Tischkalender vs. Outlook-Kalender

Für mich als "Jungspund" ist es selbstverständlich, Termine - zumindest in meiner beruflichen Funktion als Assistentin - in den Outlook-Kalender einzutragen. Viele meiner Kolleginnen arbeiten jedoch lieber mit einem Tischkalender. Dabei ist die elektronische Erfassung von Terminen viel einfacher, schneller und unkomplizierter. Glaubst du nicht? Dann überzeuge ich dich jetzt!

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Tischkalender: Vergangene Zeiten?

Der Tischkalender hat eine lange Tradition. Vielfach genutzt und oft bewährt, ist er ein nützliches Hilfsmittel im computerlosen Alltag. Zudem ist er ausgesprochen günstig.

 

Doch was passiert mit den sorgsam eingetragenen Terminen, wenn sich eine Besprechung verschiebt? Das große Tipp-Exen, Durchstreichen und möglicherweise Radieren fängt an! Doch das "Geschmiere" wird relativ schnell unübersichtlich. Im schlimmsten Fall kannst du am Ende gar nichts mehr lesen!

 

Ebenfalls nervig: Serientermine müssen jedes Mal aufs Neue eingetragen werden. Außerdem wirst du an nichts erinnert. So geht dir schnell mal eine Besprechung durch die Lappen! 

 

Doch ich will nicht zu hart sein: Es gibt auch Pluspunkte für den Tischkalender!

  • Du kannst den Kalender überall mit hin nehmen.
  • Auch bei Computerstörungen hast du einen Überblick über alle Termine.

Schauen wir uns im Kontrast dazu den digitalen Outlook-Kalender an.

"New Age" mit Outlook und digitalen Kalendern?

Der Outlook-Kalender kann viel und noch mehr: Das umfassende Tool von Microsoft Office verwaltet deine Termine, erinnert dich rechtzeitig daran und versorgt dich mit weiterführenden Informationen.

 

Du kannst deine Termine als Serientyp einstellen, kategorisieren, mit hoher oder niedriger Wichtigkeit versehen, Dateien und/oder Visitenkarten anhängen, und und und! 

 

Besprechungen abzusagen und durch neue Termine zu ersetzen ist kein Geschmiere, sondern eine simple Sache, die sich innerhalb weniger Minuten realisieren lässt. Du hast jederzeit einen Überblick, wer für die Meetings zu- oder abgesagt hat und: Teilnehmer können eine andere Zeit vorschlagen, wenn ihnen der Termin ungelegen kommt. Das erspart dir langes Herumtelefonieren, um alle erforderlichen Personen an einen Tisch zu bekommen.

 

Du wirst keinen Termin mehr vergessen, denn der Outlook-Kalender erinnert dich rechtzeitig. Und zwar so lange im Voraus, wie du es möchtest. Das können fünf Minuten oder auch zwei Wochen sein (was praktisch für Geburtstage ist, dann hast du noch genug Puffer um ein Geschenk zu besorgen). 

 

Einzige Voraussetzung dafür ist - aber dasselbe gilt auch für den Tischkalender - dass du deine Termine sorgsam pflegst.

 

Wenn das keine schlagenden Argumente für den Alltag einer gut organisierten Sekretärin sind ... ;-)

Arbeitest du mit Outlook (oder einer anderen digitalen Alternative) oder bevorzugst du einen Papierkalender?

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