Reiserichtlinie: Darum sollte dein Unternehmen auch eine haben!

International aufgestellte Unternehmen haben Vertriebsteams, die man selten auf ihren Plätzen sieht. Warum? Weil sie auf Reisen sind! Gehört deine Vertriebsabteilung auch zu den Weltenbummlern? Dann solltest du nicht nur Profi in Sachen Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sein, du solltest auch ein System haben, mit dem Reisen von A bis Z vereinfacht werden (nicht nur für die Organisatoren, auch für den Reisenden selbst). Das klappt ganz wunderbar mit einer Reiserichtlinie! Was dazu gehört, wie du sie erfolgreich in dein Unternehmen einführst und welche Vorteile sie bietet, liest du hier:

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Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Eine Reiserichtlinie ist leider nichts, was sich auf kompakte zwei Seiten zusammenfassen lässt. Folgende Fragen muss die Richtlinie beantworten:

  • Wer darf Flugtickets, Hotels usw. buchen? (Nur die Sekretärin, nur die Personalabteilung, etc.)
  • Wie hoch/teuer dürfen Hotels, Mietwägen, Trinkgelder usw. maximal sein?
  • Wie sieht es mit Reisekostenvorschüssen aus?
  • Darf zum Begleichen der Rechnungen ausschließlich die Firmenkreditkarte verwendet werden oder gibt es Ausnahmen?
  • Darf ein privater PKW benutzt werden?
  • Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen? (gesetzliche Regelungen beachten!)
  • Müssen Reisen, die einen bestimmten Betrag übersteigen, von "höherer Stelle" als dem direkten Vorgesetzten genehmigt werden?
  • Darf ab einer bestimmten Fluglänge auch Business Class gebucht werden?
  • Darf der Reisende Boni, die z. B. durch Vielfliegerprogramme gesammelt werden, privat nutzen?
  • Gibt es eine "Versicherungs-Notfallkarte", die Reisende stets dabei haben müssen?

Natürlich müssen hier - je nach Unternehmen - noch mehr Dinge mit aufgenommen werden. Vielleicht fällt in deiner Firma aber auch etwas weg? Das weißt du selbst am besten!

 

Ich empfehle außerdem einen Anhang, der speziell für die Organisatoren verfasst wurde. Dort hinein kommen Praxisbeispiele, Worst-Case-Szenarien, Checklisten, Versicherungsdaten, Adressen von Botschaften/Konsulaten, Notfall- bzw. Wochenendnummern von Reisebüros, Mietwagengesellschaften, Fluglinien, etc. und zu guter Letzt Kopien von Pässen von Visa. 

 

Wenn das Grundgerüst steht, kann es zudem sinnvoll sein, die Reiserichtlinie um eine Business-Knigge für das Ausland zu ergänzen. Auch Hinweise zu kulturellen Gepflogenheiten können hilfreich sein!

Wie führst du eine Reiserichtlinie erfolgreich in deinem Unternehmen ein?

Der erste, wichtigste und entscheidende Schritt ist, die Geschäftsführung ins Boot zu holen. Ohne deren "Go" musst du gar nicht erst anfangen. Sind diese skeptisch, versuche sie mit Zahlen/Daten/Fakten umzustimmen: "Wenn wir die Flüge künftig zwei Wochen im Voraus buchen, sparen wir xx €. Das sind xx % weniger Kosten!"

 

Nachdem du die Reiserichtlinie entwickelt hast, musst du sie den Reisenden schmackhaft machen. Was sind die Vorteile (siehe auch nächster Abschnitt)? Was springt für die Reisenden dabei heraus? Wenn du viele Skeptiker und Nörgler im Team hast, versuche es mit einem Belohnungssystem (natürlich in Absprache mit der Geschäftsleitung): Wer kostensparend reist und sich an die Reiserichtlinie hält, bekommt einen Tag Extra-Urlaub, Gutscheine, einen Bonus oder sonstige Anreize. Sei kreativ! 

 

Dann geht es an die Kommunikation. Soll die Richtlinie in einem Meeting vorgestellt werden oder reicht ein persönlicher Brief an die Reisenden? Auch nach der Einführung muss die Reiserichtlinie immer und für alle verfügbar sein, z. B. im Intranet.

 

Zwei/drei Monate, nachdem du die Reiserichtlinie eingeführt hast, solltest du prüfen, ob sie auch mit dem Reisealltag harmoniert. Vielleicht muss der ein oder andere Punkt nochmal überarbeitet und an die Praxis angepasst werden. Zu diesem Zeitpunkt ist es auch angebracht, sich bei den Reisenden für die Umsetzung der Richtlinie zu bedanken (vorausgesetzt, dass dies tatsächlich funktioniert). 

Welche Vorteile bietet eine Reiserichtlinie?

Die Vorteile einer Reiserichtlinie liegen praktisch auf der Hand:

  • keine unnötigen Diskussionen mehr ("Warum buchst du nicht Business Class? Da ist es viel bequemer!")
  • Kosteneinsparungen
  • verringter Zeitaufwand für den Organisator
  • Möglichkeit, bestimmte Vorgänge zu standardisieren (z. B. Buchen von Zugtickets), was ebenfalls in einer Zeiteinsparung resultiert
  • Reisende erhalten schneller ihre Abrechnung
  • besseres Controlling

Arbeitet dein Unternehmen mit einer Reiserichtlinie? Wie wird das von den Reisenden angenommen, wo siehst du Verbesserungspotenzial?

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