Was ist der Unterschied zwischen einer Sekretärin und einer Assistentin?

Sekretärin oder Assistentin: Wo liegt hier der Unterschied?

Leider ist das nicht ganz klar zu beantworten, da beide Begriffe nicht geschützt und somit "Auslegungssache" sind. Während in manchen Unternehmen die Bezeichnung "Assistentin" die moderne Version der Sekretärin ist, hat eine Assistentin in der nächsten Firma ganz andere Aufgaben- und Verantwortungsbereiche.

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Viele Namen, eine Bedeutung - Büromutti vs. Assi GF

Die rechte Hand des Chefs kann viele Namen tragen: "Gute Seele", "Büromutti" oder auch "Vorzimmerdrache". Im Arbeitsvertrag steht "Teamsekretärin", "Assistentin der Geschäftsleitung" oder "Sekretärin des Vertriebsleiters". Gemeint ist in der Basis dasselbe: Eine fähige Person mit zahlreichen Kompetenzen, die ein breites Aufgabenspektrum abdeckt, dabei stets einen guten Eindruck macht und auch nicht murrt, wenn der Chef kurz vor Feierabend eine Großbestellung an Kaffee aufgibt.

Die Sekretärin: Mehr als nur "verstaubte Vorzimmerdame"

Die typische "Tippse" von früher gibt es heutzutage kaum noch. War eine Sekretärin früher nur ein "ausführendes Organ", so hat sie heute ein viel größeres Aufgabenspektrum als nur dem Chef zu dienen. Natürlich hat sie trotzdem noch klassische Sekretariatsaufgaben zu erledigen. Da wären zum Beispiel Postbearbeitung, Telefondienst, Ablage und, nicht zu vergessen, Kaffee kochen. Doch sie arbeitet auch an eigenen Projekten: Ich z. B. betreue unseren Facebook-Auftritt und unterstütze unsere Pressestelle. Wie du siehst, hat das erstmal überhaupt nichts mit dem klassischen Sekretariat zu tun! Doch egal, wie viel Eigenverantwortung eine Sekretärin an den Tag legt: Die Hauptaufgabe ist und bleibt die Chefentlastung! Dazu gehört neben den bereits erwähnten Aufgaben:

  • Reiseplanung und Reiseorganisation
  • Reisekosten abrechnen
  • Präsentationen erstellen
  • Termine planen
  • Sitzungen und Meetings vorbereiten und Protokoll führen
  • Informationen beschaffen und aufbereiten
  • Datenbanken pflegen
  • Statistiken erstellen und pflegen
  • Büromaterial und Werbegeschenke beschaffen und verwalten
  • Kunden/Geschäftspartner betreuen
  • Fuhrpark verwalten
  • Übersetzungen erstellen

Die Assistentin: Im Notfall ist sie auch die Chefin

Liest du regelmäßig Stellenbeschreibungen? Dann ist dir vielleicht schon mal aufgefallen, dass eine gesuchte Sekretärin "nur" die mittlere Reife abgelegt haben muss. Anders sieht es bei Assistentinnen aus: Diese sollten im Idealfall ein BWL- oder sogar ein branchenspezifisches Studium mitbringen. Doch keine Angst, wenn du kein Studium hast! Ich habe schon öfters die Erfahrung gemacht, dass es eine langjährige Sekretärin im Bewerbungsprozess locker mit BWL-Frischlingen aufnehmen kann - und meistens auch den Vorzug erhält. Die Praxiserfahrung zählt eben mehr als ein Studium!

 

Der meiner Meinung nach größte Unterschied zur "normalen" Sekretärin ist, dass eine Assistentin im Notfall auch die Chefrolle übernehmen kann. Dazu benötigt es nicht nur entsprechende Kompetenzen, sondern auch ein tiefes Vertrauen zwischen Chef und Assistentin sowie einen guten Draht zu den Mitarbeitern.

 

Warum? Stelle dir folgende Situation vor: Morgen steht ein ausschlaggebendes Meeting mit einem sehr wichtigem Geschäftspartner an. Dein Chef sollte heute Abend aus Singapur zurückkommen und dieses Meeting morgen leiten - doch sein Flug wurde storniert. Nun musst du das Ruder übernehmen, bist dabei aber auf die langjährige Erfahrung eines älteren Mitarbeiters angewiesen. Blöd nur, dass er nichts von dir hält (insgeheim nennt er dich "die Kleine") und nicht im Traum daran denkt, dir zu helfen. Er will das Meeting lieber allein machen und die Lorbeeren für sich einheimsen. Eine gute Assistentin setzt nun ihre Redegewandtheit und ihr Durchsetzungsvermögen gekonnt ein, um diesen Mitarbeiter auf ihre Seite zu ziehen und das Meeting zu einem Erfolg zu machen. Ganz "chefmäßig" eben!

 

Weitere Unterschiede zur Sekretärin sind:

  • Sie berät den Chef bei wichtigen Entscheidungen, z. B. auch in Personalsachen
  • Sie arbeitet fast ausschließlich eigenständig und eigenverantwortlich
  • Sie trägt große Verantwortung
  • Sie besitzt entsprechend fundierte kaufmännische und betriebswirtschaftliche Kenntnisse
  • Sie ist bei wichtigen Sitzungen und Meetings dabei
  • Sie kennt alle wichtigen Kunden und Geschäftspartner persönlich und wird von diesen auch als jemanden angesehen, der auf einer Stufe mit ihnen steht

Das haben eine Sekretärin und eine Assistentin gemeinsam

Es gibt auch eine gemeinsame Schnittmenge zwischen Sekretärin und Assistentin:

  • Beide zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Problemlöse-Kompetenz aus
  • Beide sind Expertinnen der gängigen Office-Anwendungen
  • Beide treten gegenüber Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern stets selbstsicher auf, beherrschen die nötigen Umgangsformen und Feingefühl
  • Beide bilden sich regelmäßig weiter und sind immer auf dem Stand der aktuellen Entwicklungen (auch was Politik und Zeitgeschehen angeht)
  • Wenn das Unternehmen interkulturell arbeitet: Verhandlungssicheres Englisch ist kein Problem, meistens wird auch eine zweite Fremdsprache (z. B. Französisch oder Spanisch) beherrscht

Wo siehst du den größten Unterschied zwischen einer Sekretärin und einer Assistentin? Wie ist deine Berufsbezeichnung?

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