10 Tipps zum produktiven Arbeiten

Produktiv arbeiten
Bild von Pixabay; Fotograf: Skitterphoto

Das Telefon klingelt mal wieder pausenlos, euer Posteingang wird regelrecht geflutet (und bei jeder neuen E-Mail "pingt" es in diesem schrägen Ton), die Kollegen geben sich die Klinke in die Hand und der Chef grummelt beim Rein- und Rausgehen Anweisungen. Produktiv arbeiten ist da kaum möglich! Was ihr außer dem klassischen "Bitte nicht stören"-Schild und der "stillen Stunde" noch tun könnt, um produktiv zu arbeiten, erfahrt ihr im heutigen Artikel. 

Tipps für den Morgen

  1. Jeden Tag zur selben Uhrzeit starten
    Der Mensch ist ein Gewohnheitstier - und wenn ihr es gewohnt seid, um 7 Uhr mit der Arbeit zu beginnen, dann ist euer Geist in der Regel auch um 7 Uhr bereit für die Arbeit.

  2. Tag strukturieren
    Bevor ihr euch in die Arbeit stürzt, solltet ihr euren Tag eine gewisse Struktur verleihen. Tut das mithilfe von To Do Listen oder Online-Tools. Priorisiert eure Aufgaben (z. B. mit der ABC-Analyse oder dem Eisenhower-Prinzip) und denkt bei allen Besprechungen darüber nach, ob eure Anwesenheit wirklich sinnvoll und von Nöten ist - ganz im Sinne von "Cut the crap"!

  3. "Eat the frog" - das Schwierigste zuerst!
    Fangt immer mit der Aufgabe an, die euch am meisten fordert, am wichtigsten ist oder euch am wenigsten Spaß macht. Schiebt das nicht auf! Ihr werdet sehen: Wenn ihr das vom Tisch habt, werdet ihr euch befreit fühlen, was euch wiederrum für den restlichen Tag beschwingt und motiviert.

Tipps für den Nachmittag

  1. Mittagspause
    Wie fühlt ihr euch, wenn es in der Kantine mal wieder Currywurst mit Pommes zu Mittag gab? Bestimmt nicht energiegeladen und voller Tatendrang. Greift lieber zu einer leichten Mahlzeit mit viel Gemüse und komplexen Kohlenhydraten. Ideal ist es, wenn ihr danach noch Zeit für einen kurzen Spaziergang im Grünen habt. 

  2. Nachmittags ruhiger angehen lassen
    Legt weniger anspruchsvolle Aufgaben auf den Nachmittag. Denn euer Energielevel sinkt um diese Tageszeit, ihr werdet müde und unkonzentriert. Nutzt diese Atempause sinnvoll, indem ihr z. B. Ablage macht, Telefonate führt und Botengänge erledigt.

Tipps für zwischendurch

  1. Deadlines setzen
    Wenn ihr an größeren Projekten sitzt (oder an Aufgaben, die ihr nicht an einem Tag schaffen könnt), zerteilt diese in Teilaufgaben und setzt euch Deadlines. Das Wichtigste bei Deadlines ist übrigens, sich an diese zu halten ;-). Vergesst jedoch nicht, einen realistischen Puffer einzubauen. Wir Sekretärinnen wissen ja: Es kommt immer anders als man denkt!

  2. Smartphone, Musik, Radio: Ausschalten!
    Schon kleine Unterbrechungen - z. B. das klingelnde Telefon - können uns komplett aus unseren Gedanken herausreißen. Wenn wir gerade an einer schwierigen Aufgabe herumtüfteln, sind Ablenkungen in Form von Musik, Radio oder gar unserem Smartphone alles andere als förderlich. Deshalb: Ausschalten und weg damit!
  3. Beim Thema bleiben
    Ihr wollt dieses eine To Do jetzt endlich erledigen, schweift aber immer wieder ab? Dann versucht es mal mit der Pomodoro-Technik: Hier setzt ihr euch Zeitlimits von 25 Minuten, in denen ihr fokussiert arbeiten könnt. Dann kommt eine kurze Pause von 5 Minuten, und das Spiel geht wieder von vorne los. Da bei uns im Sekretariat meistens viel los ist, hängt euch ein "Bitte nicht stören"-Schild vor die Tür - ansonsten wird das nichts mit dem produktiven Arbeiten! Wer sich näher für die Pomodoro-Technik interessiert, kann hier nachlesen, wie sie genau funktioniert.
     
  4. Aufgaben bündeln
    Auch im Sekretariat gibt es Aufgaben, die sich stetig wiederholen (z. B. Rechnungen). Sammelt diese Aufgaben und arbeitet sie in einem Rutsch durch - das spart Zeit und ihr bleibt bei einer Sache, wodurch auch die Fehlerhäufigkeit reduziert wird. Mehr dazu könnt ihr hier nachlesen.

  5. Bewusst Pausen einlegen
    Niemand kann sich stundenlang auf eine Sache konzentrieren. Unsere Konzentration nimmt schon nach rund 15 Minuten ab, spätestens nach einer halben Stunden widmen wir uns (wenn auch unbewusst) anderen Gedanken. Dagegen helfen bewusste Pausen: Schaut ca. alle 20 Minuten aus dem Fenster, streckt euch oder geht ein Stück. Auch der Weg zu Kollegen oder zu Meetings könnt ihr "bewusst" nutzen und euren Gedanken einfach mal freien Lauf lassen, anstatt schon wieder am Telefon zu hängen oder im Gehen eure E-Mails zu checken.

Welche Tipps habt ihr, um produktiv zu arbeiten? 

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Kommentare: 1
  • #1

    Katharina (Samstag, 10 September 2016 11:18)

    Genialer Artikel! Danke schön! Ich muss diese Tipps unbedingt notieren. Auβerdem kann ich auch etwas zu diesem Thema empfehlen. Letztens habe ich Kanban kennen gelernt. Dieses Werkzeugt erlaubt, Zeitdruck zu vermeiden oder gegebenfalls besser beherrschen. Wir können die Aufgaben richtig und sinnvoll planen – die Arbeit läuft einwandfrei ab und wir wissen, wie viel Zeit die einzelnen Aufträge in Anspruch nehmen. Dazu können Sie lesen: https://kanbantool.com/de/personliches-kanban. Liebe Grüβe!