Word 2013 Tipps: Der Seriendruck

Der Seriendruck bedeutet für die meisten Anwender "Ich schreibe einen identischen Brief an mehrere Leute". Doch der Seriendruck umfasst mehr als nur Briefe: Er kann auch auf E-Mails, Umschläge, Etiketten und Verzeichnisse angewendet werden. Ob ihr euch selbst durch den Seriendruck klickt oder lieber die sechs Schritt-für-Schritt-Anweisungen von Office befolgt (= Seriendruck-Assistent), könnt ihr selbst entscheiden! Wer sich für die "Do it yourself"-Version entscheidet, wird sehen: So schwer ist das nicht! Eine kleine Anleitung für euch: 

Schritt 1: Seriendruck starten

Unter Sendungen - Seriendruck starten findet ihr eine gleichnamige Schaltfläche. Dort wählt ihr aus, ob ihr einen Brief oder etwas anderes verfassen möchtet. Wenn ihr "E-Mail-Nachrichten" auswählt, ändert sich die Ansicht automatisch in das Weblayout, bei "Briefe" und "Verzeichnis" ändert sich nichts. Bei "Umschläge" zeigen bereits die drei kleinen Punkte an,, dass noch ein kleiner Schritt dazwischengeschoben wird: Ihr werdet hier nach dem Format der Umschläge sowie nach der Position der Empfänger- und Absenderadresse gefragt. Aber keine Sorge - das ist alles schon nach dem deutschen Standard voreingestellt (was bei Bedarf aber auch jederzeit geändert werden kann). Und bei "Etiketten" werdet ihr ebenfalls nach mehr Informationen gefragt, nämlich nach dem Druck (welches Ausgabefach, etc.) und nach dem Hersteller der Etiketten und deren Nummer. 

 

Wenn ihr mit dem Seriendruck-Assistenten arbeitet, werdet ihr noch gefragt, ob ihr das aktuelle Dokument, eine Vorlage oder ein gespeichertes Dokument verwendet. 

Schritt 2: Empfänger auswählen

Der zweite Schritt ist einfach: Ihr müsst entscheiden, woher die Daten für euer Dokument kommen. Entweder gebt ihr selbst etwas ein ("Neue Liste eingeben"), verwendet eine bereits vorhandene Liste oder wählt aus euren Outlook-Kontakten etwas aus. 

Schritt 3: Seriendruckfelder einfügen

Es geht voran: In diesem Schritt fügt ihr die Seriendruckfelder in euer Dokument ein. Schauen wir uns die geläufigsten Felder einmal kurz an:

"Adressblock": Hier legt ihr fest, wie genau der Empfänger und seine Adresse angegeben werden sollen. Mit oder ohne Firmenname, mit oder ohne Anrede, mit oder ohne Vorname, usw.

 

"Grußzeile": Hier könnt ihr ebenfalls auswählen, ob ihr die Anrede mit oder ohne Vorname wollt, mit oder ohne Komma, etc.

 

"Regeln": Die Regeln sind keine Seriendruckfelder an sich, aber hier könnt ihr bestimmte Merkmale  festlegen. Klassisches Beispiel: Ihr schreibt als Anrede "Guten Tag Herr", möchtet bei Damen aber natürlich "Guten Tag Frau". Dieses Problem lässt sich mit den Regeln ganz einfach lösen, und zwar mit der Funktion "Wenn Dann Sonst".

Um das Ganze zu übersetzen: Wenn in eurem Seriendruckfeld Anrede "Herr" erscheint, beginnt der Satz mit "Guten Tag Herr", ansonsten jedoch mit "Guten Tag Frau". 

Schritt 4: Vorschau auf die Ergebnisse + Fertig stellen

Wenn schließlich alle Seriendruckfelder am richtigen Platz eingefügt sind und ihr am Ende angelangt seid, könnt ihr euch die Ergebnisse als Vorschau anzeigen lassen und schlussendlich euren Seriendruck fertig stellen.

 

Ihr seht also: Der Seriendruck ist gar nicht kompliziert! Stimmt's? :) 

Mit welchen Stolpersteinen kämpft ihr beim Seriendruck? 

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