Kleine Organisationstools für Sekretärinnen und Assistentinnen

In einem meiner letzten Artikel habe ich euch nützliche Online-Tools für Sekretärinnen und Assistentinnen gezeigt. Heute geht es ebenfalls um hilfreiche Tools, allerdings um "handfeste" Helfer wie Notizbuch, Post-its und Co. Wofür ihr was braucht und wozu ihr es noch benutzten könnt, erfahrt ihr im heutigen Artikel.

Notizbuch

Seid ihr auch eine Sekretärin, die kleine To Do's und Infos auf lose Zettelchen schmiert? Wenn die Zettel erledigt sind, kommen sie in den Müll. So weit, so gut. Aber: Vielleicht braucht ihr die Info später nochmal. Oder ihr habt euch eine Telefonnummer notiert, die euer Chef zurück rufen soll. Nach erledigtem Anruf kommt der Zettel in den Müll, aber was passiert, wenn euer Chef morgen nochmal mit demjenigen telefonieren möchte? Deshalb: Besorgt euch ein Notizbuch* und kritzelt dort alles hinein, was ihr sonst auf die Zettel geschrieben habt. So könnt ihr auch noch auf Infos zurückgreifen, die schon vor Wochen passé waren. Euer Chef wird staunen!

 

Extra-Tipp: Ihr habt während der Arbeit viele Ideen, die ihr später umsetzen möchtet? Super! Dreht euer Notizbuch* einmal herum und notiert dort alles, was euch in den Sinn kommt. So vergesst ihr keine eurer Ideen und habt sie jederzeit griffbereit!

Post-its

Post-its* können wirklich hilfreich sein. Aber bitte, liebe Kolleginnen und Kollegen: Verzichtet auf Post-its auf eurem Bildschirm!! Das versetzt euch in Stress und Hektik ("Ohje, ich habe noch so viel abzuarbeiten"), sieht unprofessionell aus und ihr werdet am Ende den Überblick verlieren. Das ist nicht Sinn und Zweck von Post-its!

Post-its* können aber sehr hilfreich sein, wenn ihr z. B. für euren Chef einen Artikel in einer Zeitschrift markieren wollt. Wenn ihr Fragen zu einem Schriftstück habt, welche erst später am Tag geklärt werden können, klebt euch ein Post-it darauf. Seid kreativ - aber bitte vermeidet eine exzessive Nutzung der kleinen Helferlein!

farbige Mappen

Farbige Mappen, in die ihr lose Blätter reinlegt, können vielfältig eingesetzt werden. Wir benutzen z. B. für unsere Eingangspost vier verschiedenfarbige Mappen: 

  • rote Mappe* = Post mit hoher Priorität
    Diese Mappe wird relativ zügig bearbeitet.
  • gelbe Mappe* = "normale" Post
    Das ist Post, die weder wichtig noch unwichtig ist. Sie wird allerspätestens am Folgetag abgearbeitet.
  • orange Mappe* = Termine
    Hier kommt alles rein, was mit Terminsachen zu tun hat: Einladungen, Unterlagen für Meetings, etc.
  • grüne Mappe* = Post mit niedriger Priorität
    Diese Mappe wird mit Zeitschriften, Flyern, usw. gefüllt und kann ruhig ein paar Tage liegenbleiben. 

Die farbigen Mappen haben den Vorteil, dass wir alle sofort auf einen Blick sehen, was wichtig ist und was erst einmal vernachlässigt werden kann. 

Flüssigkleber

"Was? Flüssigkleber? Wozu soll der denn gut sein (außer für das Offensichtliche)?" 
Nun, Flüssigkleber* kann tatsächlich sehr nützlich sein - und zwar, wenn ihr mehrere Blätter zusammenheften müsst, aber nicht wollt, dass in euren Ordner die linke obere Blattseite wahnsinnig viel Raum einnimmt, wohingegen auf der rechten, ungetackterten Seite noch viel Platz wäre. Die einfache Lösung: Anstatt die Unterlagen zusammenzutackern, klebt sie mit Flüssigkleber* zusammen! So spart ihr euch in euren Ordnern eine Menge Platz.

Einsätze für Schreibtischschubladen

Vermutlich habt ihr in eurer obersten Schreibtischschublade einen Einsatz für Stifte und Kleinmaterial wie Radiergummi und Tipp-Ex*. Hier ist die Ordnung also schonmal hergestellt. Doch wie sieht es in den restlichen Schubladen aus? Habt ihr hier auch Einsätze oder wird beim Auf- und Zuziehen der Inhalt der Schublade jedes Mal wild durcheinander geschoben? Dabei muss es nicht der teure "Spezialeinsatz" für Schreibtischschubladen sein. Zur Not funktionieren auch kleine Schuhkartons wunderbar (z. B. für Kinderschuhe oder die schmalen Kartons für Ballerinas)! Auch in Baumärkten und Möbelhäusern gibt es zahlreiche Einsätze*, die ursprünglich für Schrauben oder Badutensilien geschaffen wurden - doch wer sagt, dass diese nicht auch Ordnung in unseren Schreibtisch* bringen können? :) 

Welches Helferlein möchtet ihr in eurem Sekretariat nicht mehr missen? 

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Kommentare: 2
  • #1

    Sonja (Freitag, 06 Oktober 2017 12:39)

    Schöner Artikel und gute Tipps! Allerdings muss ich wirklich sagen, dass ein digitales Notizbuch für mich heute viel besser ist. Wenn einem unterwegs noch ein TO DO einfällt, dann kann man es einfach hinzufügen, ohne wieder einen Extrazettel zu machen. Vergangene Notizen können einfach archiviert werden, sodass sie einen nicht stören und, wenn der Chef doch nochmal auf eine alte Aufgabe zurück kommt, ist sie einfach wiederzufinden. Natürlich kommen manche besser mit geschriebenen Zetteln aus, aber selbst die können bei Evernote (das Onlinenotizbuch, das ich nutze) eingefügt werden. Hier mal der gekürzte Link, falls ihr es euch angucken wollt: http://clk.im/assistant_001

  • #2

    Anja (Freitag, 06 Oktober 2017 15:55)

    Hallo Sonja,
    danke für das positives Feedback! Evernote finde ich ebenfalls sehr nützlich und habe dies auch im Artikel "Nützliche Online-Tools fürs Sekretariat" erwähnt (https://www.kreative-assistenz.de/online-tools-fuers-sekretariat).
    Viele Grüße
    Anja