Die 10 größten Zeitfresser im Büro - und was ihr dagegen tun könnt

Sanduhr

Jeder kennt es: Eine E-Mail hier, ein längeres Telefonat da, mal kurz Facebook gecheckt und dann noch der mitteilungsbedürftige Kollege - schon ist eine Stunde um! Und diese war nicht gerade produktiv.

Ich stelle euch die 10 größten Zeitfresser im Büro vor und gebe euch Tipps, wie ihr sie umschiffen könnt.

1. Nie Nein sagen

Als Sekretärin oder Assistentin können wir von Natur aus schlecht "Nein" sagen - außer, die Anweisung kommt nicht von unserem Chef und ist auch nicht für unseren Chef bestimmt. Trotzdem kommen oft Kollegen und wollen "nur mal kurz" etwas erledigt haben.

 

Was tun?

Macht euren Kollegen klar, dass ihr nicht die Assistentin der gesamten Firma seid. Ohne klare Grenzen kann die Arbeit, die euch zugemutet wird, schnell ausarten.

2. Chefs

Das hat wohl jede Assistentin oder Sekretärin schon einmal erlebt: Der Chef raubt einem buchstäblich die Zeit. Das tut er entweder durch unklare Arbeitsanweisungen oder Aussagen wie "Ich brauche das jetzt sofort" (obwohl es total unwichtig ist). 


Was tun?

Hier müssen wir in den sauren Apfel beißen und unseren Chefs auf die eigene Fehlbarkeit hinweisen. Denn ohne klare Anweisungen könnt ihr eure Arbeit nicht so durchführen, wie der Chef es am Ende braucht, und das hilft schließlich niemandem. Zum Thema "Jetzt sofort": Sind es kleine Dinge, schiebt sie zwischenrein. Ist es etwas Größeres, weist euren Chef auf die Dringlichkeit der anderen Aufgaben hin!

3. Perfektionismus

Natürlich müssen wir alles ordentlich erledigen, aber müssen es immer 120 % sein? Ganz klar: Nein! Oft reichen auch 80 %. Die Mini-Details, an denen wir uns aufhängen und die eine Aufgabe zum Zeitfresser machen, sieht hinterher eh keiner.


Was tun?

Geht nach dem Prinzip "So viel wie nötig, so wenig wie möglich" vor. Wenn euch das schwer fällt, schreibt euch einen "Erinnerungszettel" (z. B. "There is no need to be perfect!") und hängt ihn an eine Stelle, wo ihr mehrmals am Tag hinschaut.

4. E-Mails

Assistentinnen und Sekretärinnen sind oft Ansprechpartnerin Nummer 1. Zudem haben wir mit sehr vielen Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern zu tun, was gleichzeitig eine wahre Flut an Information bedeutet. Diese kommt heutzutage meistens per E-Mail. Dementsprechend oft müssen wir unseren Posteingang checken, die E-Mails lesen und auch beantworten. Das kostet Zeit!


Was tun?

Als Erstes solltet ihr das automatische Aufpoppen der E-Mail-Nachricht unterbinden, damit keine visuelle Störung möglich ist. Als nächsten Schritt könnt ihr feste Zeiten bestimmen, in denen ihr euren Posteingang checkt, z. B. immer zur vollen Stunde. Seid ihr sonst jemand, der immer sofort auf E-Mails reagiert, teilt diese Umstellung unbedingt eurem Chef und den wichtigsten Ansprechpartnern mit!

5. Unterlagen suchen

Wenn ihr eure Schreibtischplatte vor lauter Unterlagen nicht mehr erkennt, ist es höchste Zeit zum Aufräumen (und Ausmisten). Ansonsten verplempert ihr nicht nur Minuten, sondern ganze Stunden mit nervtötendem Suchen und Hin- und Herräumen.


Was tun?

Aufräumen, aber richtig! Wie das geht? Lest dazu meinen Artikel "Ordnung im Büro - der Schreibtisch"!

6. Internet

Das World Wide Web bietet viele Ablenkungsmöglichkeiten: Chatten in den sozialen Netzwerken, ein Filmchen auf YouTube, die neuesten Gerüchte in der Online-Zeitung ... Sehr verlockend, aber leider auch ein großer Zeitdieb.


Was tun?

Praktisch in jedem Unternehmen ist die private Internetnutzung verboten - ihr riskiert also rechtliche Schritte, z. B. eine Abmahnung. Man liest auch immer wieder, dass Mitarbeiter wegen vermeintlicher Kleinigkeiten fristlos gekündigt wurden. Von daher: Überlegt euch gut, ob euch ein bisschen surfen wirklich wichtiger ist als euer Einkommen. Und denkt an die gesparte Zeit!

7. Smartphone

Viele Geschäftsleute können heutzutage nicht mehr ohne ihr Smartphone leben. Es ist ja auch sehr bequem, mit einem Wisch die WhatsApp-Nachrichten zu checken und sich über die neuesten Entwicklungen per RSS-Reader (z. B. feedly) auf dem Laufenden zu halten. Aber: Das raubt Zeit!


Was tun?

Macht mit euch selbst eine Zeit aus, in der ihr auf euer Smartphone gucken dürft. Zum Beispiel alle zwei Stunden für zehn Minuten.

8. Kollegen

Flurfunk gibt es in jeder Firma, und wenn sie nur aus drei Mitarbeitern besteht. Das kann richtig ausarten, vor allem wenn mehrere Personen beteiligt sind und sich ein kurzes Wort zu einer tiefen Diskussion hochschaukelt. Natürlich sind auch solche Gespräche wichtig, da sie das Arbeitsklima wesentlich beeinflussen, aber sie sind eben auch Zeitfresser!


Was tun?

Ist das besprochene Thema interessant - was soll's, sprecht mit! Ansonsten verabschiedet euch mit einem "Sorry, aber ich muss diese eine Sache jetzt unbedingt erledigen, ich komme später nochmal vorbei!". Lasst euch aber wirklich nochmal blicken, ansonsten könnte sich das negativ auf euren Ruf auswirken. 

9. Meetings

Die wahrscheinlich unproduktivsten Meetings sind die "Jour Fixes", sprich Meetings, die einmal pro Woche in großer Runde stattfinden und jeder einen kurzen (oder auch nicht so kurzen) Zwischenstand über seine Projekte abgibt. Während der eine seinen Monolog herunterbetet, können die anderen einen gepflegten Büroschlaf hinlegen - wie unproduktiv!

 

Was tun?

In meiner ehemaligen Firma dauerten diese Meetings teilweise zwei Stunden, bis mein Chef das "Speed Speech" einführte: Jeder hatte nur noch fünf Minuten Redezeit. Sehr effektiv, da sich jeder auf seine wirklichen wichtigen Punkte besinnt!

10. Sich um Privates kümmern

Private E-Mails checken (dauert ja nicht lange), bei Amazon eine neue Tasche bestellen (geht auch schnell), die Schlagzeilen des Tages überfliegen (man muss sich ja auf dem Laufenden halten) - so schnell geht der Vormittag Ruck Zuck vorbei! Sich um Privates kümmern ist zwar nett, aber einerseits ist es ein wahnsinniger Zeitfresser und andererseits kann es rechtliche Folgen nach sich ziehen, wenn ihr erwischt werdet. 


Was tun?

Ganz einfach: Lasst es bleiben! Ist eine neue Tasche wirklich so wichtig, dass ihr dafür eine Abmahnung riskieren wollt? Sicherlich nicht!

Was ist euer größter Zeitfresser im Büro und wie umgeht ihr ihn?

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