Tischkalender vs. Outlook-Kalender

Kalender
Bild von Pixabay; Fotograf: jarmoluk

Für mich als "Jungspund" ist es selbstverständlich, Termine - zumindest in meiner beruflichen Funktion als Assistentin - in den Outlook-Kalender einzutragen. Viele meiner Kolleginnen arbeiten jedoch lieber mit einem Tischkalender. Dabei ist die elektronische Erfassung der Termine viel einfacher, schneller und unkomplizierter. Glaubt ihr nicht? Ich überzeuge euch mit diesem Artikel!

Tischkalender - vergangene Zeiten? 

Der Tischkalender hat eine lange Tradition. Vielfach genutzt und oft bewährt, ist er ein nützliches Hilfsmittel im computerlosen Alltag. Zudem ist er ausgesprochen günstig.

Doch was passiert mit den sorgsam eingetragenen Terminen, wenn sich eine Besprechung verschiebt? Oder abgesagt wird, dann aber direkt wieder durch einen neuen Termin ersetzt wird? Das große Tipp-Exen, Durchstreichen und möglicherweise Radieren fängt an - jedoch wird das Geschmiere dann schnell unübersichtlich. Und im schlimmsten Fall könnt ihr nichts mehr lesen.

Ebenfalls nervig: Serientermine müssen jedes Mal aufs Neue eingetragen werden. Außerdem werdet ihr an nichts erinnert. So geht euch schnell mal ein Termin durch die Lappen!


Doch ich will nicht zu hart sein; es gibt auch Pluspunkte für den Tischkalender! 
Erstens: Ihr könnt den Kalender überall mit hin nehmen.

Zweitens: Auch bei Computerstörungen habt ihr einen Überblick über alle Termine.


Schauen wir uns im Kontrast dazu den digitalen Outlook-Kalender an.

Outlook-Kalender - neue Zeiten? 

Der Outlook-Kalender kann viel und noch mehr: Das umfassende Tool von Microsoft Office verwaltet eure Termine, erinnert euch rechtzeitig daran und versorgt euch mit weiterführenden Infos.

Ihr könnt eure Termine als Serientyp einstellen, kategorisieren, mit hoher oder niedriger Wichtigkeit versehen, Dateien und/oder Visitenkarten anhängen, und und und!

Besprechungen abzusagen und durch neue Termine zu ersetzen ist kein Geschmiere, sondern eine simple Sache, die sich innerhalb weniger Minuten realisieren lässt. Ihr habt jederzeit einen Überblick, wer für eure Meetings zu- oder abgesagt hat, und: Teilnehmer können eine andere Zeit vorschlagen, wenn ihnen der Termin ungelegen kommt. Das erspart euch langes Herumtelefonieren, um alle erforderlichen Personen an einen Tisch zu bekommen. 

Ihr werdet auch keinen Termin mehr vergessen, denn der Outlook-Kalender erinnert euch rechtzeitig - und zwar so lange vorher, wie ihr es wollt. Das können fünf Minuten oder auch zwei Wochen sein (praktisch z. B. für Geburtstage, dann habt ihr noch genug Puffer um ein Geschenk zu besorgen). Super, oder? 


Voraussetzung dafür ist natürlich - aber dasselbe gilt ja auch für den Tischkalender - dass ihr eure Termine sorgsam pflegt.



So, ich hoffe, ich habe mit diesen Argumenten zumindest ein paar von euch überzeugt, auf den elektronischen Outlook-Kalender umzusteigen! 

Wer von euch arbeitet OHNE den Outlook-Kalender (oder eine andere digitale Alternative)? Wie kommt ihr als Sekretärin im Alltag damit zurecht? 

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