Zeitmanagement: Das Pareto-Prinzip

Die 80:20-Regel, wie das Pareto-Prinzip auch genannt wird, ist schon über 100 Jahre alt. Sie wurde vom Ökonomen Vilfredo Pareto aufgestellt, als er das italienische Volksvermögen untersucht hat (und zum Schluss kam, dass 80 % des Vermögens 20 % der Italiener gehörten). Seitdem wird diese Zeitmanagement-Methode auf alle Lebensbereiche angewandt. Ob sie auch für den Alltag im Sekretariat taugt?

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Das Pareto-Prinzip anhand eines persönlichen Beispiels

Das Pareto-Prinzip soll dir bewusst machen, dass ein kleiner Teil (20 %) für die Mehrzahl der Ergebnisse (80 %)  verantwortlich ist. 

 

Dazu ein persönliches Beispiel:

Ich bin ein Perfektionist. Wenn ich eine PowerPoint-Präsentation erstelle, sind alle Bilder exakt gleich ausgerichtet. Auch den Text habe ich mehrmals auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik überprüft. Mag sein, dass die Präsentation nun "tadellos" ist, doch ich habe zwei Stunden für diese Perfektionierung gebraucht (für die Texte und die Bildauswahl dagegen nur eine halbe Stunde). Wenn ich ehrlich bin, weiß ich: Es sieht kein Mensch, ob die Bilder einen Millimeter weiter links stehen oder nicht. Somit verschwende ich sehr viel Zeit! Zeit, die ich für andere Aufgaben oder auch für einen netten Plausch mit den Kollegen hätte aufwenden können.

Das Pareto-Prinzip im Sekretariat

Das bedeutet für dich als Sekretärin oder Assistentin: Wenn du herausfindest, mit welchen 20 % du 80 % deines Erfolges generierst, wirst du sehr viel produktiver und effektiver arbeiten. 

 

Allerdings heißt das im Umkehrschluss nicht, dass du alle Aufgaben nur noch zu 80 % erledigen sollst. Einige Sachen müssen einfach zu 100 % gemacht werden, z. B. die Beantwortung der E-Mails. Es wäre ebenfalls ein Trugschluss, 20 und 80 zu 100 zu addieren. Das Pareto-Prinzip besagt lediglich, dass 20 % unseres Einsatzes für 80 % des Erfolges stehen können. Können - nicht müssen!

Wie ist deine Meinung zum Pareto-Prinzip? 

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