Ordnung im Büro 2017: Ordnung digital

Ordnung im Büro 2017

Ordnung soll natürlich nicht nur bei den "sicht- und greifbaren" Dingen wie unserem Schreibtisch oder der Ablage herrschen. Auch digital müssen wir eine gewisse Ordnung beibehalten, wenn wir nicht im Chaos versinken wollen! Wie das gelingen kann, zeige ich euch im heutigen Teil der "Ordnung im Büro 2017"-Artikelserie

Struktur schaffen

Alle Dokumente und Dateien willkürlich auf dem Desktop abzulegen, ist der sichere "Tod" jeder digitalen Ablage. Abhilfe schaffen hier strukturierte Ordner (die Betonung liegt hier auf strukturiert!). Beachtet dabei folgende Grundsätze: 

  • Unterscheidung zwischen privaten Ordnern und Team-Ordnern
  • So viele Ordner wie nötig, so wenige wie möglich
  • Auch mit Unterordnern sparsam umgehen
  • Wo immer möglich, die "3-Klick-Regel" anwenden: Mit nur drei Klicks sollte das gewünschte Dokument gefunden sein!

Vereinheitlichen, wo es geht

In einem Großkonzern werdet ihr es kaum schaffen, eine einheitliche digitale Ordnung zu schaffen (zudem seid ihr dafür auch gar nicht zuständig; das müsst ihr eurer IT-Abteilung überlassen!). Doch warum versucht ihr es nicht in eurer Abteilung oder zumindest in eurem Team? Hier sollte eine Vereinheitlichung zu schaffen sein, vorausgesetzt euer Vorgesetzter spielt mit. Wie diese im konkreten Fall aussieht? Das müsst ihr an eure Bedürfnisse anpassen! 

Ich arbeite gerne mit der ABC-Struktur, bei der nach Priorität organisiert wird (also nicht nach dem Alphabet!). Das sieht dann z. B. so aus: 

Ihr könnt natürlich auch mit 1., 2. und 3. arbeiten und bei Bedarf 1a, 1b, usw. hinzufügen. Diese Strukturierung setzt allerdings voraus, dass ihr euch im Team einig seid, welches Thema welche Priorität hat. Etwas einfacher (und mit weniger Diskussionsbedarf) ist es, wenn ihr die Prioritäten erst in den Unterordnern vergebt.

Auch Dateinamen vereinheitlichen

Wenn ihr euch bei den Ordnern nicht einig werdet, so solltet ihr zumindest bei der Vergabe der Dateinamen auf einen Nenner setzen. Die meiner Meinung nach beste Variante ist hier, mit dem Datum zu arbeiten: "170919_Text_Ordnung digital". Mit dieser Beschriftung weiß jeder auf einen Blick, dass dies das Textdokument zum Artikel "Ordnung digital" ist, welcher am 19. September erstellt wurde. Insbesondere für Rechnungen ist das eine super Vorgehensweise!

Wie schafft ihr Ordnung in euren digitalen Ordnern?

Die Artikelserie

Macht alle mit bei "Ordnung im Büro 2017"!

Wenn ihr bei jeder Aufgabe mitmacht, werdet ihr in einem Jahr euer Büro komplett aufgeräumt (und vielleicht auch neu gestaltet oder organisiert) haben! 

Alle weiteren Infos zur Artikelserie könnt ihr hier nachlesen.

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