Ordnung im Büro - auch digital

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Bild von Pixabay; Fotograf: fancycrave1

Ohne ein ordentliches (Ablage-)System sind wir in der digitalen Welt schnell aufgeschmissen - zu vielfältig sind die Speichermethoden. Damit das Chaos nicht überhandnimmt, habe ich für euch einige nützliche Ratschläge zusammengetragen:

E-Mail-Postfach

 

E-Mails solltet ihr nur sofort beantworten, wenn das To Do innerhalb von fünf Minuten erledigt werden kann oder der Empfänger lediglich einen kleinen Hinweis von euch braucht, um selbst weiter arbeiten zu können. Alles andere kann warten - konzentriert euch lieber auf eure aktuelle Aufgabe!

 

Euer E-Mail-Postfach sollte nicht nur aus Posteingang, Gesendete und Gelöschte Objekte bestehen. Bildet Ordner und Unterordner und legt alles passgenau ab. Ich habe das so organisiert, dass ich mit einem komplett leeren Posteingang den Feierabend antrete; offene E-Mails kommen in den Ordner "noch offen".

Allerdings: Übertreibt es nicht mit den Ordnern; im Notfall gibt es die Suchfunktion!

 

Die Ordner "Gesendet" und "Gelöscht" solltet ihr regelmäßig aufräumen. Sprich: Alles, was unwichtig ist, kann endgültig raus! E-Mails, die ihr noch braucht, solltet ihr im entsprechenden Ordner mit ablegen. So sind auch diese beiden Ordner leer.

 

E-Mail-Newsletter: Abonniert nur das, was relevant und interessant für euch und eure Arbeit ist. Haltet es in Grenzen; niemand braucht fünf Newsletter zu einem Thema! Meine Faustregel: Maximal zehn Newsletter insgesamt, davon mindestens fünf, die eine Versandfrequenz von höchstens einmal die Woche haben.

 

 

Ordner und Dokumente

 

Erstellte Dokumente verseht ihr in der Fußzeile mit einem "Ablaufdatum". Ist dieses Datum erreicht, kann es in den Papierkorb (gilt sowohl für digitale als auch für ausgedruckte Schriftstücke).

 

Dokumente brauchen eindeutige Namen, welche sich einheitlich durch das ganze System ziehen. Z. B. versehe ich meine Dokumente erst mit Datum (150930), trenne mit einem Unterstrich und nenne ein aussagekräftiges Schlagwort (Reisekostenabrechnung Müller).

 

Auch Ordner benötigen eine präzise Beschreibung. Bitte nehmt Abstand von "diverses", "sonstiges" oder "allgemeines"! Das hilft niemandem weiter.

 

Und für digitale Schriftstücke gilt ebenfalls: Veraltete Informationen können in den Papierkorb!

Wie organisiert ihr euch digital?

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