Ordnung im Büro 2017: Ordnung im Kalender

Und weiter geht's mit der "Ordnung im Büro 2017"-Artikelserie! Nachdem wir das letzte Mal Ordnung beim Telefonieren geschafft haben, nehmen wir uns heute unseren Kalender und den Kalender unserer Chefs vor. Denn auch hier kann Unordnung herrschen: Zu viele Termine (von denen die meisten nicht wirklich nötig sind), zu wenig Zeit für Pausen, ... Das wird nun aufgeräumt!

Die Grundsatzentscheidung: Papier- oder digitaler Kalender?

Wenn es um Termine geht, sprechen wir gleichzeitig von einem Kalender. Diesen gibt es heutzutage natürlich nicht nur in Buchform*; die meisten Büroarbeiter setzen inzwischen auf Outlook, Google Calendar & Co. (die Vor- und Nachteile der beiden Kalenderarten habe ich für euch im Artikel "Tischkalender vs. Outlook-Kalender" unter die Lupe genommen). Egal, für welche Form ihr euch entscheidet: Die Hauptsache ist, dass dieser Kalender gut gepflegt ist! Ansonsten geht euch schnell mal ein Termin durch die Lappen, was für beide Seiten ärgerlich ist.

Termine kritisch hinterfragen

Unsere Chefs haben meistens von frühmorgens bis in den späten Nachmittag hinein Termine. Das gilt heutzutage nicht nur für Vorstandsvorsitzende, sondern auch für Teamleiter. Doch ist das wirklich nötig? Könnte man einige Dinge nicht viel unkomplizierter und schneller am Telefon* oder sogar per E-Mail klären? Bestimmt sogar! Fragt euch deshalb bei jedem Termin: Muss er wirklich sein? Und wenn ja: Ist der Verteilerkreis richtig gewählt? Es nützt nämlich nichts, wenn zwar das Thema klar ist, doch dann die falschen Leuten zusammenkommen!

Gut planen

Wenn das Termin-Thema feststeht und die richtigen Leute benannt wurden, muss der Termin an sich geklärt werden. Als Erstes müsst ihr die Frage beantworten, wie viel Zeit benötigt wird. Standardmäßig finden die Termine im Stundentakt statt, doch muss das sein? Die einen setzen hier auf die "Wir straffen das Ganze mal, dann spricht Herr Müller vielleicht schneller"-Variante, die anderen auf "Lieber etwas mehr Zeit einplanen, dann können wir in Ruhe auf die Details eingehen". Egal, welche Form ihr (bzw. euer Chef) bevorzugt: Wichtig ist, dass im Anschluss noch genug Luft für Unvorhergesehenes ist. Als Beispiel: Angenommen, ihr plant für die Budgetbesprechung realistische 1 1/2 Stunden. Während der Besprechung werden aber die doch sehr unterschiedlichen Standpunkte der verschiedenen Parteien klar, weshalb der Diskussionsbedarf ansteigt. Aus 1 1/2 Stunden werden nun 2 Stunden. Hätte euer Chef direkt im Anschluss eine weitere Besprechung, müsste der Termin abgebrochen und an einem anderen Tag fortgeführt werden. Das ist für niemanden befriedigend. Besser ist es also, wenn ihr zwischen den einzelnen Terminen einen Puffer von einer halben Stunde einbaut. Länger werden die Besprechungen selten dauern; denn wen eine Stunde angesetzt ist, werden die (meisten) Beteiligten sich auch bemühen, diese Zeit einzuhalten. Wenn der Termin pünktlich vorbei ist, hat euer Chef noch Zeit für Telefonate, die Post oder auch für eine kleine Pause.

Generelle Terminblocker

Als sehr praktisch haben sich generelle Terminblocker erwiesen. Diese könnt ihr einsetzen für Mittagspausen (z. B. täglich von 12 bis 14 Uhr) oder für die Postbearbeitung. Blockt wenn nötig auch mal ganze Nachmittage, in denen ihr euch einem Projekt widmet, ohne dass ihr gestört werdet! Vergesst auch nicht, Abwesenheitszeiten wie Urlaub einzutragen. 

Wie managt ihr eure(n) Kalender?

Die Artikelserie

Macht alle mit bei "Ordnung im Büro 2017"!

Wenn ihr bei jeder Aufgabe mitmacht, werdet ihr in einem Jahr euer Büro komplett aufgeräumt (und vielleicht auch neu gestaltet oder organisiert) haben! 

Alle weiteren Infos zur Artikelserie könnt ihr hier nachlesen.

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