6 Tipps für produktive Meetings

Wir alle kennen die unzähligen Studien über ineffiziente Meetings und wie viel Geld diese unproduktive Zeit kostet. Doch Hand aufs Herz: Wurde bei dir im Unternehmen deswegen etwas geändert? Wahrscheinlich nicht! Doch du musst nicht gleich alle Besprechungen absagen. Schlage deinem Vorgesetzten folgende sechs Tipps vor, die die Meetings wesentlich produktiver machen werden: 

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Tipp #1: Klares Ziel

Jedem Besprechungsteilnehmer muss klar sein, warum gerade er bzw. sie an diesem Meeting teilnimmt. Wurde das im Vorfeld nicht geklärt (z. B. durch das Verteilen von relevanten Unterlagen), ist keine produktive Besprechung gewährleistet. Im schlimmsten Fall muss das Meeting deswegen abgebrochen bzw. verschoben werden. Sorge also für eine klare Richtung!

Tipp #2: Kompakte Tagesordnung

Wenn für das Meeting eine Stunde Zeit eingeplant ist, ist es unrealistisch, zehn ausufernde Themen besprechen zu wollen. Setze das Wichtigste an den Anfang und bitte die Gesprächspartner, sich möglichst kurz zu fassen. Lässt sich die Tagesordnung partout nicht "kleinkriegen", vereinbare lieber einen zweiten Termin.

Tipp #3: Kleiner Teilnehmerkreis

Nicht nur die Tagesordnung muss kompakt sein, auch der Teilnehmerkreis sollte sich auf die wichtigsten Personen beschränken. Wie viel unnötige Zeit in Meetings verbracht wird, weil man "fehl am Platz" ist, muss ich bestimmt nicht näher ausführen, oder? ;-)

Tipp #4: Redezeit begrenzen

Wie bei Tipp #2 bereits angesprochen, sollten alle Teilnehmer auf die knappe Zeit hingewiesen werden. Funktioniert das nicht bzw. halten sich die Gesprächspartner nicht daran, probiere es mit "Speed Speech". Wie beim Speed Dating bekommt jeder Redner eine begrenzte Redezeit (z. B. fünf Minuten). Schafft er es in diesem abgesteckten Rahmen nicht, seine Punkte vorzustellen, hat er Pech gehabt - der Nächste ist dran!

Tipp #5: Netiquette einführen

Wenn du mit Kollegen zum Mittagessen gehst, würdest du sicherlich nie auf die Idee kommen, ihnen in die Suppe zu spucken. Doch genau das passiert ständig in Meetings! Teilnehmer hören nicht zu, lesen E-Mails oder checken ihre Nachrichten auf WhatsApp. Das ist nicht nur unfreundlich, es stört auch das Meeting! Führe deshalb eine für alle geltende (auch für den Chef!) Netiquette ein, die die Produktivität der Meetings sicherstellt.

Tipp #6: To Do's schriftlich festhalten

Es muss kein ausführliches Protokoll sein, doch die wichtigsten To Do's sollten für alle schriftlich festgehalten werden. So verhinderst du die typischen "Ich habe das anders verstanden"- und "Ich dachte, das macht Herr Schmidt!"-Ausreden.

Hast du noch weitere Tipps für produktive Meetings? Teile sie mit uns in den Kommentaren!

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