Ordnung im Büro - Ordnermanagement

Ordner
Bild von Pixabay; Fotograf: claudemangen

Inzwischen gibt es zwar schon papierlose Büros, aber ich selbst merke das an meinem Arbeitsplatz noch nicht; im Gegenteil: Wir haben wahnsinnig viele Ordner, und selbst das Archiv platzt bald aus allen Nähten. Damit ihr den Überblick nicht verliert, habe ich hier ein paar meiner hilfreichsten Tipps gegen das Ordner-Chaos für euch zusammengetragen: 

1. Ordner nur zu 75 % füllen

Wie ich schon im Artikel "Ordnung im Büro - Papierstapel ade!" geschildert habe, fülle ich meine Ordner nur zu max. 75 %. Das hat den Vorteil, dass ich immer problemlos umblättern kann und somit schnell an die gesuchte Information herankomme. Ist der Ordner voll, sortiere ich nicht mehr benötigte und veraltete Unterlagen aus (achtet aber auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist!). Erst wenn wirklich nichts mehr weg kann, kommt der Ordner ins Archiv.

2. Ordner farbig markieren

Bevor ihr Ordner beschriftet, solltet ihr die Ordnerrücken erneuern: Greift zur Farbe! Ordnerrücken gibt es inzwischen von sehr vielen Firmen in allen möglichen Farben und auch mit verschiedenen Motiven (das ist aber eher etwas für's Private). Schafft euch ein System: z. B. Rot für Reisen, Blau für Personalsachen, Gelb für Veranstaltungen, usw.

3. Ordner richtig beschriften

Ordner mit Titeln wie "diverses" sind in etwa so hilfreich wie eine Wespe beim Grillen. Präzisiert eure Beschriftungen, werdet aber dabei nicht zu ausschweifend. Ein treffendes Wort ("Fuhrpark", "Reisen", etc.) reicht in den meisten Fällen!

Auch möglich: Zusätzlich das Logo des Kunden auf den Ordnerrücken drucken.

4. Dünne Ordner favorisieren

Wann immer möglich: Zieht einen dünnen Ordner einem dicken vor. Das hat den psychologischen Effekt, dass ihr weniger (unwichtige) Schriftstücke abheftet, da der Ordner "ja eh so klein" ist. Zudem erscheint eine Kategorie beim erstmaligen Anlegen eines Ordners oftmals viel papierlastiger, als sie in Wahrheit ist.

5. Übersichtsseite anlegen

Die erste Seite in jedem Ordner sollte eine Übersichtsseite aufweisen. Auf dieser schreibt ihr die wichtigsten Infos. Ein Beispiel: In meinem Reise-Ordner stehen die Kontaktdaten von unserem Ansprechpartner im Reisebüro, dazu die Notfallnummern der Fluggesellschaften, die wir am häufigsten buchen sowie die Wochenend-Rufnummer unseres Stamm-Autovermieters. Auch hier gilt: Werdet nicht zu ausschweifend!

6. Unterkategorien bilden

Innerhalb des Ordners sollte mit Trennstreifen oder -blättern, die prägnant beschriftet sind, gearbeitet werden. Wenn nötig könnt ihr dort - ähnlich wie auf der Übersichtsseite am Anfang - noch einige ergänzende Notizen zur Rubrik aufschreiben.

Wie bleibt ihr Herr über die vielen Papierordner?

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