Das Pareto-Prinzip

Die 80:20-Regel, wie das Pareto-Prinzip auch genannt wird, ist schon über 100 Jahre alt. Sie wurde vom Ökonomen Vilfredo Pareto aufgestellt, als er das italienische Volksvermögen unter die Lupe genommen hat (und zum Schluss kam, dass 80 % des Vermögens 20 % der Italiener gehörten). Seitdem wird diese Methode auf alle Lebensbereiche angewandt. Doch können wir dieses Prinzip auch im Sekretariatsalltag anwenden?

Es muss nicht immer 80:20 sein; das Pareto-Prinzip soll uns lediglich bewusst machen, dass ein kleiner Teil für die Mehrzahl der Ergebnisse verantwortlich ist (Beispiel: 20 % unserer Schuhe tragen wir 80 % der Zeit).


Dazu ein persönliches Beispiel: 

Auch ich bin ein Perfektionist. Wenn ich eine PowerPoint-Präsentation erstelle, sind alle Bilder exakt gleich ausgerichtet und ich habe den Text mehrmals auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik überprüft. Mag sein, dass die Präsentation jetzt "tadellos" ist, doch ich habe zwei Stunden für diese Perfektionierung gebraucht (für die Texte und die Bildauswahl dagegen nur eine halbe Stunde). Und wenn wir ehrlich sind: Es sieht eh keiner, ob die Bilder einen Millimeter weiter links stehen oder nicht. Somit verschwende ich viel Zeit! Zeit, die ich sonst für eine andere Aufgabe oder auch mal für einen netten Plausch mit einem Kollegen hätte aufwenden können. 

Das bedeutet für uns als Sekretärinnen und Assistentinnen: Wenn wir herausfinden, mit welchen 20 % wir 80 % unseres Erfolges generieren, werden wir sehr viel produktiver und effektiver sein. Dazu müssen wir unseren Perfektionismus ablegen, denn das sind genau die 20 %, die 80 % unserer Zeit rauben. Ein schlechter Deal!

Allerdings heißt das im Umkehrschluss nicht, dass wir alle Aufgaben nur noch zu 80 % erledigen sollen. Einige Sachen müssen einfach zu 100 % gemacht werden, z. B. die Beantwortung der Post und der E-Mails. Es wäre ebenfalls ein Trugschluss, 20 und 80 zu 100 zu addieren. Das Pareto-Prinzip besagt nur, dass 20 % unseres Einsatz für 80 % des Erfolgs stehen können. Können, nicht müssen!

Habt ihr auch schon (positive) Erfahrungen mit dem Pareto-Prinzip gemacht?

Die Artikelserie

Im vorherigen Teil der Artikelserie "Selbst-/Zeitmanagement: Eine Übersicht über Methoden und Techniken" haben wir uns mit der ABC-Analyse beschäftigt. Viel Spaß beim Lesen, Teilen und Kommentieren!

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