit. Dass ständig jemand durch die Tür kommt, das Telefon klingelt und das E-Mail-Postfach "Lies mich!" schreit, macht das Ganze nicht besser. Eigentlich logisch, dass wir zwangsläufig auf Multitasking ausweichen müssen - oder? 

 

Nein! Ihr kennt das selbst: Während ihr telefoniert, wollt ihr euch Name, Telefonnummer und ein paar Informationen aufschreiben. Doch was bleibt am Ende? Nur die Hälfte der Informationen ist bei euch angekommen - denn entweder schreiben wir etwas oder wir hören zu. Beides zusammen funktioniert nicht bzw. nur sehr schlecht. Genauso sieht es mit anderen Dingen aus: Entweder wir unterhalten uns mit einem Kollegen oder wir schreiben eine E-Mail. Wenn wir das gleichzeitig tun, enthält die E-Mail vielleicht Rechtschreibfehler oder wir schicken sie ab, bevor wir unsere Signatur darunter gesetzt haben. Ist die E-Mail fehlerfrei, haben wir wahrscheinlich nur die Hälfte von dem registriert, was uns unser Kollege mitgeteilt hat.

 

Noch schlimmer wird es, wenn wir mehr als zwei Sachen gleichzeitig erledigen wollen: Kaffee kochen, per Headset telefonieren und eine SMS tippen - die Katastrophe ist vorprogrammiert!

 

Somit: Lasst das Multitasking sein! Auch wenn wir als Sekretärinnen viele Dinge gleichzeitig auf dem Tisch haben - wir müssen es Schritt für Schritt abarbeiten und uns nicht aus der Ruhe bringen lassen. Denn Multitasking kann fatale Auswirkungen auf uns haben ...

Welche Auswirkungen hat Multitasking auf uns?

Hierzu gibt es eine ganze Reihe von Studien. Der Großteil belegt ganz eindeutig: Multitasking ist schlecht für unseren Körper und unseren Geist. Schaut euch nur ein paar Punkte an, die bei verschiedenen Untersuchungen herausgekommen sind: 

  • Wir lassen uns leichter ablenken, z. B. von Geräuschen
  • Wir erledigen unsere Aufgaben nicht schneller, sondern benötigen sogar mehr Zeit
  • Wir werden unkonzentriert
  • Wir machen Fehler
  • Wir schaden unserem Gehirn
  • Unsere Denkleistung nimmt ab

Nicht gerade positiv was?!

Wie können wir "erzwungenes Multitasking" unterbinden?

Nachdem wir nun geklärt haben, dass Multitasking nicht nur falsch, sondern sogar schädlich für uns ist, sollten wir dafür sorgen, es abzustellen. Aber wie? Immerhin können wir die Besprechungsteilnehmer unseres Chefs ja schlecht vor verschlossener Tür stehen lassen oder das Telefon kommentarlos ausschalten. Ein paar Methoden habe ich aber doch für euch: 

  • Telefon
    Bittet einen Kollegen, dass er für eine Stunde eure Anrufe entgegennimmt.
  • Besprechungen
    Wenn euer Chef viele Termine in seinem Büro hat, werden zwangsläufig viele Menschen durch euer Sekretariat laufen. Aber: Ihr wisst ja, wann die Termine stattfinden. In der Zeit dazwischen könnt ihr ein Schild an die Tür hängen "Bitte nicht stören!". 
  • Kollegen
    Auch Kollegen können Störfaktoren sein. Bittet sie darum, z. B. in der Zeit zwischen 10 und 11 Uhr nicht zu stören ("Stille Stunde"). Wenn ihr das täglich zur selben Uhrzeit macht, wird das bald nicht nur eure Abteilung wissen, sondern auch viele andere im Unternehmen!
  • E-Mails
    Outlook einfach schließen :). Wenn ihr den Kalender benötigt, schaltet die Benachrichtigungen für eingehende E-Mails aus.
  • Vorgesetzte
    Auch euer Chef oder eure Chefin können euch aus der Arbeit reißen. Wendet hierbei das selbe Prinzip wie bei euren Kollegen an: Bittet euren Vorgesetzten, die nächste Stunde nur in "Notfällen" zu stören.

Was haltet ihr von Multitasking? Sind euch aufgrund dessen schon einmal gravierende Fehler unterlaufen? 

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