6 Tipps für produktive Meetings

Produktive Meetings
Bild von Pixabay; Fotograf: jarmoluk

Wir alle kennen die unzähligen Studien über ineffiziente Meetings und wie viel Geld diese unproduktive Zeit kostet. Doch Hand aufs Herz: Wurde bei euch im Unternehmen deswegen etwas geändert? Wahrscheinlich nicht! Doch deswegen müsst ihr nicht gleich alle Besprechungen absagen. Schlagt folgende sechs Tipps vor, die eure Meetings wesentlich produktiver machen:

1) Klares Ziel

Jedem Besprechungsteilnehmer muss klar sein, warum gerade er bzw. sie an diesem Meeting teilnimmt. Wurde das im Vorfeld nicht abgeklärt (z. B. durch das Verteilen von relevanten Unterlagen), ist keine effiziente Besprechung gewährleistet. Im schlimmsten Fall muss das Meeting deswegen abgebrochen bzw. verschoben werden! Sorgt also für eine klare Richtung.

2) Kompakte Tagesordnung

Wenn ihr für euer Meeting eine Stunde Zeit eingeplant habt, ist es unrealistisch, zehn ausufernde Themen besprechen zu wollen. Setzt das Wichtigste an den Anfang und bittet eure Gesprächspartner, sich möglichst kurz zu fassen. Lässt sich die Tagesordnung partout nicht "kleinkriegen", vereinbart lieber einen zweiten Termin. 

3) Kleiner Teilnehmerkreis

Nicht nur die Tagesordnung sollte kompakt gehalten werden, auch der Teilnehmerkreis sollte sich auf die wichtigsten Personen beschränken. Wie viel unnötige Zeit in Meetings verbracht wird, weil man "fehl am Platz" ist, muss ich ja bestimmt nicht näher ausführen ;). 

4) Redezeit begrenzen

Wie bei Punkt 2) schon angesprochen, solltet ihr alle Teilnehmer auf die knappe Zeit hinweisen. Funktioniert das nicht bzw. halten sich eure Gesprächspartner nicht daran, probiert "Speed Speech" aus: Wie beim Speed Dating bekommt jeder Redner nur eine begrenzte Redezeit (fünf oder zehn Minuten). Schafft er es in diesem abgesteckten Rahmen nicht, seine Punkte vorzustellen, hat er leider Pech gehabt - der Nächste ist dran!

5) Netiquette einführen

Wenn ihr mit Kollegen zum Mittagessen* geht, würdet ihr sicherlich nie auf die Idee kommen, ihnen in die Suppe zu spucken. Doch genau das passiert ständig in Meetings! Teilnehmer hören nicht zu, lesen E-Mails* oder checken ihre WhatsApp-Nachrichten. Das ist nicht nur unfreundlich, sondern stört auch das Meeting! Führt deswegen eine für alle geltende (also auch für den Chef geltende!) Netiquette ein, die die Produktivität eurer Meetings sicherstellt.

6) To Do's schriftlich festhalten

Es muss ja nicht gleich ein ausführliches Protokoll sein, doch die wichtigsten To Do's sollten für alle schriftlich festgehalten werden. So verhindert ihr die typischen "Ich habe das aber anders verstanden"- und "Ich dachte, das macht Bernd!"-Ausreden. 

Welche weiteren Tipps habt ihr für produktive Meetings? 

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