Ordnung im Büro 2017: Ordnung beim Telefonieren

Ordnung im Büro 2017

Inzwischen ist euer Büro wirklich auf Vordermann gebracht worden. Doch nicht nur Schreibtisch, Schränke & Co. wollen geordnet werden - auch in "unaufräumbare" Dinge wie das Telefonieren können wir Ordnung bringen! Wie das geht, schauen wir uns im heutigen Artikel der Serie "Ordnung im Büro 2017" an:

Das A und O: Vorbereitung

Wir Sekretärinnen planen unseren Tag und bereiten uns bestmöglich darauf vor. Dasselbe können wir auch für Telefonate tun! Legt euch genau wie für Meetings einen Notizblock* und einen gut schreibenden Stift in Griffnähe zurecht. Eventuell hilft euch auch eine Vorlage für Telefonnotizen?! Diese gibt es wie Sand am Meer bei Google zu finden, da ist bestimmt auch etwas Passendes für euch dabei!

Vom Zeitfresser zur schnellen Information

Telefonate können zum richtigen Zeitfresser werden: Eigentlich wolltet ihr nur kurz wissen, ob Kollege Müller schon den Projektplan aktualisiert hat, doch anstatt einem einfachen "Ja" oder "Nein" bekommt ihr als Antwort: "Ach Frau Schmitt, Sie wollte ich auch noch anrufen. Haben Sie eigentlich schon gehört, dass ... ?" - und zack, sind 10 Minuten vorbei, ohne dass ihr etwas Konstruktives gearbeitet habt.

 

Nun gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu umgehen:

Erstens, ihr schreibt einfach eine E-Mail. Das dauert nicht lange und ihr bekommt garantiert keine zweiseitige Antwort. Andererseits ist es unpersönlich (manche empfinden das sogar als unhöflich) und wenn es blöd läuft, bekommt ihr erst am nächsten Tag eine Antwort.

Die zweite Variante lautet "Gespräch steuern". Wenn ihr wirklich nur eine schnelle Info haben wollt, könnt ihr das Gespräch beginnen mit "Hallo Herr Müller, ich muss Sie nur ganz kurz stören: Können Sie mir schnell sagen, ob der Projektplan schon aktualisiert ist?"

Wie ihr seht, sind in diesem Satz zwei Signale versteckt: "Ganz kurz stören" und "schnell sagen". Falls Herr Müller diese Signale übergeht und euch doch noch in ein Gespräch verwickeln will (und euch die entsprechende Info noch nicht gegeben hat), schreitet ihr ein mit: "Entschuldigen Sie die Unterbrechung, aber der Chef braucht die Info sofort!". Das mag für manche radikal sein, aber aus den hartnäckigen Roman-Erzählern kriegt ihr leider nicht anders eure Informationen!

 

Anders sieht es aus, wenn euer Ansprechpartner die Unterlagen erstmal zusammensuchen muss. Dann bietet ihr demjenigen am besten an, dass er zurückrufen kann, sobald er die Informationen vorliegen hat. Das spart euch viel Zeit!

 

Natürlich gibt es diese Situation auch umgedreht. Ihr werdet angerufen und wisst trotz (oder gerade wegen) der langen Ausführung überhaupt nicht, was der Anrufer von euch will. Auch hier ist eine freundliche, aber doch bestimmte Unterbrechung sinnvoll: "Entschuldigen Sie, aber womit genau kann ich denn nun helfen?".

Was euch sonst noch beim Telefonieren entlasten kann

  • tragbares Telefon oder Headset:
    Den meisten Chefs ist leider nicht bewusst, wie oft und wie viel wir am Tag telefonieren. Deswegen haben wir meistens leider auch noch ein "Oldschool-Telefon" mit Kabel. Dabei ist ein tragbares Telefon* oder sogar ein Headset viel praktischer! Ihr seid beweglicher, könnt gleichzeitig telefonieren und tippen und nach Unterlagen kramen, während euer Gesprächspartner sein Anliegen vorträgt. Wenn euer Chef Bedenken wegen den Kosten hat: Keine Sorge, sowohl ein tragbares Telefon als auch ein Headset sind heutzutage mehr als erschwinglich.

  • interne Telefonliste
    Wer nicht weiß, wohin er sich wenden soll, ruft erstmal bei der Sekretärin an. Diese Anrufer könnt ihr natürlich an die Zentrale weiterleiten, doch es sieht viel besser aus, wenn ihr ihn selbst verbinden könnt. Alles was ihr dazu braucht, ist eine interne Telefonliste, die ihr auf eurem Desktop abspeichert. Dank der Suchfunktion (Shortcut: Strg + F) habt ihr in wenigen Sekunden die richtige Nummer parat!

  • "aktives Zuhören"
    Beim "aktiven Zuhören" wiederholt man in Gesprächen hier und da die Sätze des anderen und fasst seinen Standpunkt zusammen. Warum sollten wir das nicht auch beim Telefonieren anwenden? Notiert euch zudem den Namen des Anrufers und verwendet ihn an passenden Stellen, z. B. "Vielen Dank Herr Müller! Dann fasse ich das nochmal zusammen: ..."

  • positive Ausdrucksweise
    Bestimmt hattet ihr schon mal jemanden am Telefon, der komplett unfreundlich war. Doch selbst, wenn ihr einen schlechten Tag habt: Bleibt stets freundlich und positiv! Anstatt den Anrufer mit "Keine Ahnung" zu vergraulen, könnt ihr ihn vertrösten ("Ich erkundige mich gerne für Sie und melde mich morgen früh wieder bei Ihnen."). Wem das in der aktuellen Situation schwerfällt, sollte es mit einem Lächeln probieren. Das signalisiert eurem Gehirn gute Laune, ihr werdet automatisch freundlicher und euer Gesprächspartner kann es ebenfalls "fühlen"! Probiert es aus :).

Wie gestaltet ihr das Telefonieren angenehmer?

Die Artikelserie

Ordnung im Büro 2017

Macht alle mit bei "Ordnung im Büro 2017"!

Wenn ihr bei jeder Aufgabe mitmacht, werdet ihr in einem Jahr euer Büro komplett aufgeräumt (und vielleicht auch neu gestaltet oder organisiert) haben! 

Alle weiteren Infos zur Artikelserie könnt ihr hier nachlesen.

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