Ordnung im Büro 2017: Ordnung beim Büromaterial

Langsam aber sicher nehmen unsere Sekretariate neuen Glanz an! :) Unsere Schreibtische wurden "runderneuert", wir sind frei von lästigen Notizzettelchen und auch unsere Ordner haben wir systematisch überarbeitet. Nehmen wir diesen positiven Schwung mit und widmen unsere Energie einer weiteren Baustelle: Dem Büromaterial. 

Wo ist überhaupt das Büromaterial?

Meiner Erfahrung nach ist das Büromaterial - also Papier, Stifte, Ersatzlocher*, Briefumschläge, usw. - nicht zwingend in einem Raum gebündelt. In manchen Unternehmen hortet jeder seinen eigenen Vorrat, in anderen sind Register in der einen, Klebestifte in der anderen Abteilung. Doch im Idealfall sollte das alles an einem Ort gelagert werden, und das ist meistens das Sekretariat. Ist das bei euch nicht so, solltet ihr das bei eurem Chef ansprechen (denn wir Sekretärinnen sind ja in den allermeisten Fällen auch verantwortlich für die Beschaffung des Büromaterials). Liegt das an Platzgründen, sollte es zumindest in eurer Nähe einen Raum geben, wo das Büromaterial gesammelt lagern kann. 

Überblick verschaffen

Doch egal, wo das ganze Büromaterial momentan ist: Um eine (neue) Ordnung zu etablieren, müsst ihr euch erstmal einen Überblick verschaffen.

 

Wenn das Büromaterial in mehreren Räumen verteilt ist: 

Bittet eure Kollegen aufzuschreiben, welches Material sich bei ihnen befindet. Bei dieser Gelegenheit bietet sich auch direkt eine kleine "Inventur" an. Notiert (bzw. lasst notieren), wie viel von was noch da ist und was nachbestellt werden muss.

 

Wenn das Büromaterial an einem Ort lagert: 

Euer Büromaterial lagert gebündelt in einem Schrank*? Hervorragend! Dann räumt diesen gerade soweit aus, dass ihr einen guten Blick auf alles habt und macht ebenfalls eine "Mini-Inventur". 

Schritt-für-Schritt zur neuen Ordnung

Nachdem ihr den Überblick habt, könnt ihr anhand eurer Liste direkt erkennen, wo eventuell etwas doppelt (oder gar dreifach) lagert, welche Aufteilung keinen Sinn macht (z. B. wenn der Kopierer in Raum A steht, die dazugehörigen Druckerpatronen sich aber in Raum X befinden) und welches Büromaterial schon so lange verstaubt, dass es sich bald eigenständig fortbewegen kann. Behebt diese Missstände!

 

Und so fangt ihr an: Wie bei Schreibtisch & Co. bereits beschrieben, solltet ihr auch hier zum Putzlappen greifen. Räumt euren Büromaterial-Schrank komplett leer und wischt ihn gründlich sauber (da kommt bestimmt mehr als Staub zum Vorschein). Während ihr den Schrank ausräumt, könnt ihr bereits sortieren: Überflüssiges und nicht mehr Gebrauchtes wird verschenkt, defekte und nicht reparierbare Sachen kommen in die "Rundablage" namens Papierkorb*. Was behalten wird, wird nach dem Prinzip "Gleiches zu gleichem" sortiert. Das heißt; Edding zu Stabilo, Pritt-Stift-Stift zu Flüssigkleber, Briefmarken zu Briefumschlägen. Damit nichts mehr gesucht werden muss und mit einer Handbewegung griffbereit ist, lohnt sich die Zusammenfassung der Büromaterialien in prägnant beschrifteten Boxen.

 

Wenn ihr das erledigt habt, muss euer Schrank natürlich auch wieder eingeräumt werden. Dabei solltet ihr beachten: Oft gebrauchtes (z. B. Briefumschläge*) kommt in Griffnähe, selten gebrauchtes wie der Ersatz-Tacker darf in den unteren bzw. oberen (und somit schwerer erreichbaren) Ablageflächen Platz nehmen. 

 

Als i-Tüpfelchen und Abschluss der Aufräum-Aktion könnt ihr in die Innenseite des Büromaterial-Schranks noch eine Liste aufhängen: "Das brauchen wir bald wieder". Wenn sich das nächste Mal ein Kollege etwas herausnimmt und sieht, dass sich dieses Büromaterial langsam dem Ende neigt, schreibt er es mit Restbestand zum Stand des heutigen Datums und gewünschte Nachbestellmenge auf diese Liste. So habt ihr als Bestellerin sofort den Überblick, was fehlt und wovon noch genug da ist. Clever, oder? :) 

Die Artikelserie

Macht alle mit bei "Ordnung im Büro 2017"!

Wenn ihr bei jeder Aufgabe mitmacht, werdet ihr in einem Jahr euer Büro komplett aufgeräumt (und vielleicht auch neu gestaltet oder organisiert) haben! 

Alle weiteren Infos zur Artikelserie könnt ihr hier nachlesen.

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