Zeitmanagement: Die Pomodoro-Technik

In den 80er Jahren hat der Italiener Francesco Cirillo mit einer Küchenuhr, die das Aussehen einer Tomate hatte, die Pomodoro-Technik entwickelt. Seitdem hat diese Zeitmanagement-Technik viele Fans gewonnen, auch ich zähle mich dazu. Wie Pomodoro funktioniert und welche Vorteile sie bietet, erfährst du hier:

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Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Die Technik, die sich hinter Pomodoro verbirgt, ist denkbar einfach: Du notierst deine To Do's, fokussierst dich auf diese für volle 25 Minuten, hakst ab was du geschafft hast und machst anschließend eine fünfminütige Pause. Nach vier "Pomodori" - also nach 100 Minuten konzentriertem Arbeiten mit insgesamt 15 Minuten Pause - gibt es eine längere Pause von ca. 30 Minuten am Stück. Dann fängst du wieder von vorne an - so lange, bis du deine Aufgaben erledigt oder du Feierabend hast! 

 

Für die 25-Minuten-Intervalle solltest du dich abschotten, so gut es geht. Sprich, Telefon umleiten, E-Mail-Empfang ausschalten, Handy in den Flugmodus und ein Schild vor die Tür mit "Bitte nicht stören!".

Die Vorteile der Pomodoro-Technik (und ein Nachteil)

Schauen wir uns zuerst den Nachteil der Pomodoro-Technik an: Für eine Sekretärin wird es verdammt schwierig, 25 Minuten am Stück ohne Störung zu arbeiten, wenn der Chef im Haus ist! Solange er nicht in Besprechungen festgenagelt ist, musst du mit einer Unterbrechung rechnen. Dasselbe gilt für das Telefon: Ich kenne nur wenige Sekretariate, die über einen längeren Zeitraum hinweg das Telefon auf Kollegen oder die Zentrale umstellen dürfen. 

 

Doch es gibt auch zahlreiche Vorteile:

  • Jegliche Ablenkung wird unterbunden, du kannst dich zu 100 % auf deine Aufgabe konzentrieren
  • Daraus folgt eine höhere Produktivität
  • Du lernst, Zeiten besser einzuschätzen
  • Du bist am Ende des Tages zufriedener, da du mehr als sonst geschafft hast
  • Du hast deine To Do Liste voll im Griff

Ready, set, go!

Die Zeit messen bzw. stoppen kannst du entweder mithilfe eines Timers (z. B. auf dem Smartphone) oder - wie der Erfinder Francesco Cirillo es gemacht hat - mit einer Eieruhr. Es gibt auch zahlreiche Apps, die speziell für die Pomodoro-Technik entwickelt wurden. Ich arbeite mit der Android-App "Clear Focus". Sie ist kostenlos, sehr einfach zu bedienen und unterbindet während meiner 25-Minuten-Intervalle alle Störfaktoren wie Internet und Anrufe. So kann ich effizient arbeiten!

Was tun in den Pausen?

Vielleicht sagst du dir, dass eine Unterbrechung von 5 Minuten keine wirkliche Pause ist. Dem widerspreche ich: Denn in diesen 5 Minuten sollst du dir nicht beim Bäcker etwas zu Essen holen oder einen Spaziergang durch den Park machen, sondern du sollst die Zeit für eine kurze Entspannungsphase nutzen! Mache z. B. Dehnübungen oder starre einfach nur aus dem Fenster. Hauptsache, du bist nach den 5 Minuten erholt und kannst dich wieder zu 100 % auf deine Aufgaben konzentrieren!

Die Pomodoro-Technik in der Praxis

Ich bin ein großer Fan der Pomodoro-Technik. Wenn ich zuhause an meinem Blog arbeite, dann (fast) ausschließlich mit diesem Zeitmanagement-Tool! Bevor ich mit der ersten Pomodoro-Einheit starte, plane ich den Ablauf. Ich notiere, welche Aufgaben ich schaffen möchte und in welcher Reihenfolge (Stichwort Prioritätensetzung). Ich kenne jedoch auch andere, die die ersten 25 Minuten für diese Planung aufwenden. Welche Methode dir mehr zusagt, musst du selbst entscheiden! 

 

Im Sekretariat würde ich zwar auch gerne mit der Pomodoro-Technik arbeiten (da ich damit ungeheuer effizient vorankomme), doch das funktioniert leider nicht so ganz. Zwar wende ich die Methode an, wenn meine Chefs Urlaub haben oder beide in längeren Besprechungen sind, doch Störungen durch Telefonate oder auch durch Kollegen kann ich trotzdem nicht unterbinden. 

Arbeitest du mit der Pomodoro-Technik? Wie integrierst du sie in deinen Alltag im Sekretariat?

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