Ordnung im Büro 2017: Ordnung im Ordnerschrank

In manchen Büros wird jede E-Mail und jede eventuell wichtige Information aus dem Internet ausgedruckt. Dementsprechend viele Ordner gibt es. Doch was genau in den bunt zusammengewürfelten Ordnern überhaupt steckt, weiß keiner so genau. Da wundert es nicht, dass die Ordnerschränke nur so überquillen! Doch ist das wirklich nötig? Wie ihr Herr über dieses Chaos werdet, zeige ich euch im heutigen Teil der "Ordnung im Büro 2017"-Artikelserie.

Step by step

Wenn ihr euch zum ersten Mal an die Ordnerschränke* wagt, werdet ihr wahrscheinlich regelrecht erschlagen. Deshalb solltet ihr euch zuerst einen Überblick verschaffen: Welche Ordner gibt es, welche sind überflüssig/veraltet/doppelt angelegt und welche gehören eigentlich ins Archiv? Ich will euch nicht verängstigen, aber allein diesen Überblick zu erstellen kann schon mal ein paar Wochen dauern. Nehmt euch deshalb ein- oder besser zweimal die Woche ca. eine Stunde Zeit, in der ihr euch intensiv mit diesen Ordnern beschäftigt. Am leichtesten habt ihr es natürlich mit den überflüssigen, veralteten und doppelt angelegten Ordnern: Diese können direkt entsorgt werden (achtet aber bitte auf Datenschutz und gesetzliche Aufbewahrungsfristen!). Archiv-Ordner solltet ihr vor dem Wegräumen kritisch sichten und veraltete Informationen entfernen.

Das Ordner-System

Nachdem ihr nun eure Übersicht habt, könnt ihr die Informationen ideal bündeln. Welches System ihr dabei entwickelt, hängt ganz von euren Bedürfnissen und eurem Unternehmen ab. Manche legen ihre Ordner nach Kunden, manche nach Produkten und manche nach Kategorien ab.

Nehmen wir als fiktives Beispiel ein Unternehmen für Sportinteressierte, welches neben Sportkleidung* auch Sportnahrung* im Angebot hat. Eine mögliche Ordnerstruktur wäre nach Kunden und Jahren, also z. B. "Kunde Sport XXL, 2014 - 2017". Innerhalb dieses Ordners könnt ihr Unterkategorien bilden, z. B. "Sportkleidung - Sportnahrung - Rechnungen". Auf der jeweiligen Registerkarte könnt ihr eine Übersichtsseite erstellen, auf dem die wichtigsten Details notiert sind (als erste Seite Infos zum Kunden selbst, auf der Registerkarte der Unterkategorie "Sportkleidung" kommen alle Infos zu den Bestsellern, usw.).

Die Ordner-Beschriftung

Wenn euer System steht, solltet ihr zur Farbe greifen: Kategorisiert z. B. alle Einzelhändler mit der Farbe gelb, Großhändler bekommen die Farbe rot und Privatleute die Farbe grün. So werden auch eure Kollegen innerhalb von wenigen Sekunden erfassen, welche Information sich wo befindet. Bei der Beschriftung der Ordner* solltet ihr euch knapp fassen, aber möglichst prägnant (und bitte vermeidet Bezeichnungen wie "Sonstiges" oder "Allgemein"!). Hilfreich ist dabei auch das Logo des Kunden, welches ihr mit aufdrucken könnt. Auch Jahreszahlen, wie im oben genannten Sport-Beispiel, erleichtern die Suche nach Informationen.

Dünne oder dicke Ordner?

Bei der Frage nach dünn oder dick solltet ihr stets dünne Ordner* favorisieren. Das hat den psychologischen Effekt, dass ihr automatisch weniger abheftet und Unterlagen kritischer sichtet. Wenn ihr Ordner neu anlegt, solltet ihr grundsätzlich zu dünnen Ordnern greifen; meistens werde aktuelle Vorgänge überschätzt und nehmen so unnötig Platz weg.

 

Apropos Platz: Egal ob dünne oder dicke Ordner, ihr solltet sie stets nur zu 75 % füllen. Das erleichtert das Umblättern und somit die Suche nach den gewünschten Informationen. Diese Regel gilt vor allem für Archiv-Ordner!

Eure Aufgabe

Natürlich gibt es auch diesen Monat wieder eine Aufgabe, welche sich jedoch etwas länger hinziehen könnte als die bisherigen Challenges: 

 

Sichtet all eure Ordner, entwickelt ein geeignetes System inklusive passender Unterkategorien und passt Farben und Beschriftungen an.

 

Denkt dabei immer an die 75 %-Regel!

Das ist zwar eine Menge Arbeit, doch langfristig gesehen wird es sich mehr als lohnen. Ich spreche aus Erfahrung!

Sind eure Ordner schon perfekt kategorisiert oder habt ihr noch Nachholbedarf? Erzählt von euren Erfahrungen mit dem Ordner-Management hier in den Kommentaren, auf Facebook oder schreibt mir an anja@kreative-assistenz.de!

Die Artikelserie

Macht alle mit bei "Ordnung im Büro 2017"!

Wenn ihr bei jeder Aufgabe mitmacht, werdet ihr in einem Jahr euer Büro komplett aufgeräumt (und vielleicht auch neu gestaltet oder organisiert) haben! 

Alle weiteren Infos zur Artikelserie könnt ihr hier nachlesen.

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