Ordnung im Büro 2017: Ordnung im Meeting

Langsam aber sicher steuern wir auf die Zielgerade der "Ordnung im Büro 2017"-Artikelserie zu :). Ich hoffe, dass sich in eurem Büro schon sichtbare Veränderungen ergeben haben!

Unser heutiges Thema ist "Ordnung im Meeting", denn auch hier kann es schon mal drunter und drüber gehen. Doch mit ein paar einfachen Grundregeln bekommt ihr "Ordnung" in eure Besprechungen:

Vorbereitung ist die halbe Miete

An wie vielen Meetings habt ihr schon teilgenommen, die verschoben werden mussten, weil nicht jeder alle Informationen hatte oder weil der Teilnehmerkreis falsch gewählt war? Bestimmt schon einige. Deshalb: Vorbereitung ist das A und O! Besprecht, wer bei dem Termin unbedingt dabei sein muss und wer optional dazu kommen kann. Zudem muss jeder wissen, wer welche Informationen beisteuert und wer diese gebündelt an alle verteilt (im Voraus!). Sind diese Punkte nicht geklärt, findet das Meeting nicht statt!

Manieren bitte! Die Meeting-Knigge

Wenn bei euch Besprechungen regelmäßig ausufern - sei es, weil Herr Maier nie zum Punkt kommt, Frau Müller permanent ihren Einsatz verpasst, weil sie nebenbei E-Mails schreibt oder weil Herr Schmitt noch ganz andere Dinge anspricht, die mit dem eigentlichen Besprechungsthema überhaupt nichts zu tun haben -, solltet ihr über eine Meeting-Knigge nachdenken. Welche Punkte diese im Einzelnen enthält, hängt von eurer Unternehmenskultur und den Wünschen euren Chefs ab. Vielleicht sind ja Handys* generell bei euren Meetings verboten? Dann hat sich der Punkt "Handyfreie Zone" schon erledigt. Was daneben noch in der Knigge stehen kann:

  • Jeder Teilnehmer kommt pünktlich und ist vorbereitet.
  • Jeder trägt kurz und knapp seine wichtigsten Punkte vor und hält sich dabei ans Prinzip "So wenig wie möglich, so viel wie nötig".
    (Wenn das nicht funktioniert, führt das "Speed Speech" ein: Jeder bekommt eine begrenzte Redezeit zugeteilt, z. B. fünf Minuten, welche ihr mit einem Timer stoppt. In dieser Zeit müssen alle wichtigen Punkte angesprochen worden sein!)
  • Niemand wird unterbrochen. Wer etwas zu sagen hat, kann das gerne im Anschluss an den Bericht tun!
  • Die Diskussion bleibt zu jedem Zeitpunkt auf einer sachlichen Ebene. Dialog ja, kindische Streitereien nein!

Daneben gibt es natürlich noch viel mehr, was in eure Knigge einfließen kann. Dies hängt von euch und eurem Unternehmen ab!

Sofort-Protokoll etablieren

Wir Sekretärinnen sind ebenfalls bei vielen Besprechungen anwesend; jedoch weniger, weil wir etwas Konstruktives dazu beitragen können, als dass wir ein Protokoll fertigen müssen. Das könnt ihr euch in Zukunft sparen, wenn euer Unternehmen das "Sofort-Protokoll" einführt. Hierbei werden am Ende eines jeden Meetings die relevanten Ergebnisse und die offenen To Do's zusammengefasst (inklusive dem Hinweis, wer was bis wann zu erledigen hat). Das kann direkt am Laptop*, auf einem Flipchart/Whiteboard oder auch handschriftlich geschehen. Wenn sich partout niemand bereit erklärt, die Mini-Aufgabe des Zusammenfassens zu übernehmen, schreibt jeder seinen eigenen Punkt bzw. sein To Do auf die Liste. Das sieht zwar dann etwas zusammengewürfelt aus (zumindest wenn es handschriftlich geschieht), aber ihr spart euch sehr viel Zeit!

Zwei Tricks, die jedes Meeting dramatisch verkürzen

Zu guter Letzt habe ich zwei einfache Tricks für euch, die jedes Meeting gut und gerne um die Hälfte verkürzen können. Und zwar:

  • Haltet eure Meetings im Stehen - oder noch besser, im Laufen! - ab. Dabei wird sich automatisch jeder so kurz wie möglich halten und die Fakten schneller auf den Punkt bringen.
  • Erlaubt den Besprechungsteilnehmern, das Meeting zu verlassen. Denn wer merkt, dass das Meeting für ihn uninteressant ist oder er nichts Wissenswertes beitragen kann, kann seine Arbeitszeit sicherlich besser investieren. Das ist nicht nur in seinem, sondern vor allem in Interesse der Firma!

Wie laufen bei euch Meetings ab?

Die Artikelserie

Macht alle mit bei "Ordnung im Büro 2017"!

Wenn ihr bei jeder Aufgabe mitmacht, werdet ihr in einem Jahr euer Büro komplett aufgeräumt (und vielleicht auch neu gestaltet oder organisiert) haben! 

Alle weiteren Infos zur Artikelserie könnt ihr hier nachlesen.

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Kommentare: 2
  • #1

    Steffanie (Donnerstag, 02 November 2017 13:07)

    Wenn es Möglich ist, finde ich auch feste Meetingtermine sehr gut. Zum Beispiel einmal die Woche immer Dienstags oder alle 2 Wochen usw... So weiß jeder wann das Meeting ist und niemand ist dann mit anderen Terminen blockiert.

  • #2

    Anja (Freitag, 03 November 2017 15:07)

    Hallo Stefanie,
    stimmt, die sogenannten Jour Fixes hätte ich hier auch noch erwähnen können - danke für den Hinweis!
    Viele Grüße
    Anja