10 Tipps zum produktiven Arbeiten

Das Telefon klingelt pausenlos, dein Posteingang wird geflutet, die Kollegen geben sich die Klinke in die Hand und der Chef gibt dir permanent Anweisungen. Produktiv arbeiten? Kaum möglich! Was du außer einem "Bitte nicht stören"-Schild tun kannst, um produktiv zu arbeiten, habe ich in 10 Tipps zusammengefasst.

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3 Tipps für den Morgen

#1: Jeden Tag zur selben Uhrzeit starten

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wenn du es gewohnt bist, um 7 Uhr mit der Arbeit zu beginnen, dann ist dein Geist in der Regel auch um 7 Uhr bereit für die Arbeit. Plane deinen Tag also nach deinen Gewohnheiten! 

Mehr zum Thema "Morgenroutine" gibt's hier zu lesen.

 

#2: Tag strukturieren

Bevor du dich in die Arbeit stürzt, solltest du deinem Tag Struktur verleihen. Tue das mithilfe von To-Do-Listen oder Online-Tools. Priorisiere deine Aufgaben (z. B. mithilfe der ABC-Analyse oder der Eisenhower-Methode) und denke bei allen Besprechungen darüber nach, ob deine Anwesenheit wirklich sinnvoll und von Nöten ist. 

 

#3: "Eat the frog" - das Schwierigste zuerst!

Fange immer mit der Aufgabe an, die dich am meisten fordert, am wichtigsten ist oder dir am wenigsten Spaß macht. Schiebe das nicht auf! Du wirst sehen: Wenn du diese Aufgabe vom Tisch hast, wirst du dich befreit fühlen, was dich wiederrum für den restlichen Tag beschwingt und motiviert. 

2 Tipps für den Nachmittag

#1: Gesunde Mittagspause

Wie fühlst du dich, wenn es in der Kantine zu Mittag Currywurst mit Pommes gab? Bestimmt nicht energiegeladen und voller Tatendrang. Greife lieber zu einer leichten Mahlzeit mit viel Gemüse und komplexen Kohlenhydraten. Ideal ist es, wenn du danach noch Zeit für einen kurzen Spaziergang im Grünen hast. 

 

#2: Nachmittags ruhiger angehen lassen

Lege weniger anspruchsvolle Aufgaben auf den Nachmittag. Denn dein Energielevel sinkt um diese Tageszeit, du wirst müde und unkonzentriert. Nutze diese Atempause sinnvoll, indem du z. B. Ablage machst, Telefonate führst oder Botengänge erledigst. 

5 Tipps für zwischendurch

#1: Deadlines setzen

Wenn du an größeren Projekten sitzt oder an Aufgaben, die du nicht an einem Tag abarbeiten kannst, zerteile diese in Teilaufgaben und setze dir Deadlines. Das Wichtigste bei Deadlines ist übrigens, sich an diese zu halten ;-). Vergiss jedoch nicht, einen realistischen Puffer einzubauen. Als Sekretärin weißt du: Es kommt immer anders als man denkt!

 

#2: Smartphone, Musik, Radio: Ausschalten!

Schon kleine Unterbrechungen (z. B. das klingelnde Telefon) können dich aus deinen Gedanken herausreißen. Wenn du gerade an einer schwierigen Aufgabe herumtüftelst, sind Ablenkungen in Form von Musik, Radio oder deinem Smartphone alles andere als förderlich. Deshalb: Ausschalten und weg damit!

 

#3: Beim Thema bleiben mit der Pomodoro-Technik

Du willst dieses eine To Do jetzt endlich erledigen, schweifst aber immer wieder ab? Dann versuche es mit der Pomodoro-Technik: Hier setzt du dir Zeitlimits von 25 Minuten, in denen du fokussiert arbeitest. Dann kommt eine kurze Pause von 5 Minuten, und das Spiel geht von vorne los. Da im Sekretariat meistens viel los ist, hänge dir ein "Bitte nicht stören"-Schild vor die Tür. Ansonsten wird das nichts mit dem produktiven Arbeiten! 

Wenn du mehr zur Pomodoro-Technik erfahren willst, kannst du hier nachlesen, wie sie genau funktioniert.

 

#4: Aufgaben bündeln

Auch im Sekretariat gibt es Aufgaben, die sich stetig wiederholen (z. B. Rechnungen). Sammle diese Aufgaben und bearbeite sie in einem Rutsch. Das spart spart und du bleibst bei einer Sache, wodurch Fehler reduziert werden. 
Mehr zum Thema "Aufgaben bündeln" kannst du hier nachlesen.

 

#5: Bewusst Pausen einlegen

Niemand kann sich stundenlang auf eine Sache konzentrieren. Die Konzentration nimmt bereits nach 15 Minuten drastisch ab, spätestens nach einer halben Stunden widmet man sich (wenn auch unbewusst) anderen Gedanken. Dagegen helfen bewusste Pausen: Schaue ca. alle 20 Minuten aus dem Fenster, strecke dich oder gehe ein Stück. Auch der Weg zu Kollegen oder zu Meetings kannst du "bewusst" nutzen und deinen Gedanken freien Lauf lassen, anstatt zu telefonieren oder deine E-Mails auf dem Smartphone zu checken.

Welche Tipps hast du noch für uns, um produktiv zu arbeiten? Teile sie in den Kommentaren!

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