Was Chefs beachten sollten

Gute Zusammenarbeit
Bild von Pixabay; Fotograf: Kaz

Heute schreibe ich keinen Artikel für Sekretärinnen und Assistentinnen - sondern für unseren Gegenpart, nämlich für unsere Chefs und Chefinnen (natürlich dürfen aber alle lesen :)). Diesen kleinen Leitfaden möchte ich besonders den unerfahrenen und eingefahrenen Vorgesetzten ans Herz legen - denn mithilfe dieser praktischen 10 Tipps tut jeder Chef etwas dafür, dass in seinem Büro vor allem eins herrscht: Große Freude am Arbeiten!

1. Der Chef kennt seine Sekretärin auch außerhalb von Meetings

Im Normalfall weiß eine Sekretärin sehr viel über ihren Vorgesetzten - manchmal mehr, als ihm bewusst ist und mehr, als ihr lieb ist. Doch wieviel weiß ein Chef über seine Sekretärin? Weiß er, wann sie Geburtstag hat? Wo sie wohnt? Was sie in ihrer Freizeit treibt? Das sollte er! Denn in erster Linie sind die Damen (und Herren), die im Vorzimmer sitzen, nicht Sekretärinnen und Assistentinnen - sondern Menschen. Und diese mögen ein soziales Miteinander!

2. Der Chef weiß, welche Arbeiten seine Sekretärin stemmt und würdigt das entsprechend

Eine Sekretärin macht viel mehr als nur Telefonate entgegennehmen, Briefe schreiben und Zugtickets buchen. Gerade in kleineren Unternehmen die Sekretärin Ansprechpartner Nummer Eins, egal ob es um die Organisation der Weihnachtsfeier oder um das Betanken des Mietwagens geht. Natürlich abteilungsübergreifend! Leider wissen das viele Chefs nicht - sollten sie aber! Und wenn sie es doch wissen: Loben ist immer erlaubt!

3. Der Chef achtet auf seine Sekretärin und ihre Gesundheit

Viele Vorgesetzte arbeiten sehr viel und sehr lange, auch an Wochenenden und an Feiertagen. In der Regel sagt seine Sekretärin ihm, dass er es für heute mal gut sein lassen oder dass er sich bei Krankheit zuhause und nicht im Büro auskurieren soll. Genau dasselbe sollte umgekehrt passieren: Der Chef sollte darauf achten, dass seine Sekretärin nicht 12 Stunden am Tag ohne Pause durcharbeitet, dass sie in ihrem Urlaub wirklich im Urlaub ist und dass sie auch Wochenenden und Feiertage kennt. Denn nur eine gesunde Sekretärin ist eine leistungsfähige Sekretärin (gilt natürlich auch umgekehrt für den Chef)!

4. Der Chef hält seine Versprechen

Beispiel Gehaltsgespräch: Ein Mitarbeiter verhandelt, dass er ab April 100 € mehr Gehalt erhält. Dies wird normalerweise schriftlich festgehalten - von der Sekretärin. Handelt die Sekretärin aber etwas Ähnliches aus, ist es gut möglich, dass sie selbst im Juni noch nichts von ihrer Gehaltserhöhung gesehen hat. Warum? Weil der Chef es entweder vergessen oder - im schlimmeren Fall - sich darauf beruft, dass das ja nicht schriftlich fixiert wurde und "nur mal so angedacht" war. Aber, liebe Vorgesetzte: Wenn ihr eurer Sekretärin etwas versprecht, dann haltet es auch - Schriftstück hin oder her!

5. Der Chef unterstützt seine Sekretärin bei Weiterbildungen

Weiterbildung ist sehr wichtig für Sekretärinnen und Assistentinnen, um immer auf dem neuesten Stand zu sein. Ein guter Chef unterstützt das, immerhin profitiert in erster Linie er selbst davon. Er denkt nicht sofort, dass Weiterbildung das Codewort ist für "Ich bewerbe mich weg". Spricht er das auch noch aus, ist es gut möglich, dass die Sekretärin wirklich das Weite sucht!

6. Der Chef sagt seiner Sekretärin nicht nur, was schief gelaufen ist, sondern auch, was super war

Kritik ist wichtig, keine Frage. Aber wer immer nur nörgelt, darf sich nicht wundern, wenn die Sekretärin irgendwann patzig oder, im schlimmsten Fall, überhaupt nicht mehr reagiert. 

Mein ehemaliger Chef hatte eine Karte mit einem interessanten Schriftzug an seinem PC hängen, dem ich jedem Vorgesetzten gerne ans Herz lege: "Dreimal loben - einmal kritisieren!"

7. Der Chef hat Zeit für seine Sekretärin

Chefs haben in der Regel einen ziemlich vollgepackten Terminkalender. Oft bleibt der Sekretärin nur eine Minute zwischen Tür und Angel, um Papiere abzeichnen zu lassen und kurz die wichtigen Anrufe durchzugehen. Effizient und befriedigend (für beide Seiten) ist das jedoch nicht. Deshalb: Kommt doch mal 15 Minuten eher ins Büro oder setzt euch für einen Nachmittagskaffee an den Schreibtisch eurer Sekretärin - dann können beide Seiten in entspannter Atmosphäre die wichtigen (und vielleicht sogar die unwichtigen) Dinge durchsprechen. Oder macht es wie meine Chefin: Wir haben jede Woche ein einstündiges Jour Fixe, in dem alles Notwendige besprochen wird. Davon profitiert nicht nur der Arbeitsablauf, sondern auch die Arbeitsatmosphäre!

8. Der Chef fragt nach der Meinung seiner Sekretärin und nimmt sie ernst

Die Sekretärin weiß im Prinzip über alles Bescheid. Sie kennt nicht nur die vertraulichen Unterlagen, sondern sie liest auch zwischen den Zeilen der "unwichtigen" E-Mails und hat dazu noch einen guten Draht zum Flurfunk (was übrigens nicht zwangsläufig heißt, dass sie selbst an Klatsch und Tratsch beteiligt ist). Das kann für den Vorgesetzten ein wahrer Segen sein - wenn er denn danach fragt. Der Chef sollte also ruhig mal öfter nach der Meinung seiner Sekretärin fragen; sie kann Gold wert sein!

9. Der Chef weiß, dass seine Sekretärin sich weder vierteilen noch Gedanken lesen kann

Sekretärinnen arbeiten in der Regel sehr effizient, strukturiert und organisiert, und das auf höchstem Level. Demzufolge schaffen sie an einem 10-Stunden-Tag manchmal mehr, als andere Mitarbeiter das in einer 40-Stunden-Woche tun. Das heißt aber noch lange nicht, dass sie sich vierteilen kann! Ein Zugticket buchen, den Anrufer durchstellen, den Kopierer reparieren und dazu noch zwei Kaffee mit Zucker und Milch in Besprechungsraum 4 bringen - das funktioniert nicht gleichzeitig! 

Zudem können die meisten Sekretärinnen zwar das Seufzen ihres Chefs richtig deuten, nicht aber eine hochgezogene Augenbraue durch eine geschlossene Tür hindurch. Auch wenn Sekretärinnen wirklich viele Talente haben, Gedanken lesen gehört definitiv nicht dazu.

10. Der Chef (er-)kennt seine Sekretärin auch auf offener Straße

Wenn man in der gleichen Stadt lebt, kann es durchaus vorkommen, dass man Arbeitskollegen oder auch die eigene Sekretärin auf offener Straße trifft. Dass diese dann nicht unbedingt ihr Business-Outfit trägt, sondern vielleicht eine zerrissene Röhrenjeans und ein Top ohne Ärmel ist noch lange kein Grund, sie zumindest nicht kurz zu grüßen!

Was möchtet ihr euren Chefs noch ans Herz legen?

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