Die 10 größten Zeitfresser im Büro und was du dagegen tun kannst

Du kennst es: Eine E-Mail hier, ein längeres Telefonat da, mal kurz Facebook checken und dann noch der mitteilungsbedürftige Kollege - schon ist eine Stunde um! Und diese war alles andere als produktiv. Ich stelle dir die 10 größten Zeitfresser vor und gebe dir Tipps, wie du sie umschiffen kannst.

-- Werbung --

Zeitfresser #1: Perfektionismus

Natürlich müssen wir alles ordentlich erledigen. Aber müssen es immer 120 % sein? Ganz klar: Nein! Oft reichen auch 80 %, in manchen Dingen sogar noch weniger. Die Mini-Details, an denen du dich aufhängst und die eine Aufgabe zum Zeitfresser macht, sieht hinterher eh keiner. 

 

So umgehst du diesen Zeitfresser:

Gehe nach dem Prinzip "So viel wie nötig, so wenig wie möglich" vor. Wenn dir das schwer fällt, schreibe dir eine Art "Erinnerung". Hänge diese an eine Stelle, wo du mehrmals am Tag hinschaust, z. B. an die Innenseite deines Ordnerschranks.

Zeitfresser #2: Nie Nein sagen

Als Sekretärin bzw. Assistentin kannst du von Natur aus schlecht "Nein" sagen - außer, die Anweisung kommt nicht von deinem Chef und ist auch nicht für deinen Chef bestimmt. Trotzdem kommen oft Kollegen und wollen "nur mal kurz" etwas erledigt haben.

 

So umgehst du diesen Zeitfresser:

Mache deinem Kollegen klar, dass du nicht die Retterin der gesamten Firma bist. Ohne klare Grenzen kann die Arbeit, die dir zugemutet wird, schnell ausarten. Denn manche Kollegen nutzen deine Hilfsbereitschaft schamlos aus!

Zeitfresser #3: Unterlagen suchen

Wenn du deine Schreibtischplatte vor lauter Unterlagen nicht mehr siehst, ist es höchste Zeit zum Aufräumen und Ausmisten. Ansonsten verplemperst du nicht nur Minuten, sondern ganze Stunden mit nervtötendem Suchen und Hin- und Herräumen.

 

So umgehst du diesen Zeitfresser:

Ganz einfach: Du musst aufräumen, und zwar richtig! Wie das geht? Dazu habe ich schon diverse Artikel verfasst. Schau mal hier

Zeitfresser #4: E-Mails

Du als Sekretärin bzw. Assistentin bist oft Ansprechpartnerin Nummer 1. Zudem hast du mit sehr vielen Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern zu tun, was gleichzeitig eine wahre Flut an Informationen bedeutet. Diese kommt heutzutage meistens per E-Mail. Dementsprechend oft musst du deinen Posteingang checken, E-Mails lesen und bearbeiten. Das kostet eine Menge Zeit!

 

So umgehst du diesen Zeitfresser:

Als Erstes solltest du das automatische Aufpoppen von E-Mail-Nachrichten unterbinden, damit du visuell nicht gestört wirst. Als nächsten Schritt kannst du dir feste Zeiten suchen, in denen du deinen Posteingang checkst, z. B. immer zur vollen Stunde. Bist du sonst jemand, der immer sofort auf E-Mails reagiert, teile diese Umstellung unbedingt deinem Chef und den wichtigsten Ansprechpartnern mit! 

 

Merke: Wenn ein Anliegen auf diese Art an dich herangetragen wird, ist es selten so dringend, dass du sofort reagieren musst. "Lebenswichtige" Dinge erreichen dich per Telefon oder persönlich! 

Zeitfresser #5: Meetings

Die wahrscheinlich unproduktivsten Meetings sind die "Jour Fixes". Das sind Meetings, die in einem regelmäßigen Turnus in großer Runde stattfinden und in dem jeder einen kurzen (oder auch nicht so kurzen) Zwischenstand über seine Projekte abgibt. Während der eine seinen Monolog herunterbetet, können die anderen einen gepflegten Büroschlaf hinlegen. Wie unproduktiv! 

 

So umgehst du diesen Zeitfresser:

In meiner ehemaligen Firma dauerten diese Meetings teilweise den ganze Vormittag, bis mein Chef das "Speed Speech" einführte: Jeder hatte nur noch fünf Minuten Redezeit, danach kam ohne Wenn und Aber der Nächste dran. Diese Methode ist sehr effektiv, da sich jeder auf seine wirklich wichtigen Punkte besinnt! 

Zeitfresser #6: Kollegen

Flurfunk gibt es in jeder Firma, selbst wenn diese nur aus drei Mitarbeitern besteht. Das kann richtig ausarten, vor allem wenn mehrere Personen beteiligt sind und sich ein kurzes Wort zu einer tiefen Diskussion hochschaukelt. Solche Gespräche sind zwar wichtig, da sie das Arbeitsklima wesentlich beeinflussen, aber sie sind eben auch ein Zeitfresser!

 

So umgehst du diesen Zeitfresser:

Ist das besprochene Thema interessant? Was soll's, beteilige dich an der Diskussion! Ansonsten verabschiede dich mit einem "Sorry, aber ich muss diese eine Sache jetzt unbedingt erledigen!". Lass das Mitquatschen aber nicht zur Gewohnheit werden. Du willst dir ja keinen Ruf als Tratschtante aufbauen, oder? 

Zeitfresser #7: Chefs

Das hat wohl jede Sekretärin bzw. Assistentin schon mal erlebt: Der Chef raubt einem buchstäblich die Zeit. Das tut er entweder durch unklare Arbeitsanweisungen oder durch Aussagen wie "Ich brauche das jetzt sofort" (obwohl es unwichtig ist). 

 

So umgehst du diesen Zeitfresser:

Hier musst du in den sauren Apfel beißen und deinem Chef auf die eigene Fehlbarkeit hinweisen. Denn ohne klare Anweisungen kannst du deine Arbeit nicht so durchführen, wie der Chef es am Ende braucht. Das hilft niemanden! 

Zum Thema "Jetzt sofort": Sind es kleine Dinge, schiebe sie zwischenrein. Ist es etwas Größeres, weise deinen Chef auf die Dringlichkeit deiner anderen Aufgaben hin. Oder wie wäre es mit einem koketten "Das mache ich gerne. Welche andere Aufgabe soll ich dafür abgeben?"?

Zeitfresser #8: Smartphone

Viele Geschäftsleute können heutzutage nicht mehr ohne ihr Smartphone leben. Es ist ja auch sehr bequem, mit einem Wisch die WhatsApp-Nachrichten zu checken und sich über die neuesten Entwicklungen per RSS-Reader auf dem Laufenden zu halten. Aber: Das raubt Zeit!

 

So umgehst du diesen Zeitfresser:

Installiere auf deinem Smartphone eine App, die deine Nutzungszeit trackt (z. B. QualityTime). Nach ein paar Tagen hast du es schwarz auf weiß, wie oft du dein Handy in der Hand hast und welche App besonders oft aufgerufen wird. Das wird dich bestimmt erschrecken! Nutze diesen Schock-Effekt als Learning für die Zukunft und ziehe Konsequenzen daraus: Z. B., dass du nur noch alle zwei Stunden für zehn Minuten aufs Smartphone gucken darfst. 

Zeitfresser #9: Internet

Das World Wide Web bietet viele Ablenkungsmöglichkeiten. Chatten bei Facebook, ein Filmchen auf YouTube, ... Sehr verlockend, aber auch ein großer Zeitfresser! 

 

So umgehst du diesen Zeitfresser:

Praktisch in jedem Unternehmen ist die private Internetnutzung verboten. Du riskierst also rechtliche Schritte, z. B. eine Abmahnung. Man liest auch immer wieder, dass Mitarbeiter wegen vermeintlicher Kleinigkeiten fristlos gekündigt wurden. Von daher: Überlege dir gut, ob ein bisschen surfen wirklich wichtiger ist als dein Einkommen. Und denke an die gesparte Zeit!

Zeitfresser #10: Sich um Privates kümmern

Private E-Mails checken (dauert ja nicht lange). Bei Amazon eine neue Tasche bestellen (geht auch schnell). Die Schlagzeilen des Tages überfliegen (man muss sich ja auf dem Laufenden halten). So geht der Vormittag ruck zuck vorbei! Sich um Privates kümmern ist zwar nett, aber einerseits ist es ein wahnsinniger Zeitfresser und andererseits kann es rechtliche Folgen nach sich ziehen, wenn du erwischt wirst (siehe auch Punkt #9). 

 

So umgehst du diesen Zeitfresser:

Ganz einfach: Lass es bleiben! Ist eine neue Tasche wirklich so wichtig, dass du dafür eine Abmahnung riskierst? Sicherlich nicht!

Was ist dein größter Zeitfresser im Büro? Wie umgehst du ihn?

Dir hat der Beitrag gefallen? Dann teile ihn mit deinen Freunden:

-- Werbung --

Mehr interessante Artikel

Kommentar schreiben

Kommentare: 0