Kompetenzen und Aufgaben einer Sekretärin (oder Assistentin)

Aufgaben einer Sekretärin/Assistentin
Bild von Pixabay; Fotograf: Foundry

Interessiert ihr euch für den Beruf der Sekretärin oder Assistentin und fragt euch, welche Aufgaben euch erwarten?

Nun, die Liste ist lang, aber auch sehr vielseitig. Damit ihr eine ungefähre Orientierung über die Aufgaben bekommt, habe ich eine kleine Liste zusammengestellt. Daraus ergeben sich auch wichtige Kompetenzen, die ich ebenfalls für euch zusammengefasst habe.

Aufgaben

Vorneweg: Diese Liste erscheint zwar lang, ist aber sicherlich nicht vollständig. Die Aufgaben einer Assistentin oder Sekretärin variieren von Branche zu Branche, von Unternehmen zu Unternehmen. Genauso steht es mit den Kompetenzen; seid ihr als kaufmännische Angestellte in einem Chemieunternehmen angestellt, benötigt ihr betriebswirtschaftliche Kenntnisse und zumindest erste Erfahrungen mit Chemikalien. Zudem sind manche Assistentinnen der zentrale Anlaufpunkt für eine ganze Abteilung, viele arbeiten abteilungsübergreifend (vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen) und wieder andere arbeiten explizit nur für den Chef (oder die Chefs). Hier eine Aufzählung der gängigsten Aufgaben:

  • Kaffee kochen :)
  • Telefondienst
  • Ablage managen
  • Post bearbeiten
  • Reisen planen/organisieren (Zug, Flug, Mietwagen, Hotel und alles, was dazu gehört!)
  • Reisekosten abrechnen
  • Präsentationen erstellen
  • Korrespondenz (Briefe und E-Mails)
  • Termine planen und organisieren
  • Sitzungen und Meetings vorbereiten und betreuen
  • Datenbanken pflegen
  • Statistiken erstellen und pflegen
  • Büromaterial und Werbegeschenke beschaffen und verwalten
  • Kunden/Geschäftspartner bewirten und betreuen
  • Informationen beschaffen und aufbereiten
  • Protokolle führen
  • Fuhrpark verwalten
  • Übersetzungen erstellen
  • und noch vieles mehr!

Kompetenzen

Aus diesen Aufgaben leiten sich zahlreiche Kompetenzen ab. Wenn ihr euch ernsthaft für eine Karriere als Assistentin oder Sekretärin interessiert, solltet ihr ...

  • euch stetig weiterbilden, um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein
  • perfekt Deutsch sprechen und schreiben (Grammatik und Zeichensetzung!!)
  • mindestens eine Fremdsprache relativ flüssig sprechen und schreiben
  • gängige Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sehr gut beherrschen
  • selbstbewusst und kommunikationsstark sein
  • immer einen Plan B parat haben (und nicht ausflippen, wenn weder Plan A noch Plan B funktioniert!)
  • betriebswirtschaftliche und kaufmännische Kenntnisse haben
  • zuverlässig, selbstständig, pünktlich, kreativ, flexibel, belastbar und stets höflich sein
  • euer Äußeres gut pflegen und auf einen korrekten Kleidungsstil achten

Wenn euer Unternehmen international tätig ist, sind interkulturelle Kompetenzen ebenfalls ein Muss. Außerdem ist dann eine weitere, zweite Fremdsprache von Vorteil.

An die Berufserfahrenen: Welche Aufgabengebiete deckt ihr noch ab?

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