Microsoft Word 2013: Der Seriendruck

Der Seriendruck bedeutet für die meisten Anwender: "Ich schreibe einen identischen Brief an mehrere Leute". Doch der Seriendruck umfasst mehr als nur Briefe: Er kann auch auf E-Mails, Umschläge, Etiketten und Verzeichnisse angewendet werden. Ob du dich selbst durch den Seriendruck klickst oder lieber die sechs Schritt-für-Schritt-Anweisungen von Microsoft Office befolgst (= Seriendruck-Assistent), kannst du selbst entscheiden. Wenn du dich für die "Do it yourself"-Version entscheidest, wirst du sehen: So schwer ist das nicht. Hier habe ich für dich eine kleine Anleitung zusammengeschrieben:

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Schritt 1: Seriendruck starten

Word 2013: Seriendruck

Unter Sendungen - Seriendruck starten findest du eine gleichnamige Schaltfläche. Dort wählst du aus, ob du einen Brief oder ein anderes Dokument verfassen möchtest. Wenn du "E-Mail-Nachrichten" auswählst, ändert sich die Ansicht automatisch in das Weblayout. Bei "Briefe" und "Verzeichnis" ändert sich nichts. Bei "Umschläge" zeigen bereits die drei kleinen Punkte an, dass ein kleiner Schritt dazwischen geschoben wird: Du wirst nach dem Format der Umschläge sowie nach der Position der Empfänger- und Absenderadresse gefragt. Aber keine Sorge: Das ist alles nach dem deutschen Standard voreingestellt (was bei Bedarf aber jederzeit geändert werden kann). Bei "Etiketten" wirst du ebenfalls nach mehr Informationen gefragt, nämlich nach dem Druck (welches Ausgabefach, etc.) und nach dem Hersteller der Etiketten und deren Nummer.

Schritt 2: Empfänger auswählen

Word 2013: Seriendruck - Empfänger auswählen

Im zweiten Schritt gibst du an, woher die Daten für dein Dokument kommen. Entweder gibst du selbst etwas ein ("Neue Liste eingeben"), verwendest eine bereits vorhandene Liste oder wählst aus deinen Outlook-Kontakten etwas aus.

Schritt 3: Seriendruckfelder einfügen

Im dritten Schritt fügst du die Seriendruckfelder in dein Dokument ein. Werfen wir einen Blick auf die geläufigsten Felder:

Word 2013: Seriendruck - Seriendruckfelder

Adressblock: Hier legst du fest, wie genau der Empfänger und seine Adresse angegeben werden sollen (z. B. mit oder ohne Firmenname, mit oder ohne Anrede, mit oder ohne Vorname, etc.).

 

Grußzeile: Hier kannst du ebenfalls auswählen, ob du die Anrede mit oder ohne Vorname möchtest, mit oder ohne Komma, usw.

 

Regeln: Die Regeln sind keine Seriendruckfelder an sich, aber du kannst hier bestimmte Merkmale festlegen. Klassisches Beispiel: Du schreibst als Anrede "Guten Tag Herr", möchtest bei den Damen aber natürlich "Guten Tag Frau". Dieses Problem lässt sich mit den Regeln ganz einfach lösen. Und zwar mit der Funktion "Wenn Dann Sonst":

Word 2013: Seriendruck - Regeln

Um das Ganze zu übersetzen: Wenn in dem Seriendruckfeld Anrede "Herr" erscheint, beginnt der Satz mit "Guten Tag Herr", ansonsten mit "Guten Tag Frau". 

Schritt 4: Vorschau auf Ergebnisse + Fertig stellen

Word 2013: Seriendruck - Vorschau und fertig stellen

Wenn schließlich alle Seriendruckfelder am richtigen Platz eingefügt sind und du am Ende angelangt bist, kannst du dir die Ergebnisse als Vorschau anzeigen lassen und schlussendlich den Seriendruck fertig stellen.

Mit welchen Stolpersteinen kämpfst du beim Seriendruck?

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