Ordnung im Büro 2017: Ordnung im Archiv

Bei einem meiner früheren Arbeitgeber hatte ich mir zum Ziel gesetzt, das Archiv auf Vordermann zu bringen. Als ich die "Büchse der Pandora" öffnete, konnte ich erstmal meinen Augen nicht trauen: Hier stapelten sich regelrechte Berge von (verstaubtem) Papier! Eine Struktur war nicht zu erkennen, alles lag kreuz und quer. Ich fand aktuelle Dokumente neben Ordnern, die Unterlagen aus den 70ern enthielten. Sogar loses Papier fand ich in den Regalen! Was für ein Chaos ... Damit es bei euch gar nicht erst soweit kommt, widmen wir uns in diesem Teil der "Ordnung im Büro 2017"-Artikelserie der Ordnung im Archiv.

Archiv: Ein Sammelsurium

Das Archiv ist oft ein Ort, in dem man alles lagert, was man "wahrscheinlich irgendwann" nochmal braucht. Ein Fehler! Natürlich gibt es Dokumente, die ihr 10 Jahre oder sogar länger aufbewahren müsst, doch das trifft nicht auf alle Unterlagen zu (siehe Abschnitt unten).

 

Dazu kommt, dass Ordner im Archiv einfach nur abgestellt werden, also ohne System. Ein weiterer Fehler! Denn genauso wie in euren Ordnerschränken benötigt das Archiv eine bestimmte Struktur. Ansonsten findet ihr das Schriftstück, dass gerade dringend gebraucht wird, erst nach stundenlangem Suchen. Nehmt außerdem davon Abstand, das Archiv als "Sammelsurium" zu missbrauchen; nicht mehr benötigte Werbeartikel von der letzten Messe haben hier genauso wenig verloren wie aussortiere Elektronik! 

Mit System zur Ordnung im Archiv

Idealerweise ordnet ihr den Raum nach Jahren. So seht ihr auf einen Blick, in welchem Jahr welche Unterlagen entsorgt werden können. Damit ihr die Ordner nicht nochmal sichten müsst (ob eventuell doch noch ein Schriftstück dabei ist, welches erst später entsorgt werden kann), solltet ihr alle Ordner, die ins Archiv kommen, vorher auf genau solche Dokumente überprüfen und separat ablegen.

Innerhalb dieser Jahresstruktur eignet sich eine Sortierung nach dem Alphabet. So weiß jeder (auch "abteilungsfremde") Mitarbeiter, wo er welche Info zu suchen hat.

 

Wichtig ist auch, dass die Ordner korrekt beschriftet sind. "Kunde Maier 2008" reicht hier nicht aus! Schreibt lieber noch Stichpunnkte dazu, z. B. "Kunde Maier, Aufträge Januar 2008 bis September 2008". Weitere Tipps zum Ordner-Management könnt ihr im Artikel "Ordnung im Büro 2017: Ordnung im Ordnerschrank" nachlesen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Jeder Gewerbetreibend unterliegt der sogenannten Aufbewahrungspflicht. Das heißt, dass ein Unternehmen geschäftliche Unterlagen für eine bestimmte Zeit archivieren muss. Wie üblich in Deutschland, ist auch das gesetzlich geregelt :) Sowohl das Handelsgesetzbuch (HGB) als auch die Abgabeordnung (AO) legen die Aufbewahrungszeiträume fest. Diese sind (natürlich nicht vollständig; diese Liste gibt euch nur einen ersten Anhaltspunkt!):

  • "lebenslang"
    Dokumente wie Grundstücksunterlagen, Gesellschafterverträge, Patente und Personalakten müssen dauerhauft im Unternehmen parat liegen.
  • 10 Jahre
    Eröffnungsbilanzen
    Jahresabschlüsse (Achtung! Jahresabschlüsse für 2017 sind erst 2018 fertig. Das heißt, die Aufbewahrungsfrist läuft auch erst ab dem 01.01.2018! Die Dokumente dürfen somit erst ab 2028 entsorgt werden)
    Handelsbücher
    Inventare
    Buchungsbelege
    Arbeitsanweisungen
    etc.
  • 6 Jahre
    (geschäftliche) Korrespondenz
    Lohnkonten
    für die Steuer relevante Unterlagen (Aufträge, Versand-/Frachtunterlagen, ...)

Übrigens: Die Aufbewahrungspflichten gelten auch für digitale Dokumente!

 

Was ihr getrost entsorgen könnt, sind folgende Unterlagen:

  • Preis-/Angebotslisten
  • Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen
  • rein statische Berichte (z. B. Umsatzerwartungsberichte)
  • Angebote, die nicht in einen Auftrag gemündet haben
  • steuerlich nicht relevante Kalkulationen

 

Ihr seid euch immernoch unsicher, was ihr aus dem Archiv entsorgen könnt und was nicht? Dann fragt beim Finanzamt oder bei eurem Steuerberater nach!

Wann habt ihr zum letzten Mal Ordnung im Archiv geschaffen?

Die Artikelserie

Macht alle mit bei "Ordnung im Büro 2017"!

Wenn ihr bei jeder Aufgabe mitmacht, werdet ihr in einem Jahr euer Büro komplett aufgeräumt (und vielleicht auch neu gestaltet oder organisiert) haben! 

Alle weiteren Infos zur Artikelserie könnt ihr hier nachlesen.

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