Reiserichtlinien: Darum solltet ihr auch eine haben!

Reisen
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International aufgestellte Unternehmen haben Vertriebsteams, die man selten auf ihren Plätzen sieht. Warum? Weil sie auf Reisen sind! Gehört eure Vertriebsabteilung auch zu den Weltenbummlern? Dann solltet ihr nicht nur Profis in Sachen Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sein, ihr solltet auch ein System haben, mit dem Reisen von A bis Z vereinfacht werden (nicht nur für die Organisatoren, sondern auch für den Reisenden selbst). Das klappt ganz wunderbar mit Reiserichtlinien! Was dazu gehört, wie ihr sie erfolgreich ins Unternehmen einführt und welche Vorteile sie bieten, schauen wir uns heute an.

Was gehört in die Reiserichtlinien rein?

Reiserichtlinien sind leider nichts, was sich auf kompakte zwei Seiten zusammenfassen lässt. Folgende Fragen muss die Richtlinie beantworten: 

  • Wer darf Flugtickets*, Hotels, usw. buchen? (Nur die Sekretärin, nur die Personalabteilung, etc.)
  • Wie hoch/teuer dürfen Hotels, Mietwagen, Trinkgelder, etc. maximal sein?
  • Wie sieht es mit Reisekostenvorschüssen aus? 
  • Darf zum Begleichen der Rechnungen ausschließlich die Firmenkreditkarte verwendet werden oder gibt es Ausnahmen? 
  • Darf ein privater PKW benutzt werden?
  • Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen? 
  • Müssen Reisen, die einen bestimmten Betrag übersteigen, von "höherer Stelle" als dem direkten Vorgesetzten genehmigt werden? 
  • Darf ab einer bestimmten Fluglänge auch Business Class gebucht werden? 
  • Darf der Reisende Boni, die z. B. durch Vielfliegerprogramme gesammelt werden, privat nutzen? 
  • Gibt es eine "Versicherungs-Notfallkarte", die Reisende stets dabei haben müssen?

Natürlich müssen hier - je nach Firma - noch mehr Dinge mit aufgenommen werden; vielleicht fällt aber bei euch auch etwas weg? Das wisst ihr selbst am besten!

 

Ich empfehle euch außerdem einen Anhang, der speziell für die Organisatoren verfasst wurde. Dort hinein kommen Praxisbeispiele, Worst-Case-Szenarien, Checklisten, Versicherungsdaten, Adressen von Botschaften/Konsulaten, Notfall- bzw. Wochenendnummern von Reisebüros, Mietwagengesellschaften, Fluglinien, etc. und zu guter Letzt Kopien von Pässen und Visa.

 

Wenn das Grundgerüst steht, kann es außerdem sinnvoll sein, die Reiserichtlinie um eine "Business-Knigge" für das Ausland zu ergänzen. Auch Hinweise zu kulturellen Gepflogenheiten können hilfreich sein!

Wie führt ihr Reiserichtlinien erfolgreich in euer Unternehmen ein?

Der erste, wichtigste und entscheidende Schritt ist, eure Geschäftsführung ins Boot zu holen. Ohne deren "Go" müsst ihr nicht mal anfangen! Sind diese skeptisch, versucht sie mit Zahlen/Daten/Fakten umzustimmen: "Wenn wir die Flüge künftig zwei Wochen im Voraus buchen, sparen wir xx €. Das sind xx % weniger Kosten!"

 

Nachdem ihr die Reiserichtlinien entwickelt habt, müsst ihr sie den Reisenden schmackhaft machen: Was sind die Vorteile? Was springt für die Reisenden dabei heraus? Wenn ihr viele Skeptiker und Nörgler im Team habt, versucht es mit einem Belohnungssystem (natürlich in Absprache mit der Geschäftsleitung): Wer kostensparend reist und sich an die Richtlinien hält, bekommt einen Tag Extra-Urlaub, Gutscheine, einen Bonus oder sonstige Anreize. Seid kreativ!

 

Dann geht es an die Kommunikation: Sollen die Richtlinien in einem Meeting vorgestellt werden oder reicht ein persönlicher Brief an die Reisenden? Auch nach der Einführung muss die Reiserichtlinie immer und für alle verfügbar sein, z. B. im Intranet.

 

Zwei/drei Monate, nachdem ihr die Richtlinie eingeführt habt, solltet ihr prüfen, ob sie auch mit dem Reisealltag harmonieren. Vielleicht muss der ein oder andere Punkt nochmal überarbeitet und an die Praxis angepasst werden. Zu diesem Zeitpunkt ist es auch angebracht, sich bei den Reisenden für die Umsetzung der Richtlinien zu bedanken (vorausgesetzt, dass dies tatsächlich funktioniert!). 

Welche Vorteile bieten Reiserichtlinien?

Die Vorteile von Reiserichtlinien liegen praktisch auf der Hand:

  • keine unnötigen Diskussionen mehr ("Warum buchst du nicht Business Class? Da ist's viel bequemer!)
  • Kosteneinsparungen
  • verringter Zeitaufwand für den Organisator
  • Möglichkeit, bestimmte Vorgänge zu standardisieren (z. B. Buchen von Zugtickets*), was ebenfalls in einer Zeiteinsparung resultiert
  • Reisende erhalten schneller ihre Abrechnung
  • besseres Controlling

Habt ihr Reiserichtlinien im Unternehmen? Wie wird das von den Reisenden angenommen und wo seht ihr Verbesserungspotential? 

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