Ordnung im Büro - der Schreibtisch

Ordnung auf dem Schreibtisch
Bild von Pixabay; Fotograf: stokpic

Der Schreibtisch sollte eine Fläche sein, auf der ihr euch ausbreiten könnt um gut zu arbeiten. Er wird nach getaner Arbeit freigeräumt, damit ihr euch später oder am nächsten Tag wieder frei bewegen könnt. Denn wer am Morgen von einem zugemüllten Schreibtisch begrüßt wird, kann nicht produktiv arbeiten: Ständig wird gesucht und von einer Ecke in die andere geräumt. Doch das hört jetzt auf!

Am effektivsten kriegt ihr euren Schreibtisch frei, wenn ihr alles vom Schreibtisch abräumt: Locher, Stifte, Ordner, Papier, eben alles! Wenn es geht, auch euren PC und euer Telefon. Aber nicht von einer Ecke in die andere schieben!

Für einen psychologischen Effekt wischt ihr dann eure Schreibtischplatte blitz blank - auf eine saubere Arbeitsfläche legt ihr nämlich automatisch weniger Gerümpel als auf eine dreckige (und wer will schon im Dreck arbeiten?). Und nun kommt der schwere Part: Ihr müsst entscheiden, was zurück auf euren Schreibtisch darf und was nicht. Klar, Computer und Telefon haben einen festen Platz, das ist leicht. Aber was ist mit den ganzen Ordnern, Mappen, Stiften, Heftklammern usw.? Ich habe das folgendermaßen gelöst:

 

In mein direktes Sichtfeld, also im vorderen Bereich, kommen Dinge, die ich ständig benötige und schnell griffbereit brauche. Dazu gehören ein Kugelschreiber (nicht noch zig andere Stifte, einer reicht!), Post-its, Heftklammern, Locher und Heftgerät. Jedoch nicht meine offenen Fälle, das demotiviert!

 

Rechts oder links neben mir steht ein "Spezial"-Ordner - dazu gleich mehr - und zwei Ablagefächer. Beide sind für aktuelle Fälle reserviert: Eines für die Sachen, die ich gerade bearbeite (hier liegt auch meine To-Do-Liste für die Woche) und eines für Sachen, für die ich noch eine Rückmeldungen von Kollegen oder Vorgesetzten benötige.

Und da ihr gerade eh am Aufräumen seid, könnt ihr gleich veraltete Informationen und nicht mehr benötigte Schriftstücke wegwerfen oder, wenn ihr es aufheben müsst, abheften.

 

Zu meinem "Spezial"-Ordner: Hier bewahre ich Dinge auf, die ich andauernd benötige:

  • To-Do-Listen
  • Daten zum Buchen von Flügen, Zugtickets, Hotels, Mietwägen, ...
  • Kontaktdaten von Personen, mit denen ich regelmäßig zu tun habe
  • Vorlagen

Legt in diesen Ordner alles rein, was ihr im Alltag oft in die Hand nehmt (aber bitte nicht zumüllen!). Zurück zum Schreibtisch:

 

Wenn ihr einen großen Schreibtisch habt oder er um die Ecke geht, stellt euch noch ein Ablagefach auf mit "Zu verteilen". Dort kommt alles rein, was weitergeleitet werden muss an Buchhaltung, Vertrieb, etc. Die restliche Fläche bleibt frei, ihr sollt ja ausreichend Platz zum Arbeiten haben.

 

Alles, was ihr jetzt noch übrig habt, kommt in eine Schublade (weitere Stifte, Schmierpapier, Lineale, ...) oder wird entsorgt. Übrig gebliebene Schriftstücke legt ihr in Ordner ab, verteilt sie weiter oder landen im Papierkorb bzw. im Schredder.

 

Das mit dem Papierkorb gilt insbesondere für Zeitungen und Zeitschriften sowie ausgedruckte Artikel, die länger als eine Woche auf eurem Tisch liegen - das kann weg! Wenn ihr euch wirklich nicht davon trennen könnt, "seziert" Zeitungen und Zeitschriften und behaltet nur das, was ihr wirklich noch lesen wollt. Diese Artikel sammelt ihr in einem dünnen Ordner. Diesen stellt ihr aber nicht auf euren Schreibtisch, sondern in einen Schrank!

 

Und voilà, schon habt ihr einen wunderbar aufgeräumten Schreibtisch!  

Fehlt euch etwas? Wie räumt ihr am effektivsten euren Schreibtisch auf?

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