Outlook Tipps: Wie ihr E-Mails zeitverzögert sendet

Ihr kennt das bestimmt: Euer Chef möchte eine E-Mail erst nach einer wichtigen Besprechung versenden, der Text ist aber bereits fertig. Das Dilemma: Die Besprechung wird sicher Ewigkeiten dauern, und ihr wollt Feierabend machen. Aussichtslos? Keineswegs! Wie ihr mit Microsoft Outlook eine E-Mail zeitverzögert sendet, zeige ich euch heute:

Zuallererst macht ihr eure E-Mail ganz normal fertig, so als würdet ihr sie gleich absenden (sprich, Empfänger, Betreff und natürlich den Text einfügen). Dann kommt der einfache, aber wirklich effektive Clou: Im Reiter Optionen findet ihr den Button "Übermittlung verzögern".

Wenn ihr darauf klickt, öffnet sich ein Fenster namens "Eigenschaften". Hier könnt ihr allerlei einstellen, doch uns interessieren momentan nur die Übermittlungsoptionen. 

Dort könnt ihr unter "Übermittlung verzögern bis" nicht nur das Datum, sondern auch eine genaue Uhrzeit einstellen. Möglich sind neben halben und ganzen Stunden auch genaue Minuten (z. B. 18:54 Uhr). 

 

Wenn ihr das eingestellt habt, müsst ihr nur noch auf "Schließen" drücken. Ein "OK"-Feld gibt's hier leider nicht. Ihr seht jedoch, dass die Einstellungen übernommen wurden, wenn das Feld "Übermittlung verzögern" (in den Optionen) grau hinterlegt ist.

 

Der zeitverzögerten Versendung eurer E-Mails steht jetzt also nichts mehr im Wege - übrigens auch, wenn euer Computer heruntergefahren ist (Voraussetzung dafür: Euer Unternehmen arbeitet mit einem Exchange Server! Ansonsten wird die E-Mail erst verschickt, wenn ihr euren PC wieder hochfahrt).

Sendet ihr oft E-Mails mit Zeitverzögerung ab? 

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Kommentare: 5
  • #1

    Niki (Mittwoch, 03 August 2016 07:30)

    Hallo,
    vielen Dank für den simplen und dennoch genialen Hinweis! Bisher habe ich noch nie Mails verzögert versendet.... wusste ja auch nicht wie! Eventuell kann ich die Funktion jedoch vor meinem zweiwöchigem Urlaub verwenden!
    Weiterhin viel Erfolg bei Deinem Blog.
    Freue mich jetzt schon auf weitere Beiträge!
    Beste Grüße aus Berlin,
    Niki

  • #2

    Carola (Donnerstag, 04 August 2016 11:51)

    Hallo zusammen,
    das verzögerte Senden funktioniert aber nur, wenn der PC auch angeschaltet bleibt (also auch über Nacht oder das Wochenende)....
    Beste Grüße von Carola

  • #3

    Anja (Donnerstag, 04 August 2016 14:03)

    Hallo Nici,
    schön, dass ich dir helfen konnte! :)

    Liebe Carola,
    Jein - prinzipiell stimmt es schon, dass die zeitverzögerte Versendung nur bei eingeschaltetem Computer funktioniert. Doch wir arbeiten zum größten Teil (würde ich zumindest so behaupten) mit einem Exchange Server im Unternehmen. Dieser ermöglicht, dass die Mail auch verschickt wird, wenn unser PC heruntergefahren ist! Das werde ich im Beitrag noch zur Erklärung ergänzen.

    Viele Grüße

    Eure Anja

  • #4

    Roseline (Donnerstag, 25 August 2016 15:08)

    Hallo zusammen,
    mein erster Versuch ist leider gescheitert.
    Da ich ein verlängertes Wochenende vor mir hatte und meine Vertretung selbst aus dem Urlaub kam wollte ich meine Kollegin auf diesem Wege die wichtigsten Informationen zukommen lassen.
    Unser Unternehmen verfügt über einen Exchange Server, weshalb ich vor dem Wochenende meinen PC heruntergefahren habe.
    Als ich mein Postfach am ersten Arbeitstag geöffnet habe lag die Mail noch im Postausgang ... dort lag sie noch eine Stunde später.
    Also ist es leider gründlich schief gegangen und mein Chef musste meine Kollegin über alles informieren.
    Unsere IT recherchiert zurzeit, woran es gelegen hat. Ich melde mich, sobald ich brauchbare Auskünfte erhalten habe.
    Bis dahin würde ich dringend empfehlen, einen Test mit heruntergefahrenen PC und einen mit eingeschalteten PC durchzuführen.
    Beste Grüße aus Oberhausen von Roseline

  • #5

    Anja (Donnerstag, 25 August 2016 16:06)

    Hallo Roseline,

    ohje, das ist aber sehr ärgerlich!

    Aber vielen Dank für den wichtigen Hinweis, beim ersten Mal vorsichtshalber einen "Test" durchzuführen, ob die Zeitverzögerung auch wirklich funktioniert.

    Sobald du eine Rückmeldung von eurer IT hast, würde ich (und bestimmt auch alle weiteren Leser) mich sehr freuen, wenn du die Erkenntnisse mit uns teilst. Eventuell kann ich das dann noch in den Artikel mit einfließen lassen?!

    Sonnige Grüße

    Eure Anja