Sekretärin im Home Office: Ist das möglich?

Über das Kontaktformular erreicht mich eine Frage von Eva. Sie wollte wissen, ob es aus meiner Sicht möglich ist, als Sekretärin im Home Office zu arbeiten und wo ich Vor- bzw. Nachteile sehe.

Das ist meine Einschätzung:

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Schwanger im Job: Wie sag ich's meinem Chef?

Eine Schwangerschaft zu verkünden, gleicht in den vielen Unternehmen einem Ritt durch ein Minenfeld. Noch schwieriger ist es für eine Sekretärin: Denn ein Chef hängt ganz persönlich an seiner Sekretärin, immerhin ist sie seine vertrauteste und wichtigste Mitarbeiterin. Wie fasst man das also in „schonende“ Worte? 

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Die Top 3 der No-Go's beim Geschäftsessen

Unsere Chefs treffen sich regelmäßig mit Kunden oder Partnern zum Geschäftsessen. Das korrekte Verhalten bei solchen Anlässen ist für unsere Vorgesetzten eine Selbstverständlichkeit - doch die Sekretärin ist hier praktisch nie dabei. Umso wichtiger ist es, gewisse Spielregeln zu kennen, falls du doch mal "zu Tisch" gebeten wirst. Diese drei Dinge solltest du aber bitte beim Geschäftsessen unterlassen: 

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Urlaubsplanung 2018

Nachdem das Jahr 2016 sehr arbeitgeberfreundlich war, konnten wir uns 2017 wieder auf Feiertage & Co. unter der Woche freuen. Und auch das kommende Jahr 2018 lässt Arbeitnehmer wieder in wortwörtliche Festtagsstimmung kommen! 

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3 "dämliche" Karrierefehler von Frauen

Frauen haben es oftmals schwerer im Job als Männer, die scheinbar ohne Gegenwehr Gehaltserhöhungen einfordern können und die Karriereleiter emporsteigen, als wäre es ein gemütlicher Sonntagsspaziergang. Das liegt zu einem tatsächlich an einer unfairen Behandlung. Doch andererseits - so viel Ehrlichkeit muss sein - liegt es auch an den Frauen selbst. Manchmal stehen sie sich selbst im Weg!

Damit dir das nicht passiert, stelle ich im heutigen Artikel meine "Top 3" der dämlichsten Karrierefehler von Frauen vor - inklusive Buchtipps!

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Die 10 besten Streiche fürs Büro

Heute wird es bei Kreative Assistenz richtig lustig: Wir schauen uns die 10 besten Bürostreiche an! 

 

Nimm aber bitte nicht alle "für bare Münze" - erstrecht nicht, wenn du diese nachmachen möchtest, denn das kann gerade bei Vorgesetzten richtig in die Hose gehen. Aber jetzt wird erst einmal gelacht:

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Hinter den Kulissen von Kreative Assistenz

Heute gehe ich "off topic". Immer wieder erreichen mich Anfragen, wie ich als Sekretärin darauf komme, einen Blog zu betreiben, wie ich Zeit dafür finde, usw. Die fünf häufigsten Fragen beantworte ich in diesem Artikel!

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Der Büro-Dresscode für heiße Tage

Wenn die Temperaturen draußen in Richtung 35 Grad zeigen, fängt man auch im Büro das Schwitzen an. Das heißt jedoch nicht, dass du Flip-Flops und Spaghetti-Träger rausholen kannst! An folgenden Büro-Dresscode solltest du dich im Sommer halten:

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Die korrekte Anschrift und Anrede bei Titeln

Als Sekretärin kennst du das: Du schreibst an einen Herrn Prof. Dr., einem Mitglied des Bundestags oder dem Universitätspräsidenten - doch wie schreibst du sie richtig an? Wie lautet die Bezeichnung in der Anschrift, gibt es Unterschiede zur Anrede? Welche Titel dürfen weggelassen werden, welche müssen zwingend genannt werden? Das habe ich für dich in dieser Übersicht zusammengefasst:

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INCOTERMS

Wenn du in einem international agierenden Unternehmen arbeitest, kennst du dich mit INCOTERMS bestimmt bestens aus. Für alle anderen habe ich eine kurze Übersicht erstellt, was INCOTERMS sind, was sie regeln und welche Gruppen von INCOTERMS es gibt.

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Wenn der Kollege weint ...

Als Sekretärin bekommst du viel mit, auch ungewollt. Dass der Büroalltag nicht nur aus Blümchen und Schmetterlingen besteht, ist klar. Doch Emotionen - vor allem Tränen - sind eher die Ausnahme. Dementsprechend wissen viele auch nicht, wie man sich in solch einer außergewöhnlichen Situation verhalten soll. In den Arm nehmen? Taschentücher reichen? Oder so tun, als wäre nichts?

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Ein Tag im Leben als Sekretärin: Mein Morgen

In einem meiner letzten Artikel habe ich dir Argumente geliefert, warum du so früh wie möglich auf die Arbeit kommen solltest (hier kannst du ihn nachlesen). Daraufhin wurde ich gefragt: "Wenn du so früh schon auf der Arbeit bist - was genau machst du denn dann?!" Und genau das will ich dir heute erzählen!

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Warum ich um 6:30 Uhr das Arbeiten anfange - und das jeder Sekretärin empfehle!

Meinen Arbeitstag beginne ich gerne so früh wie möglich, was auf meiner jetzigen Arbeitsstelle 06:30 Uhr bedeutet. Bestimmt stöhnst du nun auf - so früh mit der Arbeit beginnen? Aber ja doch! Ich habe drei Argumente, die dich bestimmt auch bald früher an deinem Schreibtisch sitzen lassen:

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5 Vorurteile gegenüber Sekretärinnen, die sich hartnäckig halten

Bestimmt ist es dir auch schon passiert: Du lernst auf einem Event neue Leute kennen, stellst dich vor und erwähnst, dass du als Sekretärin arbeitest. Als Reaktion bekommst du nicht, "Wow, das ist ein vielseitiger und anspruchsvoller Job!", sondern ein "Aha, also keine Ausbildung gemacht und zum Kaffee kochen eingestellt.". Das ist haarsträubender Quatsch - und deswegen beseitige ich in diesem Artikel die fünf "dümmsten" Vorurteile gegenüber Sekretärinnen!

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Kurz erklärt: Der Unterschied zwischen i. A., i. V. und ppa.

Bestimmt bist du in deinem Berufsalltag als Sekretärin schon auf die Abkürzungen "i. A.", "i. V." oder "ppa." gestoßen. Doch was bedeuten diese Kürzel? Ich erkläre es dir kurz:

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7 Gründe, sich einem neuen Job zu widmen

Einer neuer Job ist aufregend, interessant und spannend. Doch bald schon ist das Neue "alt": Du weißt, was du zu tun hast und machst deine Sache gut. Der Alltagstrott holt dich ein, das Fesselnde ist weg. Doch dagegen kannst du etwas tun, z. B. deinen Chef um mehr bzw. andere Aufgaben bitten. Aber es gibt auch andere Faktoren, die dir den Spaß an der Arbeit nehmen. Bei welchen Anzeichen du ernsthaft über einen Jobwechsel nachdenken solltest, liest du hier:

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Kurz erklärt: Der Unterschied zwischen "effektiv" und "effizient"

Oft höre oder lese ich, dass die Wörter "effektiv" und "effizient" simultan verwendet werden. Dabei haben diese beiden Adjektive unterschiedliche Bedeutungen! Welche das sind, liest du hier.

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Recht ist's: Die Sache mit dem Weihnachtsgeld

Ich freue mich jedes Jahr auf meine Gehaltsabrechnung im November. Warum? Weil ich zu den Glücklichen gehöre, die von ihrem Arbeitgeber eine schöne Finanzspritze zu Weihnachten bekommen! 

Doch wie sieht es rechtlich mit dem Weihnachtsgeld aus? Gibt es einen gesetzlichen Anspruch darauf? Kann der diese Freude streichen, wenn das Jahr schlecht gelaufen ist? Das beleuchte ich in diesem Artikel.

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Endlich wieder Montag! Mit diesen 8 Tipps wird der Wochenanfang super

Gehörst du auch zu den Menschen, die sich am Sonntag schon auf die neue Woche freuen? Wohl eher nicht, denn das ist (leider) die Ausnahme. Selbst Menschen, die ihre Arbeit mögen (oder gar lieben), tun sich mit dem Wochenanfang schwer. Sei es durch die anhaltende Müdigkeit von der Samstagsparty oder der Unlust, weil es nun wieder fünf Tage bis zum nächsten Wochenende dauert.

Egal woran es liegt: Mit meinen acht Tipps wirst du ab sofort besser in die neue Woche starten!

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5 Dinge, die du im Job nicht akzeptieren solltest

Unzufriedenheit im Job kann viele Auslöser haben. Der Arbeitsplatz an sich, die unter- oder überfordernden Aufgaben oder schlimmstenfalls die Kollegen bzw. der Chef. Ich habe fünf Faktoren zusammengetragen, die für dein Unglück verantwortlich sein können - die du aber auf gar keinen Fall akzeptieren solltest!

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Darum solltest du ein Erfolgstagebuch führen

Hand aufs Herz: Weiß dein Chef, wie vielfältig dein Aufgabengebiet ist? Wissen deine Kollegen, wie viele To Do's du pro Tag erledigst? Bekommen andere Abteilungen mit, welche Verantwortung du schulterst? Die Wahrscheinlichkeit, dass du mit "Nein" antwortest, ist gerade bei einer Sekretärin ziemlich hoch. Das liegt vor allem daran, dass wir nicht darüber reden oder - noch schlimmer - das alles als "klein" abtun. Warum das ein schwerer Fehler ist und wie dir ein Erfolgstagebuch zu neuer Größe verhilft:

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Urlaub Spezial: Warum du im Büro sein solltest, wenn dein Chef Urlaub hat

Ich kenne viele Sekretärinnen, die sich bei der Urlaubsplanung voll und ganz an ihrem Vorgesetzten orientieren. Doch warum eigentlich? Denken sie, dass sie sich langweilen, wenn der Chef nicht da ist? Denn selbst, wenn dies wirklich der Fall sein sollte (wovon ich aber nicht ausgehe - immerhin hat eine Sekretärin auch genug zu tun, wenn der Chef ausgeflogen ist!), solltest du im Büro sein, wenn dein Chef Urlaub hat. Warum? Wegen diesen vier Gründen:

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Urlaub Spezial: Kein Urlaub? So holst du dir das Feeling ins Büro

In den Sommermonaten ist ein Großteil der Arbeitnehmer im Urlaub. Und du musst schuften! Aber das ist noch lange kein Grund zum Verzweifeln. Mit diesen 7 Tipps holst du dir das Urlaubsfeeling ins Büro:

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Urlaub Spezial: So schaltest du von der Arbeit ab und machst WIRKLICH Urlaub

Urlaub ist etwas richtig Schönes. Oder besser gesagt: Urlaub KANN etwas richtig Schönes sein. Denn während sich dein Partner gerade mit einem spannenden Krimi im Sand fläzt, rätselst du vielleicht, was dein Chef wohl gerade macht. Oder wie viele E-Mails du nach deiner Rückkehr beantworten musst. Oder oder oder ...

Damit solche störenden Gedanken nicht deinen Urlaub vermiesen, habe ich 9 Tipps für dich, die dir beim Abschalten von der Arbeit helfen.

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Urlaub Spezial: Mit diesen 6 Tipps startest du entspannt in den Urlaub

Die Zeit vor dem Urlaub ist oft stressig. Du willst dein Projekt abschließen, alle To Do's abarbeiten, deinen Schrank aufräumen und deinen Schreibtisch komplett leeren. Das ist nicht sehr entspannend! Dabei kann dieser Stress dafür sorgen, dass du die ersten paar Urlaubstage krank im Bett liegst. Wenn du lieber entspannt in den Urlaub starten willst, befolge diese 5 Tipps:

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Urlaub Spezial: Rechtliche Fakten zum Thema Urlaub

In diesem Teil der "Urlaub Spezial"-Serie widmen wir uns den rechtlichen Fakten zum Thema Urlaub. Auf wie viele Tage hast du Anspruch? Musst du im Urlaub erreichbar sein? Kann dir der Arbeitgeber Urlaub streichen? All das (und mehr!) erfährst du in diesem Artikel. 

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Urlaub Spezial: 7 Anzeichen, dass du urlaubsreif bist

In der Mini-Artikelserie "Urlaub Spezial" dreht sich alles um Urlaub, Urlaub und nochmal Urlaub! In diesem ersten Artikel schauen wir uns sieben typische Anzeichen an, die dir verraten, dass du urlaubsreif bist.

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Effiziente Postbearbeitung

Ja, es gibt sie noch: Die gute alte Briefpost. Ich spreche in diesem Artikel also nicht von der E-Mail-Flut, sondern von Papier zum Anfassen. Gerade in der Weihnachtszeit türmen sich Grüße und Einladungen meterhoch, was nicht nur Zeit raubt, sondern auch ziemlich anstrengend ist. Damit die Postbearbeitung nicht ausartet, habe ich folgende Tipps zur schnellen und effizienten Abwicklung für dich:

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Reiserichtlinie: Darum sollte dein Unternehmen auch eine haben!

International aufgestellte Unternehmen haben Vertriebsteams, die man selten auf ihren Plätzen sieht. Warum? Weil sie auf Reisen sind! Gehört deine Vertriebsabteilung auch zu den Weltenbummlern? Dann solltest du nicht nur Profi in Sachen Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sein, du solltest auch ein System haben, mit dem Reisen von A bis Z vereinfacht werden (nicht nur für die Organisatoren, auch für den Reisenden selbst). Das klappt ganz wunderbar mit einer Reiserichtlinie! Was dazu gehört, wie du sie erfolgreich in dein Unternehmen einführst und welche Vorteile sie bietet, liest du hier:

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Was dich im Job weiterbringt - und was dich ausbremst

Wir alle wollen weiterkommen und unserem Berufsalltag einen tieferen Sinn verleihen. Doch auf der Reise "nach oben" kommt man an vielen Abzweigungen vorbei. Ob du immer geradeaus läufst oder dich auch nach rechts und links wendest, liegt bei dir. Doch welcher Umweg lohnt sich? Und welcher nicht?

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Büromaterial "reloaded": Dafür kannst du Post-its und Co. noch verwenden!

Büromaterial muss nicht immer für das eingesetzt werden, wofür es ursprünglich entworfen wurde. Wenn du wissen willst, wofür du z. B. Flüssigkleber noch verwenden kannst, lies diesen Artikel!

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Nützliche Online-Tools fürs Sekretariat

Sekretärinnen haben oft sehr viel zu tun. Da ist man über jede Kleinigkeit dankbar, die einen unterstützt und entlastet. Ob das ein Kollege ist, der dir beim Protokoll hilft oder der Chef, der auch mal sagt "Das ist nicht so wichtig, stecken Sie nicht allzu viel Mühe hinein!". Aber es gibt noch mehr Helfer, die einer Sekretärin den Alltag erleichtern: Online-Tools! Welche ich empfehle und wozu du sie einsetzen kannst, liest du in diesem Artikel. Und: Alle vorgestellten Tools sind kostenlos!

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Multitasking: Fluch oder Segen für Sekretärinnen?

Ich will es nicht leugnen: Auch ich habe in meinen früheren Bewerbungen damit geprahlt, "multitaskingfähig" zu sein. Und wie stolz ich darauf war! Während dem Telefonieren noch eine E-Mail schreiben und dem Besucher vermitteln, dass der Chef gleich bei ihm ist - kein Problem! Ist doch super als Sekretärin, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Oder nicht?! Wir schauen uns den Mythos Multitasking genauer an.

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Recht ist's: Wann du Anspruch auf Sonderurlaub hast

Ob es deinem Chef gefällt oder nicht: Wenn gewisse Kriterien erfüllt sind, hast du Anspruch auf Sonderurlaub! Welche Rechte du genau hast, wann der Sonderurlaub bezahlt wird (und wann nicht) und wann keine Ansprüche auf Sonderurlaub bestehen, liest du in diesem Artikel.

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10 Tipps für mehr Konzentration

Im Büro möchtest du keine Fehler machen und den ganzen Tag volle Power bringen. Damit das funktionieren kann und du dich voll und ganz auf deine To Do's fokussieren kannst, habe ich dir 10 Tipps für mehr Konzentration zusammengeschrieben. Probiere sie gleich aus!

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Die korrekte Schlussformel in Briefen

Beim Thema "Schlussformel in Briefen" scheiden sich die Geister. Die einen schreiben "Mit freundlichen Grüßen", die anderen die kürzere Variante "Freundliche Grüße". Ein paar Einzelfälle erlauben sich noch ein "Hochachtungsvoll". Doch was ist denn nun richtig?

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Aufgaben bündeln - Zeit gewinnen

Wie arbeitest du deine Aufgaben ab? Nach Priorität? Nach "Wer schreit am lautesten"? Oder nach Lust und Laune? Ich empfehle dir: Sammle deine To Do's und arbeite sie nach Aufgabenfeldern systematisch ab. Das hat nur Vorteile! Wie du Aufgaben bündeln kannst, liest du hier:

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Büro mit Wohlfühlcharakter: Ergonomische Büromöbel

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Notwendigkeit von ergonomischen Büromöbeln. Viele Arbeitgeber vergessen nämlich, dass sich die Ausstattung des Büros an den Mitarbeiter anpassen muss - nicht umgekehrt! Das kann verhindern, dass Mitarbeiter durch Fehlhaltungen gesundheitliche Schäden davontragen. Zudem wird mit einer ergonomischen Ausstattung Produktivität und Motivation erhöht.

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Büro mit Wohlfühlcharakter: Beleuchtung

Du starrst den größten Teil deines Arbeitstages auf den Bildschirm. Damit dies nicht unangenehm wird, spielen optimale Lichtverhältnisse eine große Rolle. Auf was du dabei achten musst (und damit brennende Augen und Konzentrationsstörungen vermeidest), habe ich in diesem Artikel zusammengefasst.

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Büro mit Wohlfühlcharakter: Pflanzen

Pflanzen sind ein wahres Wunder der Natur. Sie verbessern das (Raum-)Klima, erhöhen die Luftfeuchtigkeit, filtern Staub und sogar Schadstoffe aus der Luft und können den Lärmpegel etwas dämpfen. Welche Pflanzen sich für das Büro eignen, habe ich für dich in diesem Artikel zusammengefasst.

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Büro mit Wohlfühlcharakter: Raumfarben

In vielen Büros sind die Wände weiß, davor stehen schwere Schränke. Die Decken sind ebenfalls weiß, höchstens der Boden bekommt einen Farbtupfer ab. Alles in allem also keine Räume, in denen man sich direkt wohlfühlt. Doch mit etwas Farbe ist in jedem Büro eine Verbesserung möglich! 
Welche Farbe wie wirkt und welche für das Büro passen, liest du hier.

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Checklisten: Dafür brauchst du die Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Oft habe ich schon von Kollegen gehört: "Eine Checkliste erstellen? Das ist mir viel zu aufwändig!" Das ist meiner Meinung nach ein fataler Fehler. Denn mit Checklisten vergisst du nichts und kommst zudem schneller voran, weil du nicht über den nächsten Schritt nachdenken musst. Ein weiterer Pluspunkt: Dank diesen Schritt-für-Schritt-Anleitungen lassen sich Aufgaben delegieren, ohne dass du sie lange erklären musst!

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Der erste Tag im neuen Job: Das musst du beachten

Der erste Tag im neuen Job ist immer spannend. Du kennst die neuen Kollegen noch nicht, musst dich in neue Strukturen einfügen und diverse Gepflogenheiten erst noch lernen. Das braucht alles Zeit. Doch es gibt einige Dinge, die du direkt am ersten Arbeitstag beherzigen solltest:

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Das Bürohandbuch

Es gibt viele Menschen, die den Begriff "Bürohandbuch" noch nie gehört haben. Dabei ist ein Bürohandbuch - eine Sammlung von Anleitungen, Know-How, Checklisten und Formularen - für "alte Hasen" genauso wie für Neueinsteiger ein wahrer Segen. Ich zeige dir, warum du in deinem Sekretariat auch eins haben solltest und was dort hinein gehört.

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Was ist der Unterschied zwischen einer Sekretärin und einer Assistentin?

Sekretärin oder Assistentin: Wo liegt hier der Unterschied?

Leider ist das nicht ganz klar zu beantworten, da beide Begriffe nicht geschützt und somit "Auslegungssache" sind. Während in manchen Unternehmen die Bezeichnung "Assistentin" die moderne Version der Sekretärin ist, hat eine Assistentin in der nächsten Firma ganz andere Aufgaben- und Verantwortungsbereiche.

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